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1、确保安全是首要原则

OA办公系统实现了无纸化办公,所有的流程审批均基于电子表单,所以如何保证电子表单在工作流转中的安全性,就成为OA办公系统的重要工作,也是首要原则。

很多企业在选择或使用OA办公系统的过程中会提出下面的问题:

·一张销售单在审批过程中会有成本信息,但这些信息只是开放给财务人员和总经理,普通人员不能看到,怎么保证呢?

·报销单的数据,可以由部门经理修改,但不允许财务经理和出纳修改,怎么保证呢?

·我的表单包含一系列重要数据,每个审批的人允许查看的内容、允许修改的内容都不一样,怎么保证呢?

·能不能设定不同的审批人填写电子表单内不同的单元格呢,从而保证安全和规范呢?

·能不能在设置审批单模板时候,设定哪些项目是必填的,从而防止漏填呢?

这些问题,都要求OA办公系统的工作流管理功能具有非常完善和灵活的权限控制方法,这也是衡量一个OA办公系统是否成熟和优秀的重要标志。在号称“工作流管理专家”的华天动力OA办公系统中,就可以对电子表单的读写权限进行详细设置。

2、安全设置需完善和灵活兼备

在华天动力OA办公系统中,如果选择了电子表单进行审批流转,那么就可以非常灵活的设定审批人员的读写权限:谁可以看到哪些内容,谁可以编辑哪些内容,谁既能看到又能编辑,都可以分别设置。

这些权限可以由系统管理员在审批模板中详细的设置,样就有效的保证了电子表单的安全和规范,并防止误操作。

具体来说,包括三种权限控制方式:

1)可见权限:可以控制主表和明细表内所有字段的阅读权限。

2)编辑权限:可以控制主表和明细表内所有字段的编辑权限。

3)字段必填项:对于可以编辑的字段,还可以设置为必须录入项,不录入就无法完成审批操作,保证了数据的完整,防止漏填。

比如一个请款单,出纳只具有可见权限,即只能阅读不能编辑表单;而财务经理则具有可见、可写权限,也就是说既能阅读,又能在表单上签字(但只能在“财务经理”单元格内签字)。

电子表单权限的设置应该尽量简便,并一目了然,如下图所示的表单权限控制截图(来自华天动力官网www.oa8000.com):当前审批人可以查看主表中“申请单位”、“工程造价审核”、“工程项目”、“申请日期”字段的内容,同时可以编辑“申请单位”、“工程造价审核”字段的内容。

 

3、关于安全的应用案例

距例会开始还有二十几分钟,姜程走进会议室,见张胜阳已经坐在那里了,就打了个招呼坐在他旁边,问道:“张总,上次我们做的出货申请单用的怎么样呢?”

张胜阳眼睛一亮:“很好啊,你的单子设计的很好,我要的功能都实现了,OAERP之间的数据关联起来了,而且我能看到成本信息而业务员看不到,库管能修改出货时间而不能修改别的内容,经过这段时间的使用,这些权限的设置还是很有必要的,这才能体现出管理的规范性。”

姜程:“嗯,我们的OA系统对表单权限的控制做得非常细致,主表和明细表的每一个单元格都可以设置读写权限,谁能够看,谁能够写都可以很方便的设置。”

张胜阳:“还有一个小问题,有的业务员在填单的时候,会忘记了填写合同编号,经理在审批时也忽略了,这个编号很重要,怎么能强制他们必须填写呢?”

姜程:“这个好办,只要把合同编号设成必填项就可以了,你看还有哪些内容是必填的,我都给设上,省得大家丢三落四的。”

张胜阳:“好,会后我给你说一下。”

发表于: 2012-04-28 14:24 阅读(665) 评论(1) 收藏 好文推荐

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# re: 华天动力:OA系统中的电子表单安全为先
引用
2013-01-29 11:28 | winfree1 | 1楼
伟峰科技早就看到OA行业这样的一种发展症结,所以提出了“一体化OA”的概念。也就是将除了ERP或者类ERP的行业软件之外的通用管理业务都尽可能做在一套软件中。从中小企业管理软件规划的角度上而言,一套用户,一套门户,一套界面,易用易推广,效果更加深入,不止于传统工作流层面。http://www.winfreeinfo.com/xnews605.html


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很感动--jjyy
目前市场上的大部分移动OA产品都只是宣传工具而已,做在应用平台上的移动OA有很多没有完整的功能,有些只能审批,但看不到审批需要的报表。因为移动办公产品还没有成为大部分OA厂商赢利的核心,只是在盲目的跟随潮流。把移动OA作为销售端的一个附属品。http://www.winfreeinfo.com/vnews148.html
--winfree1
移动OA的办公功能在智能手机和平板电脑流行后逐渐成熟。有很多OA厂商顺势开发出OA平台的应用程序,在安卓和苹果应用平台上供大家使用。这可以方便经常出差,办公时间不定的管理层随时了解公司情况。虽然移动OA近几年炒的很热,但真正起到了相应的作用吗?http://www.winfreeinfo.com/stories_642.html
--winfree1

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