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2.10    项目管理中的财务管理

项目管理系统(Project System)是SAP 的一个集成解决方案,它的目的是帮助企业执行项目管理中的各种任务,因此它包括了在项目各种阶段的各种功能。SAP 的项目管理涵盖了两类项目:客户项目和成本投资项目。客户项目是指以销售为目的,根据客户需求执行的项目。这类项目和销售模块有很强的联系和集成。对A集团公司来说专业公司从事的工程建设安装项目就属于这种项目。成本投资项目是指企业内部各种类型的项目,这些项目的成本在项目完成后或者资本化或者费用化,对于A集团公司来说包括研发项目,投资项目,IT 项目,大型设备维护项目等等。这类项目在各种行业的应用更为广泛。如图1,项目的财务管理是SAP整个财务管理体系中不可缺少的组成部分。

2.10.1   项目的结构

在正式执行一个项目之前,我们必须明确地定义项目的目标并制定项目所要执行的工作的结构。明确定义的项目结构为成功的项目计划,执行和控制提供了先决条件。图2 SAP中主要的项目结构对象,以及它们之间的相互关系。

2 项目的结构

2.10.1.1             项目定义

项目定义(Project Definition)是一个总括的项目描述。项目定义为将来项目计划阶段所要创建的所有项目管理对象提供了一个框架。

2.10.1.2             工作细分结构

工作细分结构( Work Breakdown Structure)是以层次结构的形式将完成一个项目所要执行的任务层层细分所形成的项目结构。它提供了关于项目的概览并且构筑了项目的组织结构和协调合作的基础,同时显示了项目在工作,时间和金钱上的花费,可以应用它来计划时间,成本和分配预算。

工作细分结构中的每一项任务被称为WBS 元素(WBS Elements)。和别的项目结构对象一样,系统在WBS 元素中维护了很多信息。由于信息量比较大,所以系统将相关的信息组织在若干视图中。比如有关于组织结构关系的信息:公司代码,业务范围,工厂(物流模块),设备或功能地点(工厂维护模块),利润中心等等。再比如在基础信息视图中有三个标志:<1>成本计划元素。如果要对这个WBS 元素计划成本,我们必须指明该WBS 元素是一个计划元素。<2>成本对象。如果想将实际成本和承诺记录到某个WBS 元素,我们必须指明该WBS 元素是一个成本对象。如果这个标志没有打开,该项目中其他能够分配成本和承诺的对象(比如内部定单,网络或采购定单)也将不可以分配给该WBS 元素。<3>开票元素。如果想将收入确认到某个WBS 元素,我们必须指明该WBS 元素是一个开票元素。还有很多信息被分别组织在项目责任,控制数据,凭证,开票计划,结算规则,在建工程,资本投资计划等等视图中。

2.10.1.3             网络

WBS 不同,网络(Network)描述的是项目执行过程。网络是一种在项目进度安排,成本和资源安排的计划,分析和控制工作中很有用的技术。我们可以将网络分配给项目定义,WBS元素或者销售定单。

构成网络的关键元素是活动(Activity)和活动之间的关系。活动具有以下特征:它们持续一定的时间;它们有明确的开始和结束;它们执行的过程不被中断(指如果有中断应定义多个分开的活动);执行他们需要一定的资源;它们引起成本。活动如图2 所示可以分配给WBS元素。

在图3 中我们给出了各种类型的活动。SAP 区分三种主要类型的活动:内部处理活动( Internally processed activities ),外部处理活动(Externally processedactivities)和一般成本活动(General costs activities)。我们甚至可以将活动进一步细分成活动元素(Activity Elements),如图3 最右侧的活动。活动元素也可以区分成上述三种类型。

对于内部处理活动,为了计划完成它所牵涉的工作,以及提供成本计算的基础,我们需要明确如下一些问题,比如:执行该活动需完成多少工作;什么产能(如人工或机器)会用来执行这些工作;什么资格(Qualifications)是完成该活动所必须具备的;哪些人员或个别产能是完成该活动所必须提供的等等。因此我们会在内部处理活动中指明工厂,工作中心等组织机构和工作时间等信息。

3 活动

对于外部处理活动,我们一般需指明负责的采购组织和采购组。在下达网络时,系统可以自动创建采购申请,由采购部门负责完成。当然我们也可以手工触发采购申请创建的流程。我们可以将“采购信息记录”记录到外部处理活动中,“采购信息记录”里维护了供应商,价格条款等信息。

另外我们可以将物料分配给所有的活动,如图3 最左侧的活动。在项目执行的过程中,生成采购申请或计划定单,分别由采购部门或生产部门完成。

活动和活动之间在系统中可以维护四种关系:结束-开始(Finish - Start (FS)Relationship),开始-开始(Start - Start (SS) Relationship),结束-结束(Finish- Finish (FF) Relationship)和开始-结束(Start - Finish (SF) Relationship)。

2.10.1.4             里程碑

里程碑(Milestones)是项目中有特殊重要性或者会触发某些事先定义功能的一类事件。一般来说它们显示了项目各阶段或各部门间的衔接点。在SAP 中里程碑可以分配给活动(Activity)和WBS 元素。利用里程碑可以实现四种功能:<1>里程碑趋势分析(MilestoneTrend Analysis /MTA)。是一种控制项目进度的简单而有效的工具。在不同报表日期,里程碑日期被用于比较分析,图形化的MTA 使我们可以立刻发现项目趋势和任何的延误。<2>使用里程碑技术的实现价值分析(Earned Value Analysis)。里程碑技术是众多计算“实现价值”技术中的一种。每一个里程碑代表了活动或WBS 元素所完成的这部分工作。<3>决定开票计划的日期。将里程碑和开票计划的日期相连。当项目进度到达某个里程碑时,里程碑的实际日期将被自动复制到开票计划中。<4>触发预定义的里程碑功能。我们可以利用里程碑触发一系列事件来处理某些特定的业务流程。

此外,在SAP 项目结构的建立中有两种可以增强工作效率的功能:<1>标准项目结构和复制功能。<2>图形功能。

发表于: 2007-07-19 08:28 信息化菜鸟 阅读(5094) 评论(1) 收藏 好文推荐

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# re: sap进阶系列(22):第一篇:财务总览之项目管理中的财务管理(1)
2012-04-17 09:26 | 【匿名用户】:沙鸥 | 1楼
不错,简洁明了!

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