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数据一旦变成信息,如何利用就成了一个迫切问题。


在中国搞信息化很久了,有一个很奇怪的感觉,就是如何利用信息强调来强调去,总是感觉不得其门而入,反到是信息安全几乎得到所有的人认同,现在除了网络安全,数据库加密技术,系统登录数字水印认证等系统外,现在又出了一个红红火火的文件加密市场,两三年时间,想做这个文件加密的公司数得出名字的都四五十家了。


我曾经遇到一个企业,他们营销人员抱怨:做大项目经常被用户问到方方面面的问题,很多问题在竞争环境下答得不好很可能中对手圈套。因此这个企业集中优势资源针对市场上方方面面的营销问题做了一个极具针对性的问答,每个回答都在分析问题所处不同环境,不同对手,不同潜台词后,给出针对性回答。


应该说这份资料是非常受业务人员欢迎的,但最后没有发布。原因很简单:一个老总质疑,这些东西集中了我们公司的全体智慧,很多说法给对手拿去了,如果有针对性反击我们,怎么办?


因为这个泄密的问题,这个文章就无法给最需要的人用,因为他们无论是否离职,都可能造成我们涉及商业机密的资料外泄。


当时还没有文件加密系统,如果有给文件加密,只能在授权电脑上看,用U盘复制出去也没有用。


所以现在很多企业老板非常欢迎这样的安全系统。用我的话说,这样的系统有两大好处:
第一、谁也不能把资料带到外面去给不应该给的人,因为给出去的文件都是密文,没有服务端程序解密都看不到;
第二、谁上班都不能干私活了,原因同上。


但我觉得信息利用首先要从共享开始。
互联网精神的核心,我的理解就是共享。共享可以激发思维,使大家在共同的平台上创造不重复的新内容,使原来的模式,构思,细节更臻完善,甚至是完美。


我总以为,在一个公司内部,特别是自诩为智力性公司,首先要信任自己的员工,相信大部分员工在文化教育引导下,在惩罚后果约束下,不会去做这样的事情。
其次我们让员工不能获得足够的信息,其实也是限制员工自我成长的空间,很多问题都是不同的人犯同样的错误,为什么总是这样呢?
这说明我们企业缺少好的共享机制,共享有用的资料,也要共享历史上常见失误,使自己能够参考别人的工作,站在巨人的肩膀上才能看得更高。
不仅仅如此,如果历史资料不完整,不准确,后来的人可能也无法借鉴,无法利用,甚至被误导。
还有一个问题,就算做到以上要求,也还有一个时效性的问题,所有有用的信息,必须考虑是否有时效性的问题。


所以我想信息管理有五句话,也就是所谓五原则:
在应该在的位置(归档)
在位置的信息总是对的(准确)
要用的人总能够方便获得(共享)
不该接触的人看不到(安全)
信息总是实时的(及时)


如果要管理信息,就把所有的数据按以上五个原则,逐个设计归档流程,归档目录,共享方法(ERP/PDM/OA/论坛/博客、邮件目录都是很好的共享方法),归档权限,归档时机,要管理好信息,不难。

发表于: 2007-04-20 22:19 秋叶 阅读(747) 评论(0) 收藏 好文推荐

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