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互联网不仅使企业没有围墙,更重要的是改变了企业传统的营销、生产乃至研发模式,我认为这才是企业互联网化的精髓所在。--rabbit1982
3. re: 这样优化流程图,员工个个表示赞同!——零星采购流程图优化纪实
学习了!--PLM爱好者
4. re: 这样优化流程图,员工个个表示赞同!——零星采购流程图优化纪实
这是真正的实用性干货,好文!--学无涯
5. re: 企业思维与企业管理
学习了!!!--bikingfree
6. re: 停下来享受美丽
学习了&nbsp;深受启发!--xixihahahehe
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很好 学习一下 !~--萍踪侠影
8. re: 张国祥老师应邀在大庆油田天然气公司讲授制度建设与流程管理课程
嗯 不错 学习了!--萍踪侠影
9. re: 高新技术企业中层管理人员应具备的基本能力与作用
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我的理解是:一次性把问题作对,而不是重复做一件事情--zhuusoft
11. re: 标杆不是标准
张老师的这篇文章写得非常好,制定标准总是标竿,即使达到了,再立标准时也会给人压榨人的感觉,润物细无声才是高...--xuxiujian
12. re: 标杆不是标准
张老师的这篇文章写得非常好,我收益匪浅,谢谢!--古今旺仔
13. re: 为什么上了ERP,效率反而更低?
是的,重要的是流程优化,不是光系统实施就能解决的。--xiaozhukuaile
14. re: 为什么上了ERP,效率反而更低?
上了ERP只是形式上的,重要的让erp真正落地。让erp和其他系统协同起来。实现业务协同。STS-UPM上层中间件帮助企业快速灵活的配置业务。www.china-soa.com--yuwanqin
15. re: 为什么上了ERP,效率反而更低?
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16. re: 为什么上了ERP,效率反而更低?
不只是落后的管理,为什么上了才出现这种情况呢?那是因为ERP本身的设计是落后的,才给客户造成了这样的结果。 --NBESXERP
17. re: 为什么上了ERP,效率反而更低?
不是仅仅系统上的提升,管理理念,思想,公司制度都要随之有一定的提升和改善才行,不然,就像一个衣着褴褛的乞丐拿着一个土豪金,估计土豪金也派不了多大用场。--sally.yin
18. re: 有所短,必有所长
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19. re: 诚信反倒可以赚更多的钱
从生活的点点滴滴吸取道理--sally.yin
20. re: 都是流程惹的祸
哈哈,差点唱起来~--蔻色指尖

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档案管理
本文标签: 档案管理 
一、概述
什么是企业档案管理
企业档案管理是指将企业经营管理活动中形成的文字资料、统计数据、音像制品、科研成果等定期归纳整理,移交专人管理,实行统一或分散存放,从而提供开发利用或进行决策参考的一系列专业管理活动。
 
企业档案的种类 
企业档案通常包括以下内容:公文档案、人事档案、培训档案、财务档案、技术档案、设备档案、客户档案、供应商档案、安全档案,较大的企业还有物流商档案、车辆档案、基建档案、项目档案、样品档案、信息档案、资产档案、证券档案、合同档案等。档案种类也因企业性质和规模不同而不同。从档案载体上区分,有纸质档案、音像档案、电子档案。小型企业可以分散管理,但是必须指定专人检查和指导各系统的档案管理,企业办公室存放统一目录。大中型企业则应该建立统一的档案室,集中管理企业各类档案。
 
档案管理的作用
1、准确反映企业的成长历程
档案记录着企业成长的点点滴滴,何时开业,创业者是谁,何时盈利,何时扩张,战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡,原因何在,也可以从中找到规律和解答。
2、防患企业商业秘密外泄
企业档案无不涉及商业机密,如果没有统一管理,任凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理,而且还要人人具有保密意识。
3、决策制订的参谋和帮手
企业做决策、出方案,往往都要查找历史数据,进行同比分析或方案对比,没有档案就无法进行。档案管理良好的企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。
4、企业文化的活标本
很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙,殊不知,企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。是企业员工自己培养创建起来的,是不假外求的东西。做好档案管理的企业,在整理完善企业文化时,不需要搜索枯肠,不需要绞尽脑汁,不需要编造,只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善,企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结,企业文化就丰富起来了。
5、企业宣传的资料库
档案管理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳民伤财,准备道具、背景。档案管理好的企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。
6、员工成长的断代史
很多企业员工进来时一张表,出去时还是一张表。更有甚者,这个员工一走,这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事专员对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人,说不定哪一天企业的员工成了名人,他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张,但并非没有可能。人事专员应该做好员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年,档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。
 
二、实战方法
企业档案管理的方法
1、分类整理、统一存放
一个成规模的企业应该有专门的档案室或资料库,特别是电脑的普及运用,档案管理显得更加重要。凡使用电脑软件的企业,都会定期产生大量的报表,这些报表一经领导审阅,多数就成了废纸一张,有保密观念的,会撕碎扔掉;没有保密观念的,通常就是揉搓一下随手一扔。给企业的商业机密安全工作带来极大隐患。
企业必须建立健全档案管理制度和保密守则。对各种各样的资料收集、发放、登记、分类、回收、存档、保管、保密等级、保管期限、销毁等,做出统一而明确的规定。这些资料包括文字的、影像的、光碟的等等。
2、集中管理、信息共享
企业档案必须集中管理,但是一定要方便共享。数据资料设定权限密码,以方便工作查阅而又不易泄密为原则。数据库管理必须严格复制、传播登记手续。文字资料一律实行审批制度,原则上以在资料室阅读为主,因工作需要必须借出时,实行先批准、登记、再借用制度。严格控制资料丢失。
3、电子档案,文字目录
凡是只有电子文档,而没有文字资料的重要资料,必须编写文字目录,列明文档生成时间、起草人、审核、批准及生效时间,资料保管人。电子文档最大的好处是不易篡改,哪怕更改一个标点符号,文档时间就会自动更新。所以能够进行电子文档处理的企业都应该进行电子化处理。
同时,企业的文字资料也要编制电子目录,方便管理、方便查找,也可以防止丢失。
4、每年编写企业大事记
企业档案管理部门应该每年组织一次企业大事记编写工作,这既是对企业全年工作的一个回顾和总结,也是为后人了解企业成长提供方便。当然企业也要事先确定一个大事记的入选标准。不能太滥,太滥就没有意义了。
5、保守机密、人人有责
企业档案管理绝不是档案部门的事情,而是企业人人有责的大事。商业机密关系企业存亡,没有一个人可以说这不关我的事。企业内部员工人人都在享用企业机密,每天的早会晚会都在通报企业的运营数据,这都是商业机密。
 
三、参考案例
附1:企业档案管理制度
附2:档案管理流程图(略)
 
某某公司档案管理制度
一、为规范公司档案管理,保守公司机密,特制定本制度。
二、公司档案管理的对象是指本单位所有具有考查利用价值的文件材料。
三、公司档案分为:人事档案,客户档案,枝术档案,生产档案,设备档案,公文档案,财务档案。
四、公司档案负责人:人事档案由综合部人事主管统一管理;客户档案由营销经理统一管理;技术档案由技术文员统一管理;生产档案由生产文员统一管理;设备档案由设备管理员统一管理;公文档案由综合部经理统一管理;财务档案由财务经理统一管理。档案管理人员必须对档案的内容保密。
五、档案的保存:
1、各部门的档案必须在次月的5日前将上月处理完的档案归档。
2、各部门的各类档案必须确保真实,书写整齐,完整。
3、档案入库,必须办理档案入库手续,填写《档案入库单》,建立并及时更新《档案目录表》。
4、档案管理人员按日期的先后将档案分类管理,做好标识,以便于查找。
5、综合部经理到各岗位抽查归档文件,每月至少二到三份,并做好档案抽查记录,确保文件无丢失。
六、档案借阅
1、档案借阅必须经部门主管同意,填写《档案借阅单》,档案在借阅期限内尚未归还,档案保管员及时跟踪追还,防止丢失。
2、借阅期间,未经领导批准不得复印、抄写档案资料。
3、档案管理人员对归还的借阅材料认真进行检查,一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。
七、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案销毁审批表》交总经理审核,经总经理批准后执行。
3、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
4、档案销毁需编制《档案销毁清册》;销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。
八、档案存放区需做到八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。
九、本制度运用表格工具包括:
1、《档案入库单》
2、《档案目录表》
3、《档案借阅单》
4、《公司档案销毁审批表》
5、《销毁清册》
十、本制度的修改:
1、修改需由部门经理提出,展开部门经理讨论会议,确定需要修改本制度,并报总经理批准后开始本制度的修改组织工作;
2、由部门经理对本制度修改草案,综合部经理组织讨论完善后,报总经理签发颁布后生效。
十一、本制度经总经理批准颁布执行。
发表于: 2017-09-25 08:47 阅读(240) 评论(0) 收藏 好文推荐

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