关于我

<2024年3月>
252627282912
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930
31123456

最近来访

留言簿(1)

文章分类

文章档案

相册

收藏夹

企业规范化管理


最新评论

1. re: 项目培训考试考核的形式与种类
不错好文采--上海绊运猫舍
2. re: 管理箴言:做事先问目的是什么?——也说如何管理年轻人
如何能知道自己的目的呢?--刘璐
3. re: 没有围墙的工厂——也说传统企业的互联网化
互联网不仅使企业没有围墙,更重要的是改变了企业传统的营销、生产乃至研发模式,我认为这才是企业互联网化的精髓所在。--rabbit1982
4. re: 这样优化流程图,员工个个表示赞同!——零星采购流程图优化纪实
学习了!--PLM爱好者
5. re: 这样优化流程图,员工个个表示赞同!——零星采购流程图优化纪实
这是真正的实用性干货,好文!--学无涯
6. re: 企业思维与企业管理
学习了!!!--bikingfree
7. re: 停下来享受美丽
学习了&nbsp;深受启发!--xixihahahehe
8. re: 张国祥老师应邀在东北大学讲授目标与绩效管理课程取得圆满成功
很好 学习一下 !~--萍踪侠影
9. re: 张国祥老师应邀在大庆油田天然气公司讲授制度建设与流程管理课程
嗯 不错 学习了!--萍踪侠影
10. re: 高新技术企业中层管理人员应具备的基本能力与作用
高--zhuusoft
11. re: 管理的创新与发展
我的理解是:一次性把问题作对,而不是重复做一件事情--zhuusoft
12. re: 标杆不是标准
张老师的这篇文章写得非常好,制定标准总是标竿,即使达到了,再立标准时也会给人压榨人的感觉,润物细无声才是高...--xuxiujian
13. re: 标杆不是标准
张老师的这篇文章写得非常好,我收益匪浅,谢谢!--古今旺仔
14. re: 为什么上了ERP,效率反而更低?
是的,重要的是流程优化,不是光系统实施就能解决的。--xiaozhukuaile
15. re: 为什么上了ERP,效率反而更低?
上了ERP只是形式上的,重要的让erp真正落地。让erp和其他系统协同起来。实现业务协同。STS-UPM上层中间件帮助企业快速灵活的配置业务。www.china-soa.com--yuwanqin
16. re: 为什么上了ERP,效率反而更低?
我给客户设计的ERP就不会出现这种问题,从财务到生产,涉及企业各个方面的管理都是如此。 消除流程黑洞,最有效的方法是实现业务流程的自动化,以业务驱动方式变ERP为事找人的管理系统,一切都随之而改变了。--NBESXERP
17. re: 为什么上了ERP,效率反而更低?
不只是落后的管理,为什么上了才出现这种情况呢?那是因为ERP本身的设计是落后的,才给客户造成了这样的结果。 --NBESXERP
18. re: 为什么上了ERP,效率反而更低?
不是仅仅系统上的提升,管理理念,思想,公司制度都要随之有一定的提升和改善才行,不然,就像一个衣着褴褛的乞丐拿着一个土豪金,估计土豪金也派不了多大用场。--sally.yin
19. re: 有所短,必有所长
不是缺少人才,是缺少发现人才的眼睛。--freemancwj
20. re: 诚信反倒可以赚更多的钱
从生活的点点滴滴吸取道理--sally.yin

阅读排行榜

评论排行榜

企业规范化管理之档案管理

作者:张国祥

由于电脑的普及,许多材料都存储在电脑或U盘里,不少企业忽略了档案管理,文件随处可见,资料用过就扔,没有一点安全保密观念。当然这从另一方面反映出新时期档案管理的新特点。一个没有档案的企业就像一个没有历史的国度,没有历史的国度迟早会消亡。没有档案的企业如何积累自己企业的历史、完善和总结企业的成功经验,一定是个难题。

今天我们先说说档案管理的好处,即作用和意义,再谈谈新时期企业档案应该怎么管。

一、             档案管理的作用和意义

1、     准确反映企业的成长历程

首先声明,不想成长的企业勿需档案管理。档案记录着企业成长的点点滴滴,何时开业,创业者是谁,何时盈利,何时扩张,战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡,原因何在,也可以从中找到规律和解答。

2、     防患企业商业秘密外泄

企业档案无不涉及商业机密,如果没有统一管理,任凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理,而且还有要保密意识。

3、     决策制订的参谋和帮手

企业做决策、出方案,往往都要查找历史数据,进行同比分析或方案对比,没有档案就无法进行。档案管理良好的企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

4、     企业文化的活标本

很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙,殊不知,企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映(参阅张国祥老师文章《企业规范化管理之企业文化》)。是企业员工自己培养创建起来的,是不假外求的东西。做好档案管理的企业,在整理完善企业文化时,不需要搜索枯肠,不需要绞尽脑汁,不需要编造,只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善,企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结,企业文化就丰富起来了。

5、     企业宣传的资料库

档案管理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳命伤财,准备道具、背景。档案管理好的企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。

6、     员工成长的断代史

很多企业员工进来时一张表,出去时还是一张表。更有甚者,这个员工一走,这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人,说不定哪一天企业的员工成了名人,他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张,但并非没有可能。人事部门应该加强员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年,档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。

二、             如何管理企业档案

1、     分类整理、统一存放

一个成规模的企业应该有专门的档案室或资料库,特别是电脑的普及运用,档案管理显得更加重要。凡使用电脑软件的企业,都会定期产生大量的报表,这些报表一经领导审阅,多数就成了废纸一张,有保密观念的,会撕碎扔掉;没有保密观念的,通常就是揉搓一下随手一扔。给企业的商业机密安全工作带来极大隐患。

企业必须建立健全档案管理制度和保密守则。对各种各样的资料收集、发放、登记、分类、回收、存档、保管、保密等级、保管期限、销毁等,做出统一而明确的规定。这些资料包括文字的、影像的、光碟的等等。

2、     集中管理、信息共享

企业档案必须集中管理,但是一定要方便共享。数据资料设定权限密码,以方便工作查阅而又不易泄密为原则。数据库管理必须严格复制、传播登记手续。文字资料一律实行审批制度,原则上以在资料室阅读为主,因工作需要必须借出时,实行先批准、登记、再借用制度。严格控制资料丢失。

3、     电子档案,文字目录

凡是只有电子文档,而没有文字资料的重要资料,必须编写文字目录,列明文档生成时间、起草人、审核、批准及生效时间,资料保管人。电子文档最大的好处是不易篡改,哪怕更改一个标点符号,文档时间就会自动更新。所以能够进行电子文档处理的企业都应该进行电子化处理。

同时,企业的文字资料也要编制电子目录,方便管理、方便查找,也可以防止丢失。

4、     每年编写企业大事记

企业档案管理部门应该每年组织一次企业大事记编写工作,这既是对企业全年工作的一个回顾和总结,也是为后人了解企业成长提供方便。当然企业也要事先确定一个大事记的入选标准。不能太滥,太滥就没有意义了。

5、     保守机密、人人有责

企业档案管理绝不是档案部门的事情,而是企业人人有责的大事。商业机密关系企业存亡,没有一个人可以说这不关我的事。企业内部员工人人都在享用企业机密,每天的早会晚会都在通报企业的运营数据,这都是商业机密。人人有责不是空话。

发表于: 2009-06-16 09:31 张国祥老师 阅读(717) 评论(0) 收藏 好文推荐

本博客所有内容,若无特殊声明,皆为博主原创作品,未经博主授权,任何人不得复制、转载、摘编等任何方式进行使用和传播。

作者该类其他博文:

网站相关博文:

发表评论(网友发言只代表个人观点,不代表本网站观点或立场。)

您尚未登录,请先【登录或注册