敬惜业务管理系统简介(二)--功能介绍

登录敬惜业务管理系统后,页面主要由四部分组成:
上部主要是一些栏目分布和信息服务功能区;

左侧是快捷功能区,该区主要包括当前正在执行的工作条目和状态标识,在任何时候只要点击该工作名即会将主工作区切回“正在做的事情”页面以继续工作。如果当前正在执行的工作启用了时间管控功能(在流程定义中指定),则状态标识将会实时向工作人员显示当然工作是否已经超时,如果该任务所属的流程已经出现超时,该标识也会有所反应以产生一定的压力提醒工作人员加快任务的处理。该区还包括有用户所拥有的所有角色列表,本系统的主体同时包括企业和个人,所以个人加入不同组织、在同一个组织中的不同部门任职都会产生不同的角色,所以角色列表的第一个用处就是便于用户在不同角色之间快速切换。为了保持业务运营的稳定,系统所有的资源分配、工作安排都是基于角色来实现的,所以对于拥有多个角色的用户来说,不同的工作可能需要不同的角色来完成,这种切换就可以很方便的在左侧快捷区完成。系统对任务的调度也是根据角色来实现的,当相应的角色被安排了任务后,即会发出实时的通知,告知该员工有任务到达,而该员工一个点击就可以取到任务按照系统现实出来的标准操作序列来完成工作。角色区还同时提供了角色所在部门和组织的简单说明以便于用户识别,同时点击也就是进行查看相应的部门信息或组织信息。此外,该区还拥有一个常做事情的列表,用于用户快速启动其经常执行的流程。

右侧是关注事项区。该区提供了客户启动的流程或是关心的流程情况的实时的跟踪查看,对于每一个条目都提供了一个简洁的当前状态标识,如果该流程的执行出现了延误、执行不下去等等都会实时显示在所有关心该事情的其它用户那里,而如果状态不发生变化也可不必时时询问,最多点击一下就能看到当然情况的最新变动。

中间是主工作区,主要栏目包括:
正在做的事情
该页面包括:任务描述:对任务的简短说明,包括任务名、任务描述、正在执行的任务的实例号等,任务的实例号是本次正在执行的任务的标识符;
流程描述:任务必须由某个流程所激发,这里就是对激发本任务的流程进行简短的说明,包括流程名、流程描述、流程发起时发起者输入的关于该流程的一些简单说明以及流程发起的时间;
SOP信息:是本流程所制定的标准操作序列的信息,包括名称和预定的操作时间,这里的预定操作时间应该就是一般情况下该任务的执行时间,不应该考虑接电话、被其它人打断等等意外情况,这主要是出于 “目标会自动被实现”的考虑,设置一个合理的时间以督促员工专心工作,而不可避免的意外所导致的延时将被汇总到流程的总延时中进行统一的处理。当然,前提条件是启用了时间管理功能;
时间状态:包括该任务从任务队列被该员工取出的时间和按SOP规定所应当完成的时间,如果启用了时间管理功能的则超时后,左侧快捷功能区的当前任务状态就是发生变化以提醒该员工应当加快工作了,不管是否启用了时间管理功能,任务超时都会被报表系统所察觉并在相应报表的用时情况一栏中反应出来;
信息提示板:流程在流转的过程中,可能需要附加一些针对该流程处理环节的特殊说明,这些说明就可以通过此处的信息提示板向所有参与该流程的员工显示出来,员工在任务处理过程需要提示同事的信息就可以在下方的“添加提示信息”中输入,点击添加后就可以很方便的显示给其它同事了。所有添加的提示信息都会附带一个添加者的名称、添加时的角色和时间的说明;
挂起的原因:当任务由于某些情况执行不下去的时候,可以暂时被挂起。挂起就是先暂停当然任务的执行,等待条件合适时继续执行或者实在无法满足而取消该任务。系统预设了三种原因:管理需要、资源不足、信息不足等,应当尽量注明挂起的原因,因为这个原因同样会反映到报表系统中,详细的原因可以便于其它同事和领导一目了然不必再费心费力的过问;
完成:当任务执行完毕,就需要立刻结束该任务的执行。根据任务的定义不同,其结束形式也有两种,一种是直接结束以执行所有的后继任务(包括子流程),一种是根据实际情况在后继任务中选择其一来执行。

挂起的任务
该页面将罗列所有被该员工挂起的任务。一般来说,任务可以被执行者或是出于管理的原因由部门管理者挂起,执行者挂起的任务被罗列于此,一个部门所有还没有结束的流程与任务都会出现在工作面(部门)的实例管理页面中,管理者可通过该页面对整个部门的任务进行管理。
任务的信息将被仔细现实在该列表中,同时执行者对这些任务可以进行两种管理操作:在条件满足时恢复其执行;该任务无法继续下去时取消该任务。任务的恢复将使其重新被放入任务队列中根据任务的优先级进行排队而不会取代当然的任务。而任务的取消则是比较严重的事件,会导致激发本任务的流程被挂起,从而提醒管理者出现了一个严重事件,因为一个任务执行不下去了,会导致其它同事的努力都白费了,所以如果需要取消该流程(任务的取消将导致流程无法流转),最好由管理者来完成。

工作面管理
工作面类似于组织中的部门,是系统的一个核心概念和中枢,之所以不使用部门是因为大多数情况下我们都把部门理解为一个组织上的概念,而在系统中,工作面是资源、人员、功能、信息的集合体,各种单独的管理功能要通过工作面这个概念衔接起来,所有的报表系统也都是通过工作面来呈现出来的。
工作面:
本页面主要是显示工作面的名称、说明等,名称最好是一个简短的快捷称谓,说明可以是部门的全名,这样比较便于系统显示,因为系统希望在一目了然的情况提供的尽可能多的信息,所以名称过长可能会导致信息的显示出现不全。号码是系统的内部标识,用户不必关心。独立与否属于对工作面性质的区分,因为企业内部总会出现一些非正式的组织,如小组、分管领导等等,作为一个通用系统很难通用处理正式部门和非正式组织之间的关系,所以我们对部门性质进行了区分,独立的工作面可以等同于一个正式的部门,而非独立的工作面是依托于一个正式部门的非正式组织,这样来实现系统的统一处理。
本页面可以呈现三种报表:所有的流程实例报表、所有的任务实例报表和所有的人员报表。实例可以理解为流程或任务的一次实际执行,两种实例报表都会显示名称、描述、状态、开始时间、预定结束时间、实际结束时间、实际的用时情况等等,流程实例报表还提供了流程中正在执行的子任务和挂起的子任务数的信息,当这两个数字不为0的时候,点击这两个数字还可能进一步查看相应的子任务情况的报表。这两种实例报表都提供了时间范围的选择,可供选择的时间范围包括:本周、上周、本月、上月、本季度、上季度、本年、上年。而人员报表除了提供了员工姓名、说明等信息之外,还提供了当前角色、正在执行的任务、挂起任务数、等待执行任务数、是否登录、登录位置等信息,和流程报表相似,如果挂起任务数和等待执行任务数大于0,点击也会展示相应的任务情况报表。
流程:
流程页面罗列了本流程中所定义的所有流程的情况,用户可以点击去查看详细的流程定义、可以发起执行该流程、可以查看该流程的实例报表,当然如果用户的权限足够的话,还可以创建新的任务、新的流程或是删除一个已有的流程。流程属于企业专有知识,代表了企业是如何处理某件事情的,虽然敬惜业务管理系统目前主要提供对日常事务的处理,这些流程基本上都是事务性的、简单性的、重复性的,原则上最好是同一部门、同一企业的同事都能够看到,以便于相互理解、相互协作,但系统依然对所有的流程提供了两种管控权限的设置,一是查看流程的权限、一是执行流程的权限,相关说明在流程显示页面的进行详细的说明。而对于流程、任务的创建、定义、修改和删除已经超出了日常管理的范畴,属于企业设计领域,所以这部分的权限是专门授予企业顾问来执行的。流程实例报表同样可以提供8种时间范围以便于管理者使用。
角色:
角色页面比较简单,只是罗列了该工作面的所有角色,并为企业顾问提供了删除的入口,关于角色的说明请参见角色部分。
实例:
该页面详细罗列了本工作面所有当前尚未结束的流程实例和任务实例,列表首先仔细显示了所有实例的信息,包括名称和说明、当前状态和相应的类型以及实例号,为了避免流程的名称、说明等字数太多会干扰用户查看,点击后将弹出一个信息窗口以显示上述所有信息。所有的实例都包括六种状态:刚刚创建、排队中、已运行、已挂起、已取消、已结束,其中刚刚创建是一个初始化的状态,表示实例刚刚创建完成,尚未完全准备好,一般情况下用户是不会看到这种状态的实例的,如果看到多数情况下是任务或流程的定义出现了问题;排队中是指实例已经准备就绪等待被调度执行,流程一般都是直接进入运行状态,任务则表示此时已经进入用户角色队列进行排队等待用户取出执行;已运行是指该实例已经被用户取得,正在处理中;已挂起表示该任务继续执行的条件尚不具备,暂时被停止执行,任务的挂起并不意味着就是一个严重的问题,有时甚至是管理上的需要,所以任务的挂起执行者也是可能自行管理的,但挂起的任务在报表系统中有多处会被检查到,以避免用户随意挂起任务;已取消是指该任务或流程无法执行下去了,为了避免持续的损失而将该实例取消不再执行;已结束是该实例按任务或流程的定义正常执行完毕,任务的执行完毕是用户到“当前正在执行”的页面点击了完成或是下一步的后实现的,而流程的执行完毕是流程中结束节点被调度而实现的。
所以,此处所罗列的实例是本工作面中除了已取消、已结束这两种状态以外的所有实例。对于已取消、已结束的实例如果需要追溯其信息则通过相应的实例报表即可查看,对于每个实例的每个步骤系统都进行了记录,但由于信息量过于巨大,目前尚不开放相应的状态跟踪报表。
除了实例的查看,本页面对工作面的管理者还提供了相应的控制功能:实例的挂起、恢复、取消,和个人的挂起、取消一样,我们建议最好详细说明相应的原因,因为这个原因会立刻跟随实例状态变化通知立刻发送到正在执行该实例的所有相关员工,详细的原因说明有助于员工的理解和支持。
人员:
本页面同时罗列了本工作面的所有员工和下级工作面(部门)。对于员工可以点击查看其个人的信息,主要还提供了两种报表:其个人的角色报表,详细罗列了该员工所加入的每个组织、工作面、其间的角色和各角色所执行的任务,便于员工和管理者快速掌握该员工的责任范围;员工个人的工作报表,详细罗列了该员工所执行以及被指派的工作情况,同样提供了8种时间范围,以便于管理者快速掌握该员工的工作量。此外,如果管理上需要,也可以将该员工从本工作面退用,由于个人可以参与多个组织、多个工作面、多个角色,所以此处的退用其实只是从本工作面将该员工删除,并不影响其它,首先应当将其角色列表中和本工作面相关的所有角色和该员工的映射关系解除,子工作面中也应将其删除才完成了真正的退用,当然组织退工不需要这么麻烦,系统会自动完成所有工作面的删除。
子工作面列表只是罗列了所有的下级工作面,点击后进入其管理界面。
本页面还完成了将员工向下级工作面分配的功能,由于个人可能参与多个工作面、多个角色,所以分配不会导致该员工从本工作面消失。

流程管理
流程的信息除了通常的名称、说明之外,首先就是输入类型,输入类型包括两种,一种是所有的前驱任务必须都完成才执行,简称为与输入型;一种是有一个前驱任务执行完就执行,简称为或输入型。这些类型属于设计流程时根据企业时间情况进行选择的需要,客户一般不需要了解。
重要程度:企业内不是所有的工作都一样重要的,但对于具体的员工来说是分不清的,他们只能根据自己的感觉、领导的关照等等来判断先执行谁后执行谁,这样还是摆脱了不了人为因素的干扰,我们认为为了降低用工成本和现场的人为因素的干扰,对待任务的执行应当遵循:精心设计、及时调整、简单执行的原则。事情该如何做、该以什么样的顺序先后执行都必须由管理者在顾问的帮助下精心的规划和设计,不太清楚或业务发生了变化应当立刻调整以跟上业务的需要,而对于具体的执行者,就是有任务了就去取然后按照系统提示来做就行了。所以,我们在此列出了流程的五种优先级,由设计人员根据需要进行调整。应当说明的是,实际上当执行者去取任务的时候,这个任务的优先级是考虑了多种情况后的一个综合优先级,目前所考虑的因素包括:流程的优先级、任务的优先级、发起人的优先级、管理者是否人为的提升了优先级以及流程嵌套的数量。
下面是两个和流程相关的权限:可以查看流程的角色类型和可以执行流程的角色类型。关于角色的说明请参见角色部分。
是否和父流程同步:由于流程也可以作为一个子流程被其它流程嵌套,所以就存在一个父流程被终止、挂起等管理动作的时候,本流程是否跟随的问题,有的流程不允许中断,否则会造成巨大损失,有的流程最好立刻终止以避免继续“失血”,所以系统把具体情况的判断交给了现场的设计人员,由他们来决定本流程是否跟随父流程的动作。
下面的两张表罗列了流程的子节点以及相应的流转关系,由于在敬惜业务管理系统中,流程是可以被自定义的,所以不存在一个可以预先画好的流程图,而且由于web技术的限制,对于流程图中各节点的点击情况也很难跟踪到,所以我们目前只提供了列表形式的流程流转关系表示,但毕竟还不够直观,在后继版本我们将同时提供两种表达方式以便于用户理解流程。
用户可以点击子节点来进一步查看任务或子流程的定义。在本页面,我们同时还为顾问提供了流程的编辑功能,但对于一般的用户都是不可见的。
流程还具有时间管控功能,但对流程的定义相应的有一定的要求,主要是流程不能有循环,否则流程的最大执行时间就不可以准确预定。

任务管理
任务在输入类型、重要程度方面和流程是一样的,其不同的有两个地方,一个是每个任务需要指定一个角色来完成该任务、一个是每个任务需要一个标准操作序列来指明该任务应当完成的工作内容,SOP将被显示给用户。

SOP管理
标准操作序列(SOP)主要包括三部分:操作序列本身的内容、完成本操作在一般情况下所需要的时间、以及是否可以选择后继任务。

角色管理
角色在敬惜业务管理系统中也是一个非常重要的概念,由于人员会有流动,所以系统最基本的管理单元就是角色而不是个人,所以角色在系统中一方面是资源访问的控制单元,一方面是任务调度的节点。从信息系统的角度来看,系统中由于存在两种资源,一是系统本身的资源,如流程、任务、工作面等等,一是客户企业本身的资源,如订单、存货、应收应付等,所以其实是需要两种角色来分别进行访问控制的。由于目前敬惜业务管理系统尚不提供数据处理功能,所以系统中目前只存在系统资源的访问控制问题。角色类型就是用于对系统资源访问进行控制的权限设定,我们一般将系统资源的访问简单概括为:监视、控制、调整,那么对于系统资源的调整由于需要对敬惜业务管理系统本身非常熟悉和了解,对于一般的客户可能会比较麻烦,所以一般的使用者其实是不具备调整权限的,我们单独设置了一个顾问的角色类型来完成对系统资源的调整职能;一般来说,在一个工作面的范围内,经理具有监视、控制的全权,助理具有监视的权力,其它人根据设定具备最普通的权限,人力资源和文宣是特定用于组织运作,如添加用户、退工、修改组织对外宣传、广告等职能,对内基本等同于其它。需要注意的是,由于经理未必有时间来完成细碎的操作,所以在很多应用操作中,系统已经给与了助理一定的控制权力。
对于角色来说,除了资源访问权限,其它一个最重要的功能就是和具体的用户联系起来,也就是说,当有任务被指派到相应角色时,该角色必须确定由具体的那个个人用户来执行该任务,并向该用户发送任务到达通知。
原则上讲,角色和用户的关联(系统称之为映射)有三种,一种是一个角色对一个用户的固定映射,一种是一个角色对多个用户的轮替映射,还有一种就是临时映射。固定映射是最基本的映射关系;临时映射主要是临时外出、休假、紧急替班等情况下出现,考虑到管理上的威慑需要,添加临时映射必须由工作面的经理或助理才可以添加,但取消则代替者或被代替者也可以完成,临时映射最大的问题就是当代替者接受任务但没有完成任务时需要进行任务的切换,系统通过挂起任务后的重新调度来解决该问题;一个角色对应多个用户也比较普遍,但主要是出现在服务、生产等环节,由于目前的敬惜业务管理系统定位在日常事务处理方面,所以对于轮替映射暂不支持。

企业知识库
目前只支持SOP和任务两种知识类型,而且功能较为简单,只是组织范围内的查找、查看等功能。

个人信息管理
目前只提供简单的个人信息管理。

信箱
提供用户站内信方面的管理,由于部分功能(如添加用户)使用了认证证书的形式进行访问控制,而证书的分发也是通过站内信的方式送达用户的,所以证书管理的一部分功能也放入此部分中。

退出
用户结束当天工作或工休需要离开系统时,我们强烈建议应当点击退出按钮离开系统,因为系统属于一个业务运行,它代表了用户个人的权限和任务职责,出于安全以及责任归属认定方面的考虑,用户应当主动注销当前的登录,否则其他人打开浏览器有可能直接进入用户刚才的工作界面。而且如果不使用退出登录,系统会采用超时退出的方式来避免上述安全问题,但由于用户不能一直在系统中操作,所以超时时长需要设的有一定长度以避免用户正常工作状态下的频繁退出,所以如果用户不使用退出而是直接关闭浏览器的方式可能会造成用户下次登录必须等待一段时间,这段时间可能平均要达到15分钟左右。

 

发表于: 2010-12-27 11:39 徐晓轶 阅读(565) 评论(0) 收藏 好文推荐

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