流程图的语言表达要领
作者：张国祥
2013/9/16
在和企业员工优化流程图时，经常有员工这样说：“知道是那个意思，就是找不到合适的词”。还有人说：“知道是那个理，就是不知道怎么说”。流程图如果用词不当，就会给管理带来困扰，给员工带来误导。一个好的流程图必须用词准确、用语精炼。
什么是用词准确？就是可操作，无歧义。怎样才能做到用词准确？设计者一步到位当然好了，但现实中往往与此相反，一个人很难一步到位。好的流程图一定是集思广益的结果，语言表达也不例外。语言表达也可按照以下步骤循序渐进去完善。
一、个人权衡比较。设计师在设计初稿时怎么想的就怎么写，整体草案完成后，再来仔细推敲，把可选词句罗列出来，自己判断最好的词句就填写在框图中，其它词句备案，方便与同事讨论时交流比较。
二、找熟悉工作的同事商量。尽自己能力做到最好，然后再找从事该项工作的同事商量，把自己的选择理由告诉同事，让他们帮助自己当参谋。至少要让涉及岗位的同事充分发表意见，让他们一看就懂，理解不会有偏差就好了。
三、找语言表达能力好的同事请教。这是从语言严谨的角度找语言能力好的员工把关。可能你能表达意思，但用词不严谨，或者用了太多方言口语，虽然现在做事的人能懂，但新手就不一定看得懂了。向内部语言专家请教，是为了传播和培训的需要。
四、和设计师小组成员共同探讨。这是为了保证在表述同一现象或活动时用语统一，不能同样的活动用语多样，在企业内部必须统一。同时也是为了取长补短。也许你没有想到，其他设计师想到了，或者你的表达没有同事的简洁明了，互相借鉴，可以提高设计效率。
五、听取其他员工的理解。前面找的都是相关者，或比较专业的同事，现在找不相关的员工来阅读理解，如果他们也能看懂，并且理解的意见一致，就证明用词到位了，否则，还需要重新选词。
六、集体讨论定稿。这是为了保证在企业内部达到高度认同，并且形成同一工作的规范表述，堵塞以后执行时扯皮推诿的借口。不管是设计流程还是制订制度，上下认同，才能执行，才能落实到位。
做好用词准确是第一步，第二步才考虑用语精炼。
用词准确就是把意思表达清楚。有人为了表达清楚，在流程图的进程框图中写文章，意思表达出来了，重点却没有了，节点也被过多的语言淹没了。
用语精炼就是要言不烦。要言不烦，节点清晰，一目了然，做事的人才能一看就懂。
其次要准确传达出流程的各个节点或结点。流程图中的节点和结点，往往会成为从事该活动员工的工作职责，或管理者的关注重点。它的表达方式一定是动词加名称，或者量词加名词。不能用形容词和副词。如报销流程图中的“填写报销单，粘贴报销票据，准备报销”，可以用四个字概括“填单报销”，至于如何贴票据、报销的细节说明等等，是在报销规定或制度中体现的。因为流程设计的三个假设中有一个前提“制度规范是健全的”。流程图的节点就是“路标（进程）”，路标是地点而不能在路标上加副词、形容词。
第三，让企业全员形成条件反射，看到这个词就知道是什么活动或环节，不会产生歧义，也不能自由发挥，它就是企业的工作程序，就是内部的标准动作。
流程图语言达到了用词准确、用语精炼的高度就成了企业管理的标准和员工操作的指南。
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2013-09-18 10:48 阅读(890)
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