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2.2 总账、应收和应付
本章我们介绍财务会计中基础的三个模块:总帐,应收帐款和应付帐款。
 

在介绍这三个模块之前,我们先从自动付款的情景出发,说明SAP的另一个重要特点。

2.2.1 自动付款和内部控制点
A集团企业的付款业务数量庞大,包括原料供应商,设备供应商,备品备件供应商,易耗品供应商,杂费,内部员工报销等等。一般建议使用排队自动付款的功能,来规范付款流程和加速业务处理。但是付款作为一个敏感的流程,应当在实施中安排哪些内部控制点。
首先我们介绍一下自动付款的流程。自动付款是SAP 应付帐款里的一个基本功能。整体流程如下图2所示:
首先,在自动付款执行的时候,系统根据操作员(如:应付帐会计)输入的选择性条件,比如会计员,供应商种类,日期,付款方式等,从系统中采集供应商主数据中的相关信
息,信息包括付款条款(如30 天到期 2%现金折扣;60 天净到期等等)、付款方式(如支票、汇票等)、开户银行(供应商和本公司的开户银行),是否冻结付款等。另外还会采集
供应商的未清项,如未清的发票,发票中也包含了付款条款、付款方式、开户银行等信息,一般发票中的付款信息优先级高于供应商主记录中的。


 
图2:排队自动付款

然后SAP 系统会跟据供应商的主数据和未清发票生成一个付款建议。在付款建议中包含了与付款有关的所有信息,如供应商、付款方式、开户银行、对方开户行、币别、金额等。
操作员根据付款建议进行编辑,在编辑付款清单时,可以根据资金情况或其他特殊情况,更改某些付款条件。编辑完成后开始运行自动付款程序。

自动付款程序一方面自动更新财务帐,生成相应的会计分录(借:应付帐款,贷:银行存款-未达)。另一方面付款数据被送入付款媒介程序,实际付款。传统方式是打印付款单
据,比如说套打电汇通知单或支票;有些企业打印出付款清单,由出纳人员直接填写付款单据。还可以将SAP 中的付款程序与电子银行的客户端直接相连,通过系统接口将SAP 的付款指令直接发给电子银行的客户端,客户端收到指令后连接到银行的主机进行付款。例如厦门翔鹭石化就是采用SAP与电子银行接口的方式来进行付款的。
在企业实际运营中,付款流程涉及企业资金的向外支付,属于一个较敏感的流程。在这样一个流程中的风险控制显得尤为重要。那当中的控制点究竟在哪里呢?
我们首先会想到的风险控制点是支付凭证(图2 中黄色的箭头1),支票等支付凭证有专人管理,如果是套打的,打印机应安放在专门的房间。最后还要经过审批,盖章。另一个控制点放在付款清单上面(图2 中黄色的箭头2),应付帐会计编辑完付款建议后,也需要经过审核。但是想象一个每次成百上千项的自动付款情景,在这两个控制点审核的作用是很有限的,原因在于大量的业务都自动化了。假设有这样一种情况:如果一个财务人员既能更新供应商的主记录又能输入发票,那他只要创建一个供应商并手工输入发票,那么很有可能在后续的自动化的流程中,在成百上千的付款项中,这笔款项未被察觉就被轻易地支付出去了。为了防止这种情况的发生,应该将风险控制点提前(图2 黄色的箭头3),对这个风险
点的控制就是维护供应商主记录的权限与输入供应商发票的权限分开,属于两个不同的角色。


 
图3:

再考虑另一种情况:如果维护供应商记录的人更改了供应商的一些关键数据,比如对方开户银行、帐户和户名等。那么供应商的款项就有可能被支付到其他银行帐户里面。因此风险控制点应该被进一步提前(图2 黄色的箭头4)。对这个风险的控制手段在SAP 中称为“敏感字段的控制”。指供应商主数据中的敏感字段如供应商的帐号、开户银行等如需更改,必须经过其他系统用户的确认,更改才能在系统中正式成立。
图3 是SAP 系统后台配置的界面,在供应商主记录目录下,光标的位置,就有一项“为双重控制定义敏感字段”的配置。在这个配置中我们可以定义哪些字段是我们认为的敏感字段。
从上述情景中,我们可以看出和一般的事务处理系统不同,SAP 在提高效率的同时,还有效地控制了风险。

 

发表于: 2007-02-15 14:53 信息化菜鸟 阅读(5065) 评论(2) 收藏 好文推荐

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# re: sap进阶系列(3):第一篇:财务总览之总账、应收和应付 ( 1)
2007-07-20 12:08 | 【匿名用户】:E-works热心网友 | 1楼
好东西啊!!!
# re: sap进阶系列(3):第一篇:财务总览之总账、应收和应付 ( 1)
2010-07-31 08:41 | 【匿名用户】:E-works热心网友 | 2楼
非常感谢,很有帮助!

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