随着计算机技术的使用和现代无纸办公及电子商务平台的发展,PPT成为了商务人士必不可少的工具。如何制作好一个吸引人的PPT,是每个咨询顾问必须拥有的技能。
在信息化咨询行业,经常需要针对不同的客户准备不同的PPT,在准备内容的过程中,需要结合行业特点、听众对象和讲演目的编写PPT。在PPT制作前,需先明确PPT的目标、对象和展示方式,用严谨的逻辑论证主题。建议先不要去查资料,用笔在纸上写出提纲或在OFFICE中拟定电子提纲,事先勾画出PPT内容提纲。其次,按照提纲逐步丰富每一页内容,使用各种工具以支持其业务逻辑,使PPT重点突出,层次递进,形成独特的风格。
1.明确目标
针对PPT的目标、接收对象和场所,选择不同的逻辑、布局和版面,以达到最佳的效果。
主题 | 目标 | 听众对象 | 场所 |
项目进度汇报 | 汇报项目进度、总结经验和问题,并列出下一步计划 | 管理层 | 小组汇报 |
解决方案介绍 | 介绍解决方案内容和解决方案特点 | 管理层 | 小组 几个或几十人 |
系统演示提纲 | 列出系统演示大纲和主要解决方案思路 | 管理层 | 小组 几个或几十人 |
培训 | 让培训对象理解培训内容 | 专业人事 非专业人事 | 几个或几十人 |
项目计划 | 项目进度日程、工作任务清单、费用预算等 | 管理层 1人或少数几人 | 小组汇报 |
2. 理清逻辑
目标确定后需要用严谨的逻辑演绎论据,来论证其核心思想,做到内容清晰、论据有依据、和各节内容连贯。
在PPT逻辑上可以参考麦肯锡金字塔原理,“金字塔”是麦肯锡公司畅行咨询界数十年不衰的经典工具,已成为咨询公司的行业标准。“金字塔”是写作、思考、问题分析的系统而有力的工具。首先应将杂乱的思维素材梳理成条理清晰的思维产品,再次就是对某一特定问题进行深入和严密的分析,快速成型。
建议大家去阅读下《麦肯锡的金字塔原理书》,如有需要这本书的请联系我。
3. 精心策划布局
布局在PPT的设计当中是重要的一环,类似于摄影和绘画中的构图、建筑的景观设计。没有布局,对于艺术作品则缺乏美感,也就失去了其价值,而对于PPT来说,没有重点,没有层次,即使经过反复阅读也难以理解。
PPT布局比较好的方法主要有:
1) 流程图,用流程图来描述内容,将文字图形化;
2) 电子表格:如果不能将文字图形化,那么可以考虑将文字表格化;
3) 树形图:用树形图来代替文字布局;
4) 其它图形:尽量减少PPT文字内容堆积,用图形来“说话”。
4. 版面设计
版面就是在布局的约束下,服务逻辑,突出中心思想。在PPT版面设计中,首先要使得PPT版面简洁,背景、文字、图形、色彩的运用都不能背离简捷这一原则;其次,突出重点和层次,通过文字的大小、色彩的对比、空间的分离、图片的冲击等方法,使重点突出,层次清晰。
5.总结
由于信息化咨询顾问经常与PPT打交道,所以就需要平时多积累和总结,比如好的素材和好的PPT模板,并形成不同行业或者不同目标的通用PPT,方便用的时候及时修改,快速形成漂亮的PPT;其次,PPT写好了,在演示前最好让同事先看看,并提意见。
后续文章将会逐步介绍PPT技巧,详情请见下回总结。
发表于:
2009-03-21 22:37 旭旭 阅读(3012)
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