7.1         ERP体系搭建过程中的五大原则

我们畅想过制造业企业信息化的架构和智能化的特征，如果要实现这些，就必须要脚踏实地的一步一步来。所以，我们还是回归ERP系统，来聊聊ERP体系搭建的原则问题。

我们之前阐述过ERP是一种体系，是一种运营模式，要完成ERP体系运营模式，就要从起步时，坚持一些基本原则，而且时刻保持以这些原则为标准，衡量整个体系搭建过程中，各个方面的设计和实施的过程和结果。

——标准化、管理需求、逻辑严谨性、自动化、KISS原则

原则一：标准化

在ERP体系的搭建过程中，要时刻考虑标准化的准则。

标准化一：编码规则标准化。

从零件编码、客户代码、供应商代码、库位代码、产线代码，到状态代码、系统菜单代码，甚至到程序语言代码等，只要在系统体系内的所有代码，都要考虑标准化的问题。这个标准化，是其他一切功能和标准化的基础。如果没有严谨的考虑标准化问题，后续会造成严重的困扰。随意举一个例子，比如说零件编码，如果零件号没有根据企业的特征和需要设置特定格式的编码规则，那后续就无法根据零件号处理相关数据，和简化程序开发。所以，在系统开发之初，就要全局规划各种编码规则，并设定标准，严格执行。

在编码标准化的过程中，要遵循以下原则：

1. 编码分类不可扩展性。对于每一种编码，都会根据特征进行分类，比如说大类、小类，然后的扩展码的形式。在这些分类中，每种分类的类型是不可扩展的。比如有汽车零部件企业在零件编码中加入车型代码，这种在后续就会产生严重的问题，因为随着企业发展车型会越来越多，一方面会超出编码位的设置空间，另一方面超出10类以上的分类在实际应用中就没有了分类的意义。所以，我们在编码分类时，要考虑分类的不可扩展性。

2. 编码的可扩展性。往往在我们的编码中，前几位是根据各种需要和规则，分类码的叠加，到后面几位往往就是扩展码。我们在编码设计时，就要根据未来预计的数量级，预留足够的扩展空间，确保在预知时间周期内，有足够的编码可用。

3. 编码的唯一性。无论是什么编码，是用于什么目的的，只要生成一个代码号，就如同身份证号一样，在系统内，甚至是在企业信息化体系内，是唯一性的。这个代码可以表示一种物料、一个规则、一种事务、一种逻辑、一种状态等等，只要它存在，它就在体系内是唯一的，不可有重复概念的存在。

4. 编码的格式化。一旦以上原则掌握了，最后一个是编码的格式要求。要求在出现重新定义编码规则前，必须执行现有编码规则的固定格式要求。包括每一位编码的含义、每一类编码的要求、以及整个编码的长度等等。一旦这些固化下来，编码者只有选择，没有新定义的权利。这样，就保证了不管多少年，谁都能看得懂和有效利用编码。

有些人还有其他的一些原则，比如说可使用性、可读性、效率性等等，我认为这些是编码存在前提，而不是编码标准化的原则。或许，有待探讨，我们可以讨论。

标准化二：流程标准化。

我们根据企业的管理需求和系统的逻辑要求，完成了系统的功能开发。我们说过，当代，再厉害的系统，也无法完全满足企业的需求，而只有在系统功能基础上，配合流程规范，才能发挥系统最大的效用。这就是我常提到的，没有完美的系统，只有完美的体系。这样，我们就要有一整套匹配的流程规范。而企业的ERP系统涉及企业的整个运营过程，这样，整套的流程规范就不是一两个流程能够解决的。所以，我们在编制流程规范时，就要遵循标准化的原则。从格式，到内容，要做到所有相关人员，只要了解企业流程的特征，都能依据流程看得懂、说得明、做得好，确保能够通过书面的理解，正确的掌握操作规范。

在流程标准化的过程中，要遵循以下原则：

1. 流程版本格式化。不管是什么样的流程，应该根据企业要求和流程特征，设定格式化的规范。从标题、版本号、到流程图、列表、注解等，都应该有统一的规范。这样，任何员工认真阅读，都能抽丝剥茧，理解到流程的核心内容，并能正确的操作执行。

2. 流程的逻辑性。在ERP体系中的流程，是对系统操作端，或者是系统逻辑无法实现或者实现过于复杂的“盲点”，进行流程的规范和补充。因此，我们在设计和规范流程时，必须考虑流程本身和流程之间的逻辑关系，包括在管理过程中，也需要考虑逻辑性。依据这样的要求，流程逻辑性要求的标准化原则就有：A 尽可能保证单一逻辑，即从上一步到下一步，没有可选择性，只能选择执行；B 如果必须有选择，要明确选择的前提条件，而这个前提条件不能有模棱两可或重叠的逻辑。如果确保了以上两条标准，流程的逻辑严谨性可期。

3. 流程的可执行性。流程是用来执行的。在设计和规范流程时，一方面是考虑管理需要和系统功能的配合，另一方面是考虑员工的可执行。如果我们设计了一套流程规范，什么都好，就是员工无法执行，不管什么原因，这套流程都是有问题的。

如果我们把握了以上三个原则，相信所规范的流程，会起到期望的作用。还是那句话：没有完美的系统，只有完美的体系。流程规范就是这个完美体系中的重要组成部分。

标准化三：KPI标准化。

我们完美体系，还有一个重要组成部分，就是KPI体系。KPI是对实际运营过程的考核，包括对系统功能的考核、操作执行的考核、还有管理策略的考核等。考核的结果是为了后续优化，是使系统功能、流程规范，甚至策略、战略，更符合未来的实际发展。另外，KPI往往是对某一期间数据的汇总统计，反映这段期间实际的状况，是结果导向管理策略；但不同期间的汇总数据的汇总，就是将结果导向过程化，最终形成数据的过程管理策略。因此，KPI的标准化就至关重要了。没有标准化的KPI数据，就无法汇总，无法对比，无法反映真实过程，也就没有了实际意义。

同样，也要谈一谈KPI标准化，应该遵循的原则：

1. KPI数据源的标准化。为统计KPI，所需要的数据要来源于一致的数据库，要有明确的数据筛选条件，以及数据整理后数据表现的含义必须一致。这样，首先从数据层面，确保最终KPI的结果是有效的。

2. KPI统计方法的标准化。在数据有效的前提下，要把握同一统计方法和数据处理过程，确保数据整理的过程是有效的。往往在实践中，要么没有剔除无效数据、要么遗漏关键条件、要么数据汇总结果不一致，导致后续的数据无法加总、对比和分析。这样，最终的KPI统计是无效的。

3. KPI输出的标准化。数据源正确，数据过程正确，那最后就是要正确的数据输出了。这就要求KPI输出格式标准化。我们整理了正确的KPI数据，每天、每周或其他固定期间，都以固定格式的版本，输出KPI数据。所有需要的管理者和员工，都能看得懂和方便的使用这些数据，关键不能造成误解。这样搭建的KPI体系，最终才能实现其存在的价值。

KPI其实就是PDCA循环中的C，我们拥有了ERP系统，有了运营过程量化的数据库，可以充分利用系统数据，反映真实的状况和问题，甚至是发现表层问题背后的真正原因，最终根据这些问题和原因，制定系统功能、流程规范、甚至是管理策略的调整和优化方案，实时的创造最适合的运营管理环境。

标准化的原则，暂且表述这些。从本质上讲，标准化，其实就是人与人交流和合作的前提。因为有了统一的意识和语言，人们才能合作；因为有了统一的货币，人们才有了交易；因为有了规范或默认的法则，社会才有了规则；因为有了体系的标准化，ERP体系才有了表现强大作用力的前提。这也是渺小的人类，能够统治庞大的地球的根源所在。所以，我们要重视标准，重视标准化原则。