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2.2.2 总帐
SAP 总帐的功能强大而丰富,图4 是其中主要功能的汇总。我们选择部分代表性的内容加以介绍。


 
图4 总帐功能总汇

2.2.2.1 组织结构
总帐中的组织结构如图5 所示。一个公司总部可以拥有多套不同的会计科目表,不同的科目表可以给不同的公司代码来使用。公司代码在SAP 中指具有独立会计核算的会计主体,可以是控股公司,可以是有法人地位的子公司,也可以是独立核算的分公司。比如A集团企业和基地公司中的渤海公司可以分别设置为两个公司代码,每一个公司代码有一个会计科目表。但不同的公司代码可以共享一个科目表。
 
图 5 总帐中的组织结构
同时,总帐中还有另一种组织结构-业务范围。业务范围与公司代码形成交叉的矩阵式的管理。公司代码偏重的是对外的会计核算,如A集团企业就是一个完整的会计主体,但其公司可能经营两部分的业务:尿素和甲醇。这两部分业务在核算上如果具有相对的独立性,就是说如果尿素业务和甲醇业务会编制自己的资产负债表和损益表,那我们就可以设置尿素和甲醇两个业务范围。而业务范围是跨公司的,如果除了A集团企业,在其他公司也存在同样的业务,也可以用这两个业务范围来核算。业务范围通常在企业中也被称为事业部的核算方式。这样我们在进行公司总部财务管理时,可以按照公司代码和业务范围形成的管理矩阵来分析报表。由此也可以看出SAP 的公司总部管理,不只是体现在专门的模块上,更重要的是它体现在所有模块和功能的设计上,都渗透了公司总部管理的思想。

2.2.2.2 会计科目表
根据上文组织结构的介绍,我们知道,在A集团企业的会计科目表要实现全公司统一的会计科目表结构。
在SAP 中,会计科目的控制信息分了两个层次来进行管理-会计科目表层和公司代码层。第一个是会计科目表层,所有使用这个科目的公司都共用的信息,如短文本、长文本、帐户组(比如按资产,负债,权益,成本和损益科目的分类)、合并科目号(指对应到合并
科目表中的科目号)等信息。而各公司专用信息在第二层-公司代码层中维护。公司代码层的控制信息还包括了科目货币、未清项目管理 、排序码、权限组等等,这里不一一介绍了。
总之,SAP 通过分层的会计科目管理,既统一了公司总部的会计科目表,又使得每个公司可以定义适合自身业务需要的科目信息。

2.2.2.3 会计凭证
图9 是超级权限用户可以看到的SAP 标准前台操作菜单,我们看到在总分类帐中凭证输入和凭证的维护是其中的重要内容。图10 是SAP 标准的总帐凭证输入的界面。我们可以看到其中包含了凭证抬头、凭证行项目和简化操作辅助功能等部分。凭证抬头包括凭证日期、记帐日期、短文本、公司代码、凭证类型等信息。凭证行项目是指每一个分录行,比如一借一贷、一借多贷或者多借多贷形成的各行分录。在简化操作的辅助功能中,凭证可以暂存,屏幕的格式可以调整并保存为预定义的屏幕变式供操作人员调用,还可以设置凭证输入的模板。例如每月发放工资的凭证,由于科目与成本中心都是类似的,可以做成模板,每次做凭证时直接调用,并根据当月情况填入金额即可。当然辅助功能的屏幕区域可以打开,也可以关闭。
 
图9 SAP的标准菜单
 

图 10 SAP总帐凭证
对于SAP 凭证输入和凭证管理来说,有一个基本概念需要解释,那就是“清帐”。在财务管理中,有些科目只需要有“借贷余”的管理就可以了,比如银行科目和损益科目等。
 
图11 科目余额表
但是也有些科目不止需要“借贷余”,还需要管理到每一个分录行的状态,比如银行未达科目,客户和供应商的明细科目等等。系统中需要记录供应商的每张发票是否已经付款了,客户的每张发票是否已经收款了,各种未达的资金项是否已经到帐了等等。也就是说这些科目中的行项目是逐笔逐清的。
 
如图12 是某供应商帐户的行项目显示。已经付款的发票和付款行本身用绿灯显示,我们称为“已清项”, 还未付款的发票用红灯显示,我们称为“未清项”。 类似付款,收款这样的业务,在帐务处理时同时将凭证行的状态改变了,我们称这些动作为“清帐”。清帐既可以是手工的,也可以是系统自动的。当系统自动清帐时,我们需要提供给系统“自动清帐规则”,比如“用支票等支付凭证号码”来清银行未达帐,就是一种自动清帐规则。而一个总帐科目是否需要逐笔逐清的管理由会计科目公司代码层的一个控制字段-“未清项目管理”来控制。
作为比较,我们看到图13 中不按未清项目管理的科目,它的行项目显示只反映了过帐与否,而不反映清帐与否的。
 
图13“非未清项管理”的总帐科目的行项目显示
对有些科目来说,未清项管理的好处是显而易见的。比如帐务的管理很清晰,是对帐和核对的强有力的工具。同时它也是帐龄分析,催款,自动付款,对帐函,往来帐核对等功能的基础。总之清帐管理是SAP帐务管理的一个重要而普遍使用的工具
2.2.2.4 简化操作
简化操作是SAP中简化凭证输入或科目维护的一些功能,举例来说包括:
比较公司代码:是用来简化科目表维护的。可以把一个公司代码的科目表信息复制到另一个公司代码上去,供另一个公司代码使用。复制可以在一台服务器上,也支持跨服务器。
如果不同的公司使用各自的SAP 系统,也就是分布式的环境下,可以使用这个功能来实现科目的管理。
样本科目:是用来简化科目维护的。可以参考样本科目来建立正式的科目,它是作为科目管理的模板。
科目分配模型:是用来简化凭证输入的。比如每月发放工资的凭证,由于科目与成本中心都是类似的,可以做成模板,每月做凭证时直接调用,填入金额就可以了。

周期性凭证:是用来简化凭证输入的。比如一笔待摊费用在6 个月内摊销,每个月末的摊销分录都是相同的,这时我们可以使用周期性凭证来简化操作。周期性凭证除了包含正常的凭证信息外,还需要维护凭证录入的频率和时间跨度。这样系统在做定期处理时,如月结时就会自动生成相关的凭证。
样本凭证:是用来简化凭证输入的。样本凭证是一张完整的凭证,但它有专门的编号而且不过帐,我们通过复制这张凭证并做修改来简化凭证的输入。实际上,你也可以复制任何一张正式的凭证,来简化输入。但样本凭证可以将简化操作组织得更有条理。
暂存凭证:在编制一个大凭证时,如果工作被中途打断,可以暂时保存。暂存凭证使用的是临时号。暂存凭证不同于凭证的预制和审批。

2.2.2.5 定期处理
有些事务是定期处理的,主要是指日结,月结和年结相关的处理, 比如包括自动清帐、汇率评估和汇兑损益的计算、周期性凭证过帐、预提费用、利息计算、重分类调整、计划、打印、归档、关帐、余额结转等。
 
图15 定期处理计划管理者
在做月结和年结的时候有很多项这样的事务需要处理,其中有些还有先后次序。SAP 提供了如图15 中的“定期处理计划管理者”工具,来安排这些工作。图15 中右上方是日历,左方是任务清单。任务清单会分配到日历中的每一天,每一个时间段,如图右下方。有些任务被交给系统自动执行,有些是人工的。在右下方我们还可以看到这些任务的状态。
借助定期处理工具,月结或年结时财务的工作就可以有条不紊的快速完成了。
当然SAP的快速结帐,除了这些工具外,最主要还是源自于它的集成特性。

2.2.2.6 维护
某些重要的经济信息需要定期维护。主要包括:
利率维护:用于利息自动计算,应定期维护利率表。
汇率维护:用于自动折算本位币金额和计算汇兑损益,应定期维护汇率表。

2.2.2.7 操作和维护
指对于科目或凭证的多种操作方法。
预制:一张凭证完成以后,可以先预制,由另一个系统用户审核过帐。
暂存:凭证编制过程中的暂时保存。
显示更改:SAP 系统对于任何一个主数据或者凭证的更改都会有记录,通过显示更改可以看到什么时候,被什么人更改了哪些信息。
冲销:包括单张凭证的冲销和批量的冲销。当一张凭证过帐之后,其中的关键信息如科目、金额是不能随意更改的。当出现输入错误后,应先冲销再重新输入正确的凭证。
重置:对于已经清帐的凭证,如已经支付的发票,如果发现错误,必须先把发票与付款之间的关系取消,冲销后重新录入。

2.2.2.8 信息和查询
包括了灵活和多样的报表和功能,如帐户余额显示,帐户行项目显示,审计线索,资产负债表,损益表,现金流量表,试算平衡表,纳税申报表,总帐信息系统等等。SAP 的信息系统具有一些特点,比如“钻取”的方式或称为“穿透”的方式,即可以进行多维的分析和不断深入的挖掘,直至进入原始凭证,这在“获利能力分析”章节中会有介绍。再比如,标准报表往往包含非常多的选择条件,而选择条件往往不是单选的,可以使用多区间法,排除法等来进行选择。比如如果你要看任意多个组合的公司代码和业务范围的资产负债表,只需在标准报表的公司代码和业务范围选择条件中进行多选就可以了。


2.2.2.9 配置
由于SAP 的配置功能非常强大和灵活,所以本章只是举例说明,而不是所有的配置可能性的介绍。
凭证类型和凭证编号
传统的会计凭证分为五种类型:现收、现付、银收、银付和转帐凭证。SAP 中根据不同的业务将凭证类型更加细化了。比如总帐转帐凭证、折旧凭证、客户发票、客户付款、供应商发票、供应商付款、发货的自动记帐、收货的自动记帐等。企业也可以根据自己的业务需要自定义凭证类型。
 
图16 凭证类型与凭证编号

如图16所示,各种不同的自动记帐业务,如收货,发货,销售开票等在自动记帐时会自动确定相应的凭证类型。而这种自动确定也是可以配置的,也就是说系统定义了标准的,但是企业可以根据自己的需要直接在配置中更改。如果是手工凭证的录入,系统也会提供默认的凭证类型,操作员可以在输入时更改。
而各凭证类型又自动确定不同的凭证编号区间,从而顺序编号。每家公司代码可以决定是所有的凭证类型共用一个大流水号,还是每个凭证类型有自己的流水号。对于会计年度来说,即可以是每年重新编号,也可以是跨年度的大流水号,也就是2005 年的凭证跟在2004年的凭证后编号。

会计期间
在我们国家,会计年度和会计期间是固定的。就是按自然年度到12 月31 日为一个会计年度,而会计期间就是12 个自然月。而在大多数其他国家,会计年度和会计期间是不做硬性规定的,企业可以根据自己的需要定义。SAP 中会计年度和期间的定义在“会计年度变式”的配置中定义。各公司可以共用一个会计年度变式,也可以有自己特殊的会计年度变式。
 
图17 会计期间设定
如图17 所示,国内的公司可以使用12 个自然月加4 个特殊期间的会计期间定义。4 个特殊期间是用于年结时不同性质的调整分录的。对于国外的分支,可以定义其他会计年度变式,比如每年3 月31 日为会计年度的终结,按自然月定义期间,也就是说4 月1 日到4 月30 日是期间1,3 月1 日到3 月31 日是期间12。这种会计年度变式是与年度无关的,也就是说2004 年和2005 年的期间1 都是4 月1 日到4 月30 日,这是不会随会计年度变化而改变的。
还有些公司的会计期间定义更复杂,比如按周定义期间,也称为445 方式,就是期间1是每年的第1-4 周,期间2 是5-8 周,期间3 是9-13 周。分别是4 周,4 周和5 周。而每年仍然是12 月31 日年结。这是在系统中可以用“与年度相关的会计年度变式”来配置的,也就是说我们在系统配置中定义2004 年期间1 是从1 月1 日-1 月24 日,而2005 年期间1 是从1 月1 日-1 月29 日。这样只要通过配置就可以很方便地实现了这种会计期间的设定,而对于标准功能不能支持而要依靠二次开发的软件来说,像会计期间的定义属于很底层的定义,开发和修改的量将相当大。
多币种处理功能:
对于公司总部,未来可能拥有很多国际性投资和分支机构。假设A集团企业在泰国有一个子公司,按照当地规定需要用泰株作为本位币,但是它的报表需要以人民币和美元上报到公司
总部公司进行报表合并和管理。
对于货币处理,SAP中有两种不同的选择:
1、平时按照本位币(泰株)来记帐,到了月末时进行报表的折算,折算成其他货币(如人民币或美元)。比如银行帐户按照月末时的汇率,资产按照历史汇率,损益表科目按照平均汇率。这种方法可以称为报表级的折算。
2、设立平行本位币。SAP 中可设立多达三种并行货币:比如,第一本位币(泰株),第二本位币(人民币)(公司总部货币),第三本位币(美元)(硬通货)。在每张凭证中会同时折算成三中平行的本位币。这种方法可以称为凭证级的折算。

发表于: 2007-02-15 15:00 信息化菜鸟 阅读(9191) 评论(0) 收藏 好文推荐

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