OA、协同软件概念与功能之我见
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    OA（Office Automation，办公自动化）这个概念面世已经很多年了，市面上有很多OA软件。而近几年来，“协同软件”这个概念开始出现，似乎协同软件是OA的升级版。不少OA软件也将名字改为协同软件，或者协同OA软件。那么，到底什么是OA，什么是协同软件？ 各自应当具备哪些功能？ 我认为对于用户来说，这个问题必须搞清楚，否则会造成理解和应用的混乱。俗话说，凡事就怕认真二字。为了搞清楚这个问题，我对此进行了一点研究，给大家分享一下。

    根据维基百科的辞条介绍，OA的概念是：Office automation refers to the varied computer machinery and software used to digitally create, collect, store, manipulate, and relay office information needed for accomplishing basic tasks. 这段话翻译成中文，就是：办公自动化指用于数字化地创建、聚集、存储、操作和转达办公信息，以便完成特定任务的各类计算机硬件和软件。维基百科的中文页面中，列出了相关的OA软件，主要是指包括Microsoft Office、WPS等各类进行文字处理、表格处理、网页设计、电子邮件、数据处理、项目管理的“桌面软件”。也就是说，追根溯源，OA软件就是帮助个人提高办公效率的各类软件系统。

    那么，什么是协同软件呢？维基百科上的介绍是：Collaborative Software。其解释是：Collaborative software (also referred to as groupware) is computer software designed to help people involved in a common task achieve goals. One of the earliest definitions of “collaborative software” is, "intentional group processes plus software to support them."  翻译为中文就是：协同软件（也称为群件）是一种帮助参与一个共同任务的人完成目标的计算机软件。其中一个对于协同软件最早的定义是：支持团队协作的流程和软件。维基百科对于协同软件进行了非常详细的解释。从中可以看出，协同软件的核心是支持团队之间协作的系统。在全球最有名的协同软件，我想是IBM的Lotus Notes和微软的Sharepoint。根据维基百科的解释，协同软件与Computer-supported cooperative work（计算机支持的协同工作）这个术语的概念基本相同。

    分析这两个概念的本质差异，我认为OA的重点是提高个人办公效率，而协同软件的核心是提高团队的协同办公效率。所以，这两类软件是不能等同的。笼统地将这两个概念混淆起来是不正确的。

    我认为，协同软件应当具备以下特点：

• 基于开放的工作流引擎，集成及时通信的消息机制。  
• 拥有开发平台，可以进行配置（例如对于网页的设置）和语言级的开发。可以构建企业的各类门户，例如面向员工、客户、供应商和合作伙伴的门户。
• 能够与电子邮件、文字处理、表格处理等个人办公软件系统（即OA系统）无缝集成。
• 具有很强的搜索功能。
• 基于角色驱动（Role Based），每个人可以根据自己的职责，接收任务，完成相应的工作。每个人只能看到和处理自己权限范围内的信息。

    对于以文字、表格等办公处理为核心的组织，例如咨询公司、政府机构，协同软件可以发挥很大的价值。但是，对于需要管理复杂业务、涉及多种应用的企业，尤其是制造企业而言，协同软件的功能则存在一定的局限性。因为，在这些企业当中，协同软件需要实现与企业的各类应用系统的无缝集成，包括ERP、CRM、SCM、MES、HRM、PLM、BI等，并通过企业门户实现单点登录。

    在制造企业的信息化实践当中，存在的一个实际问题是，这些应用系统内部也建立了基于工作流的协同功能。所以事实上很多制造企业只是把基本的文档审批相关的流程放到协同软件之中，而在产品研发、采购、销售、生产、人事、财务等方面的业务流程，则是在应用系统中实现，这就割断了整个业务流程，成了“铁路警察，各管一段”。

    有一种比较流行的观点，认为ERP、PLM、MES、SCM、CRM、HRM等应用系统管理结构化数据，协同软件管理非结构化数据。我认为，这种观点值得商榷。协同软件应当与业务流程管理（Business Process Management）软件、企业门户（Enterprise Portal）实现殊途同归，成为各类应用系统之间信息集成的桥梁。最终，通过“桥梁”系统，实现基于业务流程的异构的应用系统集成，打通整个企业的业务流程。也就是说，可以把某个应用系统中的数据提取出来，进行审批，然后传递回该应用系统，或者进入另一个应用系统，打通整个业务流程。只有这样，才能真正发挥信息化的整体集成价值。