如何掌握流程图语言？

作者：张国祥

2010-10-19晨

企业人员在设计流程图时，往往不能把实际工作概括出来、用准确精炼的语言表达，以致画出来的流程图进程框大小不一，有的似哈哈镜一般变了形，有的如饥民瘦弱可怜，不仅流程图不美观，而且内容表述不清晰，做不到清清楚楚、一目了然、简明扼要，就起不到指导作用，达不到应有的效果。

如何掌握流程图语言呢？我也思索多日，就经验教训总结如下，希望抛砖引玉，得到同行们的指教。

首先要确定流程图是一种管理工具的概念，属于表格范畴。既然是表格，它的填写就有规范，就不能象写作文一样，用形容词、发议论，同时我们也要明确流程图是工作指南，属于说明书类型，但它同时还有说明文件配套，因此用语必须准确，不能模棱两可，确定、量化是其最大特征。“确定”指岗位确定，活动确定、责任确定、图表确定、接点和节点确定、起点与终点确定；时间、数量、频率、范围确定，这就是“量化”要求。流程图语言要多用动词、名词和量词，少用不用形容词和副词。这是总的要求。

其次具体到每一个流程图如何做到用语准确而精炼，需要结合具体工作来把握。那我们还是从一般流程图的描述先后分别给予说明。

流程图名称确定是第一步，如果名称不具体不单一，往往埋下设计隐患。如这样的流程图名称“返修产品责任人跟踪确定流程图”就让人不容易把握主题。是返修品的跟踪维修呢？还是责任人的确定呢？还是造成返修的不良品质原因追踪呢？这个流程图名称至少可以分解为三个流程图：返修产品不良责任确定流程图、返修产品维修责任人确定流程图、返修产品维修跟踪流程图。

流程图的起点，我们规定用“准备”符号，即六边形框图，通常用四字、六字、八字，最多不超过十六字为宜，高度概括本流程图要达到的目标或要求。它往往由授权岗位提出。如返修产品维修流程活动要达到的目标就是“快速返修、挽回影响、满足顾客要求”或只要前面八个字亦可。

流程图的“进程”是活动的主体，是指导工作的路线图，一个流程活动如何起承转接要在其中得到体现。“进程”使用的是长方形框图，设计时不能改变框图的大小，以保持图形的整齐划一，更主要的用语规范，不能在其中写“议论文”，只能填写工作活动，不能附加工作要求（必要时在流程图说明文件中体现）。“进程”框内最好使用四字、六字、八字为宜，除非是填写的图表名，否则不宜在进程框中超过十个字。同样，以动词或动作为主。如“安排维修”、“更换部件”、“填写回单”、“修复交货”、“返品检验”等等。不要在进程中重复使用流程图名称中的主题，如“年度目标计划拟订流程图”，其“进程”只需要填写“主持拟订”、“起草方案”、“组织讨论”即可，而不必把“年度目标计划”几年字都加上，更不必把主持岗位都加上，如“发展规划科科长主持年度目标计划的草拟工作”，就属于画蛇添足、叠床架屋了，因为流程图名称或主题已经标明了责任岗位、指出或限定了活动的内容（工作对象）。

流程图的“结束符号”我们规定使用椭圆框图。其语言往往与起点“准备”框图中的语言基本一致，在内容上首尾呼应，它表达的内容是流程活动运行达到的目的。如返修产品维修流程活动运行达到的目的就是“快速返修、挽回了影响、满足了顾客要求”，把将来进行时态转换成完成时态就可以了。这是最简洁的做法，用另外的语言表达也不是不可以，只要做到首尾呼应即可。

如何使流程图语言简单明了，需要具备对该项工作的娴熟了解，同时还要掌握流程图制作技术和制作要求，当然还需要对祖国语言文字有一定的选择判断能力。熟能生巧，多多练习，动动脑筋，你画的流程图就会越来越美观、用词越来越简洁。