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2.11.4 合并会计科目表
    合并会计科目表很重要,它直接影响到对于子公司数据收集的明细程度和公司总部内财务管理的规范化。它和SAP 中财务会计模块使用的日常会计科目表(Operating Chart ofAccount)是既有区别又有联系的:

    <1>科目数量上,合并会计科目表一般要少得多,比如日常会计科目表如果有2000 个科目,合并会计科目表可能会精简成300 个。但这主要是从方便数据收集和合并操作上来考虑的,你也可以将两者定得完全一样。

    <2>合并专用科目,合并会计科目表会有一些合并专用科目,比如合并价差,少数股东权益,外币报表折算差异等等。

    <3>通过系统集成,日常会计科目表的金额可以直接汇总到合并会计科目表上。
    对于每一个科目,我们还可以定义它的数据如何再向下明细。在确定科目明细分类时必须考虑的三个问题是:1 这样的分类能否满足合并中对帐和抵销的需要2 这样分类能否满足报表和管理的需要?3 这样分类在工作量和实际数据收集上是否可行?在下表中,我们举了一些例子:


    比如对于应收帐款-公司总部内这样的内部往来科目,选取按公司总部内公司分明细是为了满足内部往来对帐和抵销。按货币分明细,我们是想在对帐和抵销时区分内部往来的差异哪些是由汇率不同造成的,哪些是由原币金额不同造成的。再比如对于固定资产,按资产业务类型分明细是为了编制合并报表的附注:固定资产增减变化表。而主营业务收入按地区分明细是为了满足国际会计准则第14号《分部报告的会计信息》。
    在SAP的合并模块中,明细分类数据也是可以通过系统集成自动获得的。


2.11.5 数据监控台


    我们知道,合并操作实际上可以分成两部分:首先完成数据从各子公司的收集,验证,补充,和标准化。随后进行公司总部内交易的对帐和抵销。两者分别在数据监控台(Data monitor)和合并监控台(Consolidation monitor)中完成。
    如图三所示,数据监控台是一种图形化的操作平台。在平台的纵向是合并公司总部的树状结构,数据的收集就是针对这些公司总部内公司进行的。在平台的横向是完成数据收集所涉及的各项任务(Tasks)。数据监控台上需要执行哪些任务和这些任务的先后次序可以在后台进行配制。在平台的中央则是反映各家公司和公司总部公司的各项任务完成的最新状况(Status)。这些状况包括初始,不相关,完成,未完成,出错,锁定,解锁等等。下表中,我们简要介绍一下几种有代表性的任务。

任务

解释

余额结转

Carry forward

在会计年度末,合并会计科目的余额必须被结转至下一会计年度。SAP 合并的余额结转是自动进行的,有如下特点:

<1>除了特别指定外,所有的资产负债表科目都结转余额。

<2>除了特别指定外,所有的损益表科目都不结转余额。

<3>附加财务数据(Additional financial data)中的股权投资变化和被投资者权益变化也被结转。

<4>一个科目的余额可以被配置为结转入另一个科目,比如所有的利润分

配科目和本年利润科目都结转入未分配利润科目。

<5>科目的明细分类子项也可以被结转入另一子项,比如固定资产的本期购置,本期报废,本期转移等等子项都结转入期初余额子项。

<6>合并生成的抵销分录也会被结转至下一年度,同时也遵循上述几条原则。比如首次合并后,以后每年都不需再做长期投资和权益的抵销,除非投资发生变化。

余额结转是SAP 合并和一般用手工或用电子表格做合并最大的不同之一。它和合并监控器的各项任务结合,一起自动完成了很多我们认为很复杂的合并抵销。

数据收集

Data collection

数据收集是数据监控台中最重要的任务。主要是通过系统提供的各种数据传输方法(Data transfer method)收集公司总部内各公司的财务数据和附加财务数据(Additional financial data)。附加财务数据包括了象母公司对子公司股权投资比例等等信息。下文将专门讨论SAP合并中的数据传输方法。

本年净利润

Determination

of retained

earnings

SAP 中的科目被分成两类:资产负债类和损益类。对于利润分配表中的科目可以有两种选择-资产负债类或是损益类。

如果选择前者两类科目的交汇点是“本年利润”科目,如果选择后者交汇点就是“未分配利润”科目。两种选择对于出资产负债表,损益表和利润分配表都是一样的。本文中我们采用前者,这样就意味着在资产负债类和损益类科目中都有一个“本年利润”科目。本年利润的结转是通过对这两个科目复式记帐实现的。这两个科目在任何情况下都应当保持金额一致,方向相反。

本任务实际就是系统自动完成我们通常所说的结转本年利润。

检查上报数据

Validations

for reported data

对于用各种数据传输方法收集的子公司上报数据,系统可以自动检查它们的正确性。检查规则可以在后台定义。事实上这种检查主要是检查数据的勾稽关系。比如试算平衡,比如固定资产累计折旧--本期记提数等于制造费用,管理费用,销售费用中的折旧费用之和等等。

重分类调整

Reclassifications

系统自动对某些科目余额进行重分类调整。比如将子公司的产成品重分类到整个公司总部的半成品。

手工标准化

Manual posting

可以对上报数据进行手工的标准化和调整。系统中以合并模块凭证的形式加以保存。

货币换算

Currency

translation

对于本位币不同于公司总部货币的子公司来说,它上报的数据(一般是本位币),系统自动按货币折算方法(Translation method)将其折算成公司总部货币。货币折算方法在后台配置,并作为重要参数保存在各家公司的定义中。

检查标准化后数据

Validations

for standardized

data

和检查上报数据类似,经过重分类调整,手工标准化,货币换算等多道工序后,系统再一次自动检查数据的勾稽关系。

    在图四中,我们列举了一些在数据收集任务中,系统可以采用的各种数据传输方法,很显然数据收集是数据监控台的重头戏。

 
    图四的右上角代表SAP 系统,在系统中我们实施了财务会计和合并两个模块。①-⑥反映了六种不同的数据收集情况:
    情况1:某子公司用户通过局域网(LAN)和SAP 系统相连,而且该公司采用了SAP 财务会计模块。
    情况2:某子公司用户通过INTERNET,专线等等远程工具和SAP 系统相连,而且该公司采用了SAP财务会计模块。
    在上述两种情况下,系统通过集成实时更新或定期上载两种方式,将数据从财务会计模块自动传送到合并模块。
    情况3:某子公司目前还未采用SAP 财务会计模块,该公司用户可以通过INTERNET,专线等等远程工具直接登录SAP 系统。该用户定期地通过在线数据输入的方式直接将该公司的财务数据输入合并模块。这种方法要求在SAP 系统中维护这些用户适当的权限和对他们进行操作培训。在线数据输入的格式可以在后台灵活定义。
    情况4:某子公司在其他财务系统中进行日常核算,在该财务系统中设计接口程序将数据定期转换成一定格式的纯文本文件。通过电子邮件等通讯手段传送到总公司,随后灵活上载到SAP合并模块。
    情况5:某子公司在SAP 的离线外挂程序中输入财务数据,该外挂程序中的合并会计科目,科目明细类别,合并公司总部结构,数据输入结构,检查规则和SAP 中相同。输入完成后,通过外挂程序中现成的接口将数据下载成纯文本文件,传送到总公司后上载到SAP 合并模块。

 

    图五解释了这些外挂程序的生成过程:SAP 标准外挂程序,是用一些像ACCESS 这样的工具开发的,作为一种组件提供给用户,但是程序里还没有用户在SAP 中的客户化配置,如合并科目表,科目明细类别,合并公司总部结构,数据输入结构,检查规则等等。但是在SAP 系统和标准外挂程序中都有这些参数传递的接口程序,通过这些接口,可以很容易的将SAP 系统中的配置传送到外挂程序中,这样符合用户需要的外挂程序就生成了。这种做法和情况3 相比的好处是远程用户采用离线输入,不必直接登录SAP 系统,所以在权限维护,通讯等方面更为方便经济。
    情况6:情况5 中用户需要在外挂程序中输入数据,输入格式是固定的。通过SAP“交互式EXCEL”组件,可以进一步将输入格式,科目表等等主数据和参数,转化成EXCEL 格式,并按用户的需要修改格式。用户在EXCEL 中准备的数据直接保存入外挂程序数据库中,再按情况5 上传到SAP 系统中。情况6 甚至可以实现在子公司总部当地的局域网上,多用户多PC在交互式EXCEL中准备数据,集中存储在外挂程序数据库中,集中上传。
    对于大型企业公司总部来说,各子公司地理位置分散,数据平台和通讯手段不同,在实际实施中应当综合考虑这些因素,决定一种或多种方式实现数据收集任务。数据传输方法将作为一个重要参数保存在各公司的定义中。

 

发表于: 2007-10-07 08:35 信息化菜鸟 阅读(5648) 评论(0) 收藏 好文推荐

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