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前不久,碰到一个朋友他对我说他每月为合并报表头痛,手工合并报表十分繁琐,甚至还有可能出错。他问我可否帮他实现合并报表电算化,经过认真构思和设计发现运用EXCEL完全可以实现集团会计合并报表电算化,朋友试用后十分满意。下面仅就此文与广大读者共同分享。

会计合并报表是以母公司和子公司组成的企业集团为一会计主体,以母公司和子公司单独编制的个别会计报表为基础,由母公司编制的综合反映企业集团财务状况、经营成果及现金流量的会计报表。

一、集团会计合并报表电算化的设计思路

会计合并报表电算化主要是指集团公司在接受各子公司的上报的个别会计报表,并在做好抵销分录后,由计算机程序自动完成报表的汇总、合并工作,整个业务处理过程无纸化。它的主要思路是:由集团设计统一的个别会计报表模板格式并下发到所有被合并单位,各单位在接受模板后严格按照模板格式进行数据录入等工作,完毕后上报集团公司,集团公司在接受全部的报表后,编制会计合并报表抵销分录,然后由系统生成工作底稿和合并的会计报表。(如图1

集团会计合并报表系统主要有项目编码表、报表格式、抵销表、工作底稿、合并报表几部分组成。

集团公司

下发模板

各分公司

上报报表

生成汇总表

内部业务抵销

生成工作底稿

生成合并报表

编制个别报表

图—1  设计流程

二、个别报表项目编码和报表模板格式设计

会计合并报表它是以各子公司的个别报表为数据源。因此,必须在集团会计报表合并单位范围内统一个别报表的项目和报表的格式,实行个别报表模板由集团公司统一下发的形式,并对模板中的非数据录入栏进行锁定,严禁子公司增减报表项目和修改报表格式。集团在进行报表项目编码和报表格式设计时要顾全大局。

个别报表项目编码就是对所有合并报表将要涉及的报表内容进行分项编码,便于系统在汇总和合并时能按照编码自动索引数据。本文以资产负债表为例。(图-2

个别报表模板格式的设计主要注意以下几点:

1、 报表的项目与编码要完全对应(如图3),在显示时可以将编码栏隐藏起来。

2、 除数据录入口外对一切不需录入项目进行锁定保护,具体操作步骤:

第一步:选取“年初数”和“年末数”四栏,右击鼠标选择“设置单元格格式”,将“保

护”项中“锁定”选项前面的“”去除(图4)。

第二步:点击“工具”菜单栏中选择“保护”项中的“保护工作表” (5) 。至此,

我们完成项目编码和个别报表模板格式设计工作了,现在就可以将个别报表模板格式下发给各子公司,子公司接受模板后不得修改,在每期上报数据时填入相关项目数据,并将个别报表上报到集团。

三、集团内部业务抵销处理的设计

在接收完各单位的报表,经过勾稽审核后(报表审核也可以在系统中通过运用IF函数定义相关规则),就可以开始进行内部业务的抵销处理,抵销业务处理凭证的数据最后要传递到合并工作底稿中。业务抵销处理的设计主要有以下步骤:

第一步:定义名称。先在“项目编码表”中选取“项目编码”栏,再从“插入”菜单栏

选择“名称”中的“定义”,定义名称为“项目编码”(图6)。

第二步:数据有效性设置。选中“抵销表”中“项目编码”栏,从“数据”菜单中选择

“有效性”,再“设置”菜单下,有效性条件选择“序列”,将光标放到“来源”栏,再从“插入”菜单栏中选择“名称”下的“粘贴”,在“粘贴名称”列表中选择“项目编码”。(图7

第三步:项目名称自动索引。当我们做合并抵销分录时,首先敲入项目编码,项目名称

就自动将从“项目编码表”中索取项目名称内容。在设计这个环节我们需要使用一个相对复杂的函数组合公式:

D3=IF(ISBLANK(C3),"",INDEX(项目编码表!A:C,MATCH(C3,项目编码表!A:A,0),2))

D4=IF(ISBLANK(C4),"",INDEX(项目编码表!A:C,MATCH(C4,项目编码表!A:A,0),2))

D5=IF(ISBLANK(C5),"",INDEX(项目编码表!A:C,MATCH(C5,项目编码表!A:A,0),2))

D6=IF(ISBLANK(C6),"",INDEX(项目编码表!A:C,MATCH(C6,项目编码表!A:A,0),2))

……

将上述公式内容根据集团合并业务分别在“项目名称”栏各单元格进行定义.(8)

四、集团合并报表工作底稿设计

工作底稿主要是将各个别报表数据和抵销业务数据归集汇总,为生成合并报表做准备,也为进行财务分析比较提供了直观的数据表。它的设计主要考虑如何将子公司各个别报表数据引用,如何将抵销表的数据索引到“抵销分录借方”或“抵销分录贷方”栏。设计主要有以下几个步骤:

第一步:工作底稿格式设计。在工作底稿中要求把项目编码放在项目名称前一一对应,在设计完成后可以将该列隐藏。

第二步:将各“子公司”栏与各个别报表所在的工作薄对应并进行汇总设置,具体的设置引用公式(假设所有上报报表与集团合并文件都在同一目录)。(图9

第三步:“抵销分录借方”和“抵销分录贷方”的公式定义。两栏数据主要是从“抵消表”中进行取数。同样使用到一个复合的函数组合公式:

抵销分录借方公式设置依次为:

G4=IF(ISBLANK(A4),"",INDEX(抵销表!A:E,MATCH(A4,抵销表!C:C,0),5))

G5=IF(ISBLANK(A5),"",INDEX(抵销表!A:E,MATCH(A5,抵销表!C:C,0),5))

G6 =IF(ISBLANK(A6),"",INDEX(抵销表!A:F,MATCH(A6,抵销表!C:C,0),6))

G7 =IF(ISBLANK(A7),"",INDEX(抵销表!A:F,MATCH(A7,抵销表!C:C,0),6))

……

“抵销分录贷方”公式设置依次为:

H4=IF(ISBLANK(A4),"",INDEX(抵销表!A:F,MATCH(A4,抵销表!C:C,0),6))

H5=IF(ISBLANK(A5),"",INDEX(抵销表!A:F,MATCH(A5,抵销表!C:C,0),6))

H6=IF(ISBLANK(A6),"",INDEX(抵销表!A:F,MATCH(A6,抵销表!C:C,0),6))

H7=IF(ISBLANK(A7),"",INDEX(抵销表!A:F,MATCH(A7,抵销表!C:C,0),6))

……

第四步:合并数公式设置。合并数主要区分资产类与负债及所有者权益类进行公式设置,此步骤设置比较简单,不作过多阐述。

资产类的合并数=汇总数+抵销分录借方数-抵销分录贷方数

负债及所有者权益类合并=汇总数-抵销分录借方数+抵销分录贷方数

五、集团生成合并报表的设计

合并报表主要是从工作底稿中提取合并数生成正式报表的过程,这个过程是不需要任何人为干预,是由系统自动索取数据完成。在设置中定义公式对应位置就可以。公式主要定义在相关的“期末数”栏中(图10),具体设置如下:

E5=IF(ISBLANK(A8),"",INDEX(工作底稿!A:I,MATCH(A8,工作底稿!A:A,0),9))

E6=IF(ISBLANK(A6),"",INDEX(工作底稿!A:I,MATCH(A6,工作底稿!A:A,0),9))

E7=IF(ISBLANK(A7),"",INDEX(工作底稿!A:I,MATCH(A7,工作底稿!A:A,0),9))

E8 =IF(ISBLANK(A9),"",INDEX(工作底稿!A:I,MATCH(A9,工作底稿!A:A,0),9))

……

六、系统封装设计

在我们完成相关的设计后,一定很想使我们的设计思想和操作流程清晰、简单,界面直观易用。那么,我们有必要进行最终的系统封装(图11),可以通过运用VBA和宏集合起来设计一个图像界面将相关的内容关联。

七、注意事项

1、设计前我们最好将公司原来的业务进行研究,拿出一个能适合所有单位的报表

项目和报表格式,以免使用过程中的频繁调整。

2、 设计中对有公式的单元格必须进行锁定设置。

3、 子公司上报的报表要与集团合并报表系统放在同一目录中。

4、 各公司使用的EXCEL最好能版本统一。

5、 注意对每次合并报表的数据及时进行备份。

 

发表于: 2009-11-01 22:25 澜亭客 阅读(1995) 评论(3) 收藏 好文推荐
# re: [原创]运用EXCEL实现集团会计合并报表电算化的设计
2012-02-22 22:36 | 【匿名用户】:E-works热心网友 | 1楼
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