从三星苹果诉讼之争中得到的启示
本文标签: 邮件归档 

苹果和三星的专利纠纷曾闹得沸沸扬扬。苹果指控三星在保存电子邮件等证物上存在过失,指控获得法庭支持后,三星也随即提出了反诉。

具体情况是:三星的邮件系统被设置为在两周后自动删除邮件,这就有“毁灭证据”的表现。当然三星也不甘示弱,指控苹果可能刻意隐瞒了证据,因为苹果提供的一段时间内涉及某些专利的邮件中,没有发自乔布斯的。这种现象被三星在反诉中指出是苹果“刻意销毁”对三星有利的证据。

不管是设置系统自动删除邮件也好,还是手动删除邮件也好,总之,邮件是没了。不管是有些公司本就希望邮件消失也好,还是邮件消失并非本意也罢,总之,在诉讼中无法呈交完好的证据而被问责,那感觉一定不好过,更不用提消失的可能是对己方有利的证据了,很有可能直接导致败诉。

可是在多年的从业经验中,我还真遇到了宁可败诉也不交邮件证据的事情。那家公司的邮件其实是有备份的,只不过将备份恢复再进行甄别,挑出特定时期特定项目的几封邮件,这一整个过程下来,首先所耗费人力物力的成本比败诉所付罚金还要高,再者就算不计金钱成本,等证据邮件找齐,呈送证据有效期限也过了,还是要交罚金。于是那家公司横下一条心,干脆交罚金算了。可是,谁知道这背后付出的声誉等无形成本是多少呢。

算下来,不过是区区几封邮件,但所牵扯的事情却一个比一个麻烦:诉讼、证据、专利、法规……当法规要求邮件可为证据而必须妥善保存的时候,你是否想到邮件真的这么值钱?

在这种情况下,邮件如此值钱的原因不一定是它本身的内容有多么重要,而是它没有得到良好而专业的保存。在邮件系统里,不删邮件是要崩溃的;放到备份里,找出邮件是昂贵的。想要良好而专业地合规保存,企业邮件归档系统(Enterprise Email Archive简称EEA)是不可或缺的。

针对诉讼,EEA能直接解决两个问题。

一、合规保存所有邮件。国内外都有相关法规对邮件保存做出了严格的规定,必须将邮件保存一定年限,保证邮件不被篡改。显然邮件不可以在邮件服务器里保存若干年,否则服务器一定要崩溃了。这就需要专业的归档软件将邮件全部归档到次级服务器中进行完整保存,即使邮件在邮件服务器上被删也没有关系,因为在经过日志邮箱的那一刻,它就立即被归档了。这样就不必担心邮件丢失的问题。

二、快速查找所需邮件以响应紧迫的法律诉讼。之前提到从备份中查找邮件所耗人力物力和时间之多令人无法想象,而EEA中所具有的专业搜索功能能够实现对归档信息逐条和深入的搜索,在百万封邮件中迅速查找出需要的邮件以响应紧迫的诉讼支持,从而可能避免几百万美元的投入或罚金,一款软件能避免如此巨大的财务损失和可能带来的声誉损失,这也是令人无法想象的。

我们常听到这样一句话:由专业的人做专业的事。对于邮件合规保存来说,邮件归档系统(EEA)即为专业服务,这与备份等存储不在同一领域。在当今国际化商业环境中,运用EEA保存邮件信息,做到防患于未然,才是英明的决策。

发表于: 2013-04-08 14:29 阅读(544) 评论(0) 收藏 好文推荐

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