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做PPT有两种情况,一种是有类似的PPT,然后在这个PPT基础上改进完善,大部分人做的PPT是这种类型。一种是没有先例,需要从无到有的搜集材料来制作,这种PPT最锻炼一个人的能力。假如在很短时间内做出从无到有做出这样的PPT,有没有窍门?

正好最近做完一个介绍慈善机构狮子会的PPT,这个PPT从接受任务到完工,刚好48小时,其实也不是花费大量时间在做,估计实际有效工作时间是24小时的工作量。让我们先看看整个事件的过程:

在3月23日 18:16 分免费午餐发起人@邓飞 发出一条微博:狮子会,一个传说中的神奇组织。我很想学习他们的先进经验,有无同学可以指导我呢?要是@秋叶语录 领一干高手做几十页PPT出来,善莫大焉。

3月23日 19:59分我注意到邓飞的微博,也发了一条微博:既然@邓飞 点名,我也不客气,谁报名和我配合下?我们一起做这个PPT?

用句时髦的话,这叫利用网络上很多人《认识盈余》的时间,组织非组织的资源完成有质量的工作,这就是拥有《信任代理》力量的人要创造的世界:《未来是湿的》。

其实邓飞也是这样做的,我也是这样做的。这是我作为一个职业项目经理的本能,必须能够在缺少资源的时候创造性解决问题,而不是抱怨。

密码一:当你的资源不够的时候,要善于借助外部资源的力量。

很快网络上有10多位朋友报名,以致我不得不在确定合作对象后赶紧删除了这条微博,我怕毛遂自荐的兄弟太多,我还来不及做PPT,先得响应报名私信去了。很快在报名者中,我注意到@刘健亮 同学也报名了,我立即决定选择他做合作对象。

之所以选择@刘健亮 同学,是因为很早我就关注到他经常做一些PPT作品,有的质量很高,有的尝试也不能算完全成功,但这是一个有才华的作品都能稳定产出的人,而且我曾经给他出过一些很简单的设计任务,他很乐意接受挑战,而且速度很快,即使这些作品最后没有发布,他也没有表现出抱怨。但是他的设计能力,工作效率,情商都已经在我心里挂了号。其实我在网上开始做#一页纸PPT#这个微群,出测试题,大家可能只想要我一句点评提高,但是对于我,我在非常冷静寻找下一个@刘健亮 同学,一旦我发现他才华所在,我会给一些任务继续考验他其它的方面,假如他真的足够优秀,通过几次合作,基本上他的PPT水平可以达到一个相当的高度。如果你有兴趣,你可以去这个微群看看(#一页纸PPT#微群地址:http://q.weibo.com/1104965),创立不到三天,已经有450个人加入,而且表现出设计才华的人非常多,但是能否表现出稳定性,还有效率的人,还需要更大的作品来观察。

另外小刘既然主动报名,说明他有时间可以和我合作,我手头高手很多,但不能恰好个个都有空档,而我呢,其实日程也超级满,也无法全力去做一个PPT,他能加入太好了,这也是我考虑合作伙伴的一个重要因素。

密码二:选择一个合作伙伴,要兼顾能力,稳定性和心态,还有时间可利用度。

在确定和小刘合作后,大概是晚上8点钟,我们恰好都在外面有事,然后我和他立即通过私信对话:

3月23日 20:08:发给刘健亮 :这个我愿意你来做,你先拟个提纲我看看,晚上就定下框架   你看如何?邓飞影响力很大,他既然点名找我,我虽然忙死,还是得接。

3月23日 20:11 :刘健亮 :我觉得挺好的,但是具体做什么样PPT呢,关于狮子会的介绍还是?我是第一次听说这个组织,刚通过百度百科有了初次印象。(我喜欢遇到问题先百度谷歌的人)

3月23日 20:15:发给刘健亮 :你想个提纲,20页的,我等下回来给你改,也让你看看我的工作方式。

3月23日 20:16 :刘健亮 :好的,我构思下

这段对话其实透露很多信息,第一我是个立即行动的人,一旦确定要做,我会马上推进,不要等人热情冷却后再动手。

密码三:假如事情的方向是明确的,业务也是相对熟悉的领域,那么让事情得到进展的最佳方法是有效地行动,而不是完美地思考。

我们的对话还在继续

3月23日 20:16:你确定了我发合作消息,周一早上结束如何?

3月23日 20:17:刘健亮 :可以,大家赶一下吧

其实后来我还给小刘说过一句话,我建议他争取周日结束,我告诉他一个项目越拖越累,必须建立时间止损点。

密码四:在确定行动之前,先为自己的行动建立一个明确的里程碑预期,然后全力以赴。

当然,PPT还没有开始,你们应该注意到,我的要求是让小刘做提纲,而不是PPT,我希望他在走路回寝室的时候开始构思,我并不指望他构思出完美的提纲,但我需要他进入思考的状态,而我也在回家的士上紧急构思提纲。

3月23日 21:51:我已经回到家,并通过QQ给小刘发去了我的第一版提纲,当时是20页的设计构思,计划回答邓飞的核心问题:狮子会是如何做慈善的?

1、封面:

2、什么是国际狮子会(英文定义和会徽)

3、狮子会能帮助谁?

4、谁成立了狮子会?(奠基人背景)

5、狮子会发展历程(时间轴)

6、狮子会在全球分布(地图)

7、狮子会的经典慈善项目(3~5个)

8、狮子会的运作模式(模式,特色,创新)

9、狮子会的资金来源渠道、项目捐助、财务监督、义工征集、本地政府合作、国际合作等模式)

10、狮子会在大陆

11、我们可以学习狮子会的什么?对比狮子会,我们国家慈善机构差距在哪里?

11、如何联系狮子会?(做义工?)

12、如何捐助狮子会?

在做这个提纲时,我对狮子会还是一无所知,这种一无所知的状态恰好帮助我猜测一个一无所知的人要系统了解一个组织的问题,围绕这些问题设计提纲,就轻松了。

3月23日 21:55:小刘同学看到提纲,并回复我:我觉得还是挺全面的,要不我今晚围绕这提纲做个初稿?整个提纲思维挺紧凑的,我晚上搜下资料。

现在知道为什么我喜欢小刘同学了吧?悟性和行动力的完美结合,又有年轻人特别能战斗的能量。

不过这里也透露我做PPT的习惯,在我的书《说服力-工作型PPT该这样做》里面也系统完整解释过的方法,可惜很多人根本就不看到这点精华,满书去找什么技巧,然后抱怨,我是一个初手,我需要更能解决问题的内容,当你抛弃你的大脑时,什么解决问题的东西到你手上都是废物。

密码五:在设计一个PPT时,要围绕思路选择材料,而不是让材料绑架你的思路和设计。

很快,第二天早**收到小刘的的QQ,8点27分,他已经完成初稿提纲设计。我立即查看他的初稿,主要是提纲对应的材料,依据实际找到的材料,我重新调整了提纲。

1、封面:

2、什么是国际狮子会(英文定义和会徽)+宗旨+狮子会在全球分布(地图)

3、狮子会能帮助谁?

4、谁成立了狮子会?(奠基人背景)+狮子会发展历程(时间轴)

5、狮子会的经典慈善项目—视觉第一计划

6、狮子会的经典慈善项目—和平海报计划

7、狮子会的经典慈善项目—其它公益活动

8、狮子会的运作模式(参与式慈善模式,特色,创新点、资金来源渠道、项目捐助、财务监督、义工征集、本地政府合作、国际合作等模式)

9、狮子会在大陆的发展(地图)

10、如何联系狮子会?

小刘还建议:我打算做成纵向,A4大小,像一本书,你感觉如何?

我说:很好,很厚重,像宣传册很好。

小刘说:行,我先构思下设计 ,这时是3月24号 8:42分。

我们这段对话其实体现了三点信息,第一发现素材搜集和我们开始预期有差距,这个时候我们的反应是立即调整大纲;第二我们在做大纲时开始寻找各种细化设计的素材,而不是用找到的材料去做设计;第三,一开始我们就考虑版式和风格的问题,而不是等堆积了足够的五花八门的材料才去做美化,那样只会让自己变得混乱和痛苦不堪。

密码六:在设计一个PPT时,要先确定风格,然后有意用某一种风格驾驭整个PPT的材料美化和细节处理,而非迁就一些所谓的好材料去设计。

到3月24号晚上17点49分的时候,小刘的作品过来了,我不知道在这11个小时里面,他花费了多少时间设计,我猜应该是连续作战了10个小时吧。

这个版本相当不错,但是内容还略微单薄了点,有的地方适合演讲,有的地方文字又太多,而且不够经典,而我期望得到的是一份适合阅读又能有点内涵的PPT,这就需要调整一些设计和材料补充。

但到这里,小刘已经完美完成了他的工作,他的设计版本给我足够多的灵感来完善,如果你有兴趣不妨看看他的第一稿微盘下载:http://vdisk.weibo.com/s/3xP9C

事实上,24号我接到稿件我什么也没有做,我把它放在一边,第二天一早给几个朋友征求意见,我就忙我的事情,主要是陪老婆散步,整理一些PPT资料,写学校领导要求的教学团队项目任务书,写学校领导要求的合作小论文3000字(包括画图),还顺便把周一要发起的话题微群开通,并发了两百个邀请(#一页纸PPT#微群地址:http://q.weibo.com/1104965)...

一直到下午5点,我才开始动手了。大概到晚上七点10分,我完工了最终的版本。

这个版本我自己也觉得满意,给几个朋友看,都说好。

这个时候离我看到邓飞发微博的时间,还不到48小时。

这个版本的下载地址在:http://weibo.com/1280110097/ybOgypeJV

密码七:当你已经长时间投入一项工作时,不妨放一放,做点别的事情,思维在不同领域跨界时,也是灵感积累时。

前后两个版本到底发生了哪些变化,有心的朋友下载后仔细对比,你会发现很多所谓PPT高手的思考逻辑,我就不一一贴图了,对于希望辛苦我而让自己变得便利的人类,我基本上是不抱有太大希望的,那不是能成长为高手的路。

我只是可以肯定告诉你,每个看过两个版本的人,都说这是非常有价值的学习。我希望和我合作的小刘,也因为这份修改得到提升,那么这份辛苦,就有更多的价值。坦率讲,我的所有修改,小刘看后一定是收获最大的人,因为他动手了,没有动手的人和动手的人对同一个话题的理解深度是完全不同的。

第一稿微盘下载:http://vdisk.weibo.com/s/3xP9C

第二稿微盘下载:http://weibo.com/1280110097/ybOgypeJV

最后一个建议:认真研究高手的每一页设计前后的变化,从中领悟自己的心得体会,然后立即找机会去模仿。

感谢你耐心看到最后,我想说的是,其实我手上还有四个公益项目的PPT要做,没有回报,你来玩吗?

或者,你就是下一个@刘健亮 

那么先加入微群参加#一页纸PPT#活动,我会来观察你的:http://q.weibo.com/1104965

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发表于: 2012-03-28 08:48 阅读(1901) 评论(0) 收藏 好文推荐

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