流程图设计完成后的自我检查
——给企业系统设计师的建议
作者：张国祥
2011/11/11
严格说来，流程图设计不是一个人的事，它应该是小组讨论的结果。但在实际设计时，往往是挑选其中之一先行进行现状描述，然后征求意见，再请他人完善补充，达成共识后再提交审核审批。在这里，动手拟制者的骨干作用是其他人不可替代的。为了提高流程图设计的质量，节省大家的时间，设计者初稿完成的好坏至关重要。
为了提高初稿设计的质量和水平，完成初步设计后，设计者应该进行自我检查，自己找出问题自己改正，即使不能解决问题，但起码做到了胸中有数，寻求他人的帮助就能有的放矢。
自我检查的重点和步骤如下：
1、 流程名称是否恰当，会不会引起歧义，注意不要和其它流程图重名或交叉，**流程图与四级流程图名称不可混淆。
2、 授权岗位是否恰当，是否是该流程最合适的管理者，主持岗位有无错位，参与岗位有无遗漏。
3、 流程目标表达是否准确，并宜于理解。既不能无限拔高，也不能要求过低，更不能与名称重复。流程目标是流程设计的重中之重，它是该流程的纲，找准了，就能起到纲举目张的作用，接下去条分缕析、势如破竹；找偏了，流程可能走进死胡同，最后转不出来，即无法达成目标。以前网上的流程图或部分书中列举的流程图都没有目标描述，往往从“开始”开始，到“结束”结束，虽然简单省事，却让人不知所综。没有目标描述的流程图一律不能算合格。
4、 进程描述是否清晰，前后能否衔接，中间有无断点，也就是看逻辑关系是否合理，工作衔接是否顺畅。这是流程设计的主体部分。**流程图重点概述该事务工作的主要责任归属岗位和衔接配合，不需要对活动分解过细。四级流程图则需要对活动清晰定位（定责任岗位定活动先后）。四级流程图是一事一议，不能把二个或三个流程混杂。还要注意有布置就有检查，有沟通就有反馈，不能出现“孤岛”，必须来龙去脉清楚。
5、 目的能否达成。如果流程描述清晰准确，目的就能“水到渠成”，千万不可以“牵强附会”。最后达成目的必须与开头的目标要求首尾呼应。
6、 连线是否清晰流畅，主线必须一贯到底，要如流水行渠，虽有转折但一定到达终点，不能堵塞，也不能断流。连线也是一种表达语言，体现的是活动的先后和逻辑关系，不可小觑。
如果自我检查感觉良好，也不要急于上交，为了稳妥起见，设计者还可以开展以下工作：
如果是以现状描述为主的流程图，只需要找一二个流程涉及岗位的人员看一遍，他们看一遍能理解就可以判定初稿合格，否则，就需要完善设计。
如果是对现状有所改进的流程图，就要对改进的方式或方法征求现在工作的承担者有何意见，他可以不接受，但要让他看得明白。这也算初稿合格。
对于创新设计的流程图，则只需要找人了解能不能看懂即可，至于能否接受则是审核审批之后宣传教育的事情了。
总之，流程图设计的好不好，就是从事工作的岗位员工能不能一看就懂，至少是一解释就明白。如果需要设计者做若干口头说明，别人才能明白，那就是设计初稿有问题，必须返工。
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2011-11-15 20:55 阅读(635)
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