您有没有这样做过,将本地的一个office文档保存到网络的共享服务器上,以便其他人可以看到它?但您能区分那些文件的作者是谁吗?您怎么能够知道是谁在什么时候修改了那些文件呢?这些问题曾经在我们中的许多人都提出过疑问,是什么导致了文件的丢失或数据的不完整。

我清楚的知道,在我的工作环境中,这种事情有时会发生的。尤其是针对存储在共享服务器中的文件,有几个人同时需要补充一些信息在这些文件上面。别的人在工作,但是你不知道究竟是谁,所以你没有办法要求他们关闭这些文件。我经常看到类似常见的问题,不知道哪里的文件被发送到电子邮件上面变成字符串,而周围的人包括你自己在每封邮件上面都有一个独特的版本。

有些公司认为,数据管理工作唯一重要的作用是有效的管理CAD数据,其实更好的控制与你相关的其它重要的文件,可以节省您更多的时间和金钱。据统计,所有数据中的30%的数据发生丢失,都归罪于人为产生的错误,如意外删除或硬件发生损坏。我们必须花费大量的时间寻找这些丢失的文件数据,并最终这些数据的最新版本和所有必要的信息,这将花费非常大的组织成本。那么,怎样才能建立一个安全的文档管理系统来帮助我们管理非CAD数据呢?下面是一些这方面的领域来给您提出一些建议:

1、强大而又综合的搜索功能。

利用功能强大的搜索工具,在windows资源管理器中快速查找整个数据库内的文件类型,并且确保这些文件类型是正确的。在多个数据类型中执行文件内容搜索(如CAD文件,微软的word文档,Excel电子表格,outlook电子邮件和图像文件等),或者在指定的范围内搜索标准文档并定位该文件(包括姓名,数据,数据源以及工作流状态等等)

2、版本和版本控制

1) 每一个人都一直使用修订流程和版本控制功能,以确保使用的文件始终是“正确的版本”。自定义文件命名和修改版本控制方案,维护文档的历史记录,保持文档的可追溯历史,并轻松的管理文档的版本,以避免代价高昂的制造误差与错误的修订工作相关联的错误情况发生。

2) 利用自动修订递增功能,消除人工任务,节省时间。使用系统内置的文件插件(“读和写”的属性信息文件)和自动化的工作流程引擎,可以在达到一定工作流程状态的时候,自动增量更新文件的属性信息。

3、集中存储和复制

创建并保持维护一个数据的位置和数据库,这样可以被世界各地的用户说访问并检索存储的文件。这种做法除了保留产品设计数据的安全备份外,还能确保文件存储的安全可靠,可以消除重复文件的信息,并且修改多个信息孤岛所产生的无法同步修改的问题。通过对数据库的复制,您可以直接从您的工作站获得访问本地文件夹的权限,而且根据实际需要,您还可以通过网络来维护或者检入检出这些文件。

4、与办公产品的集成

通过数据库内部操作,可以在用户界面中直接打开并运行Microsoft word、Excel和PowerPoint等文档。这样做大大简化了这些文件的工作,并方便了PDM系统及其其他部门带来效益。

5、创建和管理引用其他文件

很多时候,一个文件涉及到另一个类似的材料明细表的pdf文档或以Excel为基础的CAD模型的工作变更通知,一个强大的PDM系统将允许这些文件被应用到对方内部,当一个文件被浏览的时候,与之相关的其它文件信息可以很容易的被看到。

如果您认为这些功能将对您的企业有帮助,那么您关注一下SOLIDWORKS的SOLIDWORKS Enterprise PDM (EPDM). SOLIDWORKS Enterprise PDM 提供了一个独特的无缝集成的接口,连接到您的SOLIDWORKS设计工作流程以及您的其它重要的文件。SOLIDWORKS Enterprise PDM 也可以完美的与windows系统无缝集成。这将使得SOLIDWORKS和Microsoft office紧密联系,它很容易成为用户工作流程的一部分,而且几乎是透明的。

发表于: 2015-01-12 15:24 阅读(197) 评论(0) 收藏 好文推荐

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