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一、什么是表单?什么是报表?
 
表单用来显示查询或输入的数据。可以是纸类的文件,或者是计算机查询与输入的画面。
报表只包含事先定义需要汇总内容的数据(不能任意决定查询的内容),只能用来阅读或观看的被动文件。通常报表数据包含了一段时间经营或管理的统计信息,而这些信息的统计与查询的方式,通常很少需要变动。
你可以简单理解为:表单用于数据录入,报表用户统计汇总。
一个优秀的OA系统,必须要同时具备表单和报表两种功能,而且要分开设计,这样才便于用户使用。但大多数OA系统确实是只有表单,而没有报表,或者报表不完善,不能对审批后的表单实现复杂的统计汇总功能,使表单失去了存在的意义,也使OA软件的价值大打折扣。
 
二、表单的设计和使用
 
和其他OA系统一样,华天动力也提供了表单设计器,设计表单非常的直观和简单,下图是一个设计好的报销单:
 
 
这个报销单看似简单,其实里面还是有一些玄机的:
1、   自动选择审批流程:
        系统可以根据表单中的每个域的字段值控制表单的下一步流向,不同岗位、不同数额的申请具有不同流程和权限,系统会根据起草人的填写自动选择审批流程。如报销金额大于等于3000元时,必须由总经理审批,报销金额小于3000元时,由部门经理审批后直接跳转到财务经理。这样做的好处是可以大大减少流程设置的工作量,特别适用于规模比较大的用户。
 
2、   详细的权限控制:
        在这个表单上,谁可以看到哪些内容,谁只能看不能写(修改),谁既能看又能写,能在哪个区域写,都可以一一的设置。比如部门经理只能在自己的输入框内签字,无法在总经理的输入框内签字,出纳只能查看,无法修改表单。这样做的好处是有效防止误操作和越权审批。
 
看看下面这个权限设置图,华天动力OA将权限分为主表和明细表两部分,可谓是非常细致了,赞一个:
3、   支持明细表单:
        刚才说到明细表,这也是很多OA系统不支持的,明细表可以让你在表单中添加多个明细条目,并且在报表中可以对明细表的内容分别统计。如上面的报销单中红框的部分就是明细表。
4、   数据整合:
        可以从第三方系统(如ERP系统)引入数据到工作流表单中,通过工作流表单流转后,再回写到ERP系统中,实现 ERP数据的流转。
 
三、报表的设计和使用
 
通过华天动力内嵌的报表系统能够生成各类统计报表,对已经审批完毕的表单进行各种类型的统计汇总,如下图:
 
也可针对特定部门、特定日期,显示对应报销单的饼状图或柱形图,如下图:
作为最终的工作成果,报表工具为管理者提供了丰富、精确的统计数据,帮
助他们做出科学决策,所以报表的作用远远超过表单,缺乏报表功能的OA系统是非常不完善的。
 
四、如何评估表单和报表
 
表单和报表工具比较抽象、难懂,但意义重大,如果不深入的体验,很难看清其优劣,造成使用上的障碍。总结来说,优秀的表单和报表功能要具有以下5个特点:
1、   设计简单、方便、直观,表单比较美观;
2、   权限控制机制完善;
3、   支持跨系统整合数据;
4、   可以对审核后的表单进行各种形式的统计汇总;
5、   稳定性好,不能总出现找不到数据的现象。
发表于: 2009-12-18 10:40 石头 阅读(2408) 评论(0) 收藏 好文推荐

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很感动--jjyy
目前市场上的大部分移动OA产品都只是宣传工具而已,做在应用平台上的移动OA有很多没有完整的功能,有些只能审批,但看不到审批需要的报表。因为移动办公产品还没有成为大部分OA厂商赢利的核心,只是在盲目的跟随潮流。把移动OA作为销售端的一个附属品。http://www.winfreeinfo.com/vnews148.html
--winfree1
移动OA的办公功能在智能手机和平板电脑流行后逐渐成熟。有很多OA厂商顺势开发出OA平台的应用程序,在安卓和苹果应用平台上供大家使用。这可以方便经常出差,办公时间不定的管理层随时了解公司情况。虽然移动OA近几年炒的很热,但真正起到了相应的作用吗?http://www.winfreeinfo.com/stories_642.html
--winfree1

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