敬惜业务管理系统简介(三)--典型操作

取任务开始执行
当有任务达到用户的某个角色时,在左侧快捷功能区的角色列表的相应角色条目将提示用户有任务到达,用户点击该标记,则主工作面区即切换到“正在做的事情”页面。
注意:如果用户已经取到了一个任务正在执行,则不允许再取一个新的任务,系统会弹出一个告警窗口以向用户说明当前有任务正在执行不允许取新的任务。
在主页面切换的同时,左侧快捷功能区的“正在做的任务”的说明栏目也将持续显示关于正在做的事情的简短说明,同时在任何其它页面点击该说明也是将主工作区快速切换回“正在做的事情”页面的快捷方式。此外,从该角色的任务队列取任务也将自动把用户的当前角色切换到此角色,用户的当前角色将在角色区的上方显示出来。用户也可以随时通过点击角色列表中的角色名称来切换自己的当前角色,也便于工作时灵活的访问系统资源(因为资源的访问和角色的权限密切相关)。
对于当前任务,用户除了按照系统在“SOP信息”栏目中提示的标准操作序列进行工作以外,还可以在“信息提示板”栏目下查看其他同事在流转本任务时添加的说明信息,也可以添加自己认为应该需要提醒后继的同事的说明。
在“时间状态栏目”下显示了该任务按规定应该完成的时间以提醒用户注意保持工作节奏,如果激发本任务的流程定义了时间控制功能的话,则超时以后在左侧快捷功能区的“正在做的任务”栏目下代表时间状态的图标也会发生变化。
如果当前的任务在执行过程中由于各种原因无法继续执行下去,用户可以将其暂时挂起,我们强烈建议用户在挂起任务的时候,应该给于尽量详细的挂起原因的说明以便于其他同事和管理者及时掌握。
当任务完成后,根据任务定义的不同,如果有可选的任务分支,则系统会显示后继任务的列表,用户选择其一使得流程流转,如果没有可选分支,可系统显示一个完成按钮。
用户结束当前任务的执行后,“正在做的事情”页面将被刷新,不再显示上述信息,以等待下一任务的到达。

挂起任务的管理
用户随时点击页面上方的主菜单栏中的“挂起的任务”就可进入“被挂起的任务”页面来管理被用户自己挂起的任务。本页面只罗列用户在“正在做的事情”页面挂起的任务,如果用户具有工作面的管理权限,在工作面流程管理页面中挂起的任务不会出现在此页面中。但管理者在流程管理页面中的管理操作会影响到本页面中的任务,即如果管理者恢复了一个任务,则挂起该任务的用户的“挂起的任务”列表中也会清除该任务,该任务会被重新安排进入相应的角色队列向用户发出任务到达指示。
用户根据工作的需要,可以选择恢复或取消该任务的执行,如果是恢复该任务,则该任务会被重新安排进入相应的角色队列向用户发出任务到达指示,一般就是用户自己继续未完成的处理。
注意:如果在任务挂起过程中角色与员工的映射关系发生了变化,则恢复后的任务不一定就继续由原用户执行。最典型的情况就是代班的员工挂起了一个任务,当被代班的用户回到工作岗位以后,取消了这种临时的代替,则恢复该任务后,任务将送达被代班的用户来执行。
如果任务被取消,我们建议最好增加取消原因的详细说明,以便于日后的跟踪检讨。任务被取消以后,激发该任务的流程由于无法继续流转也将被自动挂起,同时会向工作面的管理者发送一个系统消息以告知该情况。管理者可以通过在工作面的“实例管理”页面中将该流程强制取消来撤销该流程的存在。

快速启动一个流程
当用户需要频繁启动某个流程的时候,比如报销,就不必按照通常的:进入流程所在工作面->进入“流程管理”页面->找到相应的流程->点击执行这样一个比较麻烦的过程了,用户可以在“流程管理”页面中将相应的流程添加为“常做的事情”,并增加一个简短的说明,这样该流程就会以快捷方式出现在左侧快捷功能区的“常做的事情”栏目下,用户以后在任何时候只要点击一下该条目,就会直接进入该流程的启动页面,而且也不必切换当前角色为启动该流程所需要的角色。因为人们总是对新鲜的事情更有兴趣,所以常做的事情通常是按加入顺序先后排序的,用户可以自己调整这个列表的顺序。
注意:用户在添加常做的事情的时候,必须将当前角色切换为执行该流程时所应该使用的角色,否则由于不同的角色具有不同的权限控制的问题,可能会造成该流程无法正常启动,这样也只需简单删除该事项再添加一次即可。
注意:当用户不再需要常做此事以后,应当及时删除该条目,因为用户登录时会初始化该区域,所以和右侧的“我关注的事情”一样,如果过多,可能会让用户登录的等待时间稍长一点。

关注一个事情
右侧区域是用户关注事情的列表,系统用一个图标和一两行简短的说明表示了用户关注的事情,当该事情(一个流程)发生变化的时候,如延误、挂起、恢复、取消等等,用户不必过多分心就能以一种一目了然的方式得到及时的通知。
由于担心不受管制的“被关注”会造成对用户正常工作的干扰,所以目前系统只针对自己发起的流程对发起者提供 “自动关注”功能,未来会考虑以何种可控的方式向用户开放“共享关注”的功能。
注意:当用户不再关注此事以后,应当及时删除该条目,因为用户登录时会初始化该区域,所以和左侧的“常做的事情”一样,如果过多,可能会让用户登录的等待时间稍长一点。

对于一般的用户来说,日常所需要的操作就是这几个,这也是系统设计所遵循的原则:精心设计、及时调整、简单执行。

管理者可能需要的操作会多几个,主要是管理方面的需要:
把一个角色和某个员工关联起来
用户点击左侧快捷功能区中自己担任管理者角色后面的工作面说明,就是快速的将主工作区切换到该工作面的展示页面,点击“人员管理”页面,就可以看到本部门的所有员工情况,上级部门的HR(人事管理专用角色类型)可以通过本页面将相应的员工分配到本工作面(部门)。
在工作面的页面下,点击“角色管理”,就会罗列出本工作面所有的角色列表,点击相应的角色名称,就是进入该角色的管理页面。其中显示了本角色目前所对应的员工,以及本工作面的所有员工列表。对于已经映射的角色-员工,可以解除映射,对于需要重新映射的某个员工,点击其后的“映射”按钮就实现了角色-员工的映射。
给员工添加了角色映射后,其左侧快捷功能区的角色列表区中就会出现相应的角色,此后相关的任务(包括目前角色队列中已有的任务)都会开始向该员工进行调度。解除映射后,该角色也会自动被清除,已安排给该员工的任务通知都会被撤销,但当前正在执行中的任务仍保留给该用户继续完成,当然该用户也可以直接将其挂起在新的员工接手后再恢复给新的员工执行。
注意:由于目前尚不考虑支持轮班调度,所以所有的角色任务安排其实都是一对一的,也就是一个角色只能对应一个员工,两个以上的员工永远都只有一个能接收到任务,所以目前不必为一个角色安排多个员工。在后继版本中,当系统的应用扩大到服务、生产等领域的时候,我们会开放对轮班的支持。

临时替班
员工可能外出办事、休假、病假等等,但事务又比较紧急,需要立刻流转下去,但从管理的角度又不希望绕开正常流程,以例外的形式来处理,所以我们在通常的“固定”的角色映射(即上述的一对一映射)之外,还提供了一个“临时”映射用于解决该问题。
在角色管理页面的通常的“固定”映射下面,有一个输入框,输入员工号码,在当前已经映射了的员工说明后面有一个“增加临时代替者”的按钮,点击后就完成了“临时”映射的操作。
临时映射其实和固定映射的表现是一样的,所有被代替者的工作都被系统自动调度给了代替者,而且代替者的左侧快捷功能区中的角色列表中也会出现该角色的条目。区别只在于解除该映射的权限:固定映射的添加、删除都必须是工作面的管理者;而临时映射的添加需要工作面的管理者,但解除则代替者和被代替者都可以。这主要是考虑到角色-员工的映射代表了工作的安排与职责的转移,所以由管理者来执行代表了组织对其工作的安排的正式认可,如果工作中出现了偏差,也是由组织来管理,所以映射的添加绝对要经过组织程序的认可与授权。但临时映射毕竟是应急所使用,是非正式的,所以一旦恢复正常或完成了紧急情况下的必要操作,就可以由当事人直接终止这种非正式的映射关系,而不必再走正式的组织程序。

对所有正在办理的事情进行管理
对部门(工作面)来说,其工作就是一个个流程,部门中各个员工就是通过一个个流程把他们串起来、组织起来、协作起来的,所以对于管理者来说,主要的一个工作就是对本部门中所有的流程进行管理:是否需要暂停一下、是否需要重新执行、是否需要取消其执行、查看其进度情况等等。点击工作面管理页面下的二级子菜单“实例管理”,就可以完成这些工作。
本页面除了简短的说明了实例的描述信息和当前状态以外,为管理者提供了恢复、挂起、取消等操作,我们建议执行这些操作的时候应当给出一个比较详细的说明,因为挂起、取消操作都会立刻终止当前正在执行的任务,系统会把该说明通知到正在执行的员工,如果说明比较详细,能得到员工充分的理解,避免士气的低落。
员工的任务实例也可以通过本页面得以管理,但由于这是管理者直接干预了员工的工作,所以操作前应当慎重。
注意:挂起是暂停执行,是可以得到恢复的,以前的工作、努力和成本还是可以得到回收的;而取消则意味着该流程的消灭,是无法恢复的,但后继的损失则可以避免掉,所以应当明确了解这两种操作的不同根据具体情况来使用。

启动一个流程
除了使用左侧快捷功能区中“常做的事情”快速启动流程以外,一般的流程启动都是通过工作面下的“流程管理”页面进行的,进入该页面后,会得到一个所有流程的列表,可以点击查看,也可以点击“执行”进入流程启动页面,输入必要的流程启动提示信息后就可以开始执行一个流程。
注意:流程的查看和启动都需要必要的权限,所以在启动流程前,应当了解启动该流程所需要的权限,以及确保自己已经将当前角色切换到了相应的角色。

查看报表
报表系统主要分布在工作面管理及其下级子页面中,在“工作面管理”页面中可以查看;流程实例报表、任务实例报表、员工报表;在“流程管理”页面中可以查看该流程的实例报表;在“人员管理”页面中可以查看员工的角色报表和工作报表。在流程实例报表中还可以进一步查看挂起的和正在执行中的任务实例报表,在员工的工作报表中也可以进一步查看其挂起的和等待中的任务实例报表。这些报表提供了丰富的信息,可以让管理者全面了解本工作面的工作状态。
注意:报表系统可以产生强大的压力,在一个气氛友好、竞争不甚激烈的工作场合,同事之间可以相互通过报表系统了解部门情况和同事的情况,能产生比较好自我管理、积极协作的氛围;但如果是在一个竞争非常激烈的工作场合,这些丰富的信息可以会加剧内部竞争。所以信息丰富的报表系统是一把双刃剑,管理者必须小心使用。经过仔细权衡,我们目前只开放了这九种报表,而且对报表的访问权限未做限制,因为我们认为对于目前并未将信息系统作为一个关键价值环节的中小企业来说,信息开放所带来的好处还是大于其危害的。但未来,随着应用的深化和报表系统可以提供的信息进一步丰富,报表系统一方面会提供适当的权限进行访问控制,一方面会对信息种类进行切分,也就是说,未来的报表系统既要控制使用、也可以灵活组合、多形式呈现,以便于管理者和员工快速明了当前态势。

时间管控
业务处理中很重要的一个方面就是时间的管控,由于担心用户自行操作会造成时间管控功能失效,所以目前该功能由系统自行管理,用户只能通过流程设计决定是否针对该流程启用“时间管理”功能。
系统目前所提供的时间管控功能主要是流程和任务的时间消耗跟踪,时间消耗超出给定范围后,系统会自动向所有参与者发生警告,包括在右侧“我关注的事情”栏目中修改状态图标、正在执行任务的员工的左侧“正在做的任务”条目下的状态图标,以及报表系统中所有相关的报表工具都会察知该问题。
任务的时间消耗只存在一个是否超出标准操作序列(SOP)定义的问题,因为SOP中的定义应当就是通常情况下所需的时间,超出标准时间的都算是例外时间,计入任务所在的流程超时缓冲中;流程的时间消耗则需要同时考虑流程中所有任务、子流程所累计的超时时间,根据任务达成度和流程总时间缓冲两者之间的动态比例关系进行换算,尽量在缓冲尚未超出前就发出警报,并采取逐步升级的方式形成一个压力“场”,一方面促进所有参与者加快处理速度,一方面提醒管理者视情况提前准备应急预案。
注意:由于时间管理涉及到循环操作、假日时间如何计算等问题,目前时间管控功能的应用范围还受到极大的限制,在后继版本中我们会逐步解决这些问题。
时间管理还涉及到一个任务何时调度的问题,由于任务的执行与否,涉及到员工负荷、工作时间段的配置与协调、资源是否充分、条件是否具备等等一系列问题,而由于目前敬惜业务管理系统尚不能提供数据处理功能,所以对于任务调度所需要的很多决策条件无法探知,因此系统目前采用的就是简单的“立刻调度”策略,即任务到达就立刻安排给用户来执行。在后继版本支持数据处理以后,我们就可以提供“按需调度”策略和“计划调度”策略的功能,以提高业务运作的资源利用效率。这两种策略也是完善时间管理功能所必须的。

 

发表于: 2010-12-27 11:40 徐晓轶 阅读(441) 评论(0) 收藏 好文推荐

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