怎样做一个合格的秘书
——咨询日记之二十四
作者：张国祥
2010-8-15
总经理秘书小藤得知我是学中文的，也做过总经理秘书（二十几年前的厂长秘书就是现在的总经理秘书），便向我讨教如何做一个合格的秘书。我和她聊了二句，因网络中断，便中止了。想想这样的问题应该同样困扰着许许多多的年轻秘书。做过总经理的我，对如何做好秘书工作也有了更全面的把握。故此，决定把个人经验条理化，以期对更多的秘书们有所帮助。我想从个人素质、职业准备和例外应对三个方面来介绍一个合格秘书应该具备的基本功。
一、一个合格秘书的个人素质至少要具备三个条件：
1、 语言表达能力。
熟练本国语言的口头表达与书面表达能力。这其中包含一个速记能力。没有对本国语言的熟练运用，速记是做不好的。当然你用电脑记录也是一样的。打字速度快也是一种速记能力。总之，各种会议要完整记录，领导口述工作也需要准确记录。
有一定的外国语基础。因为全球经济一体化之后，中文夹杂外文的文章与宣传资料太多了。
2、 人际关系处理能力
总经理由于日理万机的缘故，很多沟通协调或跟进的事务工作，都会交给秘***。传达指令或了解工作进度，会成为秘书的主要工作。如果你没有一定的人际关系处理能力，完全以命令或传令兵的口吻对待沟通对象，多半会吃亏。你沟通的对象在企业多数都比你职位高、资格老，没有对他们的尊敬，你就会寸步难行。
当然，总经理秘书由于头上的光环，在向下沟通时会受到人们的尊敬，如果你把人们对这个职务的尊重当作对你个人的肯定，久而久之，你会上当受骗。人们对你敬而远之，你不能获得准确信息。假如你再狐假虎威，离你被冷落或贬谪的时机也就不远了。
人际关系处理能力往简单里说，就是通过尊重沟通对象获得你想要的信息或资源。
总经理秘书帽子大、实权小，放低身段，虚心学习，你的工作就能做到轻而易举，否则，就会四面树敌。
3、 较强的心理承受能力
当你传递的信息造成沟通对象的心理压力或利益损失时，比如处罚决定、额外任务等等，对方会把对这个决定的不满发泄到你头上。如果你不明就里，伸出脑袋挨砖，那你就傻了。这种情况下，你要做的是笑容满面、洗耳恭听，等他说完。你只需要再补充一句：“我传达的内容您都听明白了。有什么不满，我想您亲自和总经理谈谈，一定能得到圆满解决。我劝您也别生气，虽然工作是公司的，但毕竟身体还是自己的。您多保重，再见。”
有时候，你也可能要承受来自总经理的误解和斥责。不要当面顶撞，雨过自然天晴。等总经理心平气和了，你再解释，误会一定会冰消瓦解。
因此，没有一定的心理承受能力，秘书这碗饭你最好别端。
二、一个合格秘书的职业准备也要做到三条：
1、 对你所在行业有一个基本的了解。
毕业于什么院校、学过什么专业都不重要。对本行业的了解是你做好秘书工作的首要条件。了解这个行业，了解这个行业的专用俗语，了解这个行业的基本规则，是你做好工作的基础。否则，与人交流，你会感到困难重重。
2、 对本企业历史与现状的全面了解。
换个说法，就是了解本企业的企业文化。了解本企业的价值观、行事方式、人文典故、发展演变进程，有助于在新制度、新政策出台时，你能准确判断员工反映，有助于你在向总经理建言献策时，掌握同类事情的处理尺度。
3、 对本企业运行流程的全面掌握。
对本企业运行流程的全面掌握包含对生产型企业工艺流程的一般了解。没有对本企业生产工艺流程的了解，你会说外行话，或者讨论生产管理时，你做不了记录。对企业运行流程的全面把握，是你跟踪企业例会记录或落实总经理交办事项的路线图。不了解企业的运行流程，开展工作就无从下手。
如何了解和掌握企业生产工艺与运行流程？我认为没有捷径可走，只有到各个工序实习，到各个部门请教才行。如果坐在办公室看资料、翻文件，是永远不能做到全面掌握的。
一个新职员刚到企业要实习，一个秘书新上任，也要实习。
三、一个合格秘书还应该具备例外事务的应对处理能力：
任何企业制度再齐全、流程再完善，都会碰到没有文字规定的例外事务。特别是在后危机时代，企业经营环境发生了显著变化，行业竞争加剧，企业内外矛盾也有随时爆发的可能。大凡有制度、流程规范的事务，企业各单位部门都会自己处理、自己过滤或消化了。往往产生新情况、新问题、新矛盾才会上报给总经理，而更多时候都会都会通过秘书转达。
当秘书接到新情况、新问题的报告，有时甚至是突发事件的报告时，你的敏锐判断和处变不惊的能力就显得尤其重要。如果惊慌失措，你就可能遗漏重要细节。当总经理不在时，你还得在短时间内自己作出判定：这件事应该转告哪位企业领导、或报告哪个部门（主要指政府部门）。特别是你单独应对突发事件时，对你个人的判断能力、心理承受能力、应变能力将是一次严重考验。过得了这一关，你就前途无量；过不了这一关，你就赶紧转行。
能做好总经理秘书，再历练几年，等你人生经历丰富、行业经历丰富时，你也一样可以成为一个合格的总经理。
万丈高楼平地起，如果想在职业经理人道路上发展，做好秘书工作是第一步，并且是很重要的一步。有句老话说“多年的媳妇熬成婆”，秘书有时可能就是受气包，经受住考验，你也能走得更高。中国现代史上再大的领导都是从秘书开始的。祝小藤与各位年轻的秘书们既安于现状，又不甘于现状。
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2010-08-15 14:25 张国祥老师 阅读(1018)
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