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如何掌握流程图语言?

作者:张国祥

2010-10-19晨

企业人员在设计流程图时,往往不能把实际工作概括出来、用准确精炼的语言表达,以致画出来的流程图进程框大小不一,有的似哈哈镜一般变了形,有的如饥民瘦弱可怜,不仅流程图不美观,而且内容表述不清晰,做不到清清楚楚、一目了然、简明扼要,就起不到指导作用,达不到应有的效果。

如何掌握流程图语言呢?我也思索多日,就经验教训总结如下,希望抛砖引玉,得到同行们的指教。

首先要确定流程图是一种管理工具的概念,属于表格范畴。既然是表格,它的填写就有规范,就不能象写作文一样,用形容词、发议论,同时我们也要明确流程图是工作指南,属于说明书类型,但它同时还有说明文件配套,因此用语必须准确,不能模棱两可,确定、量化是其最大特征。“确定”指岗位确定,活动确定、责任确定、图表确定、接点和节点确定、起点与终点确定;时间、数量、频率、范围确定,这就是“量化”要求。流程图语言要多用动词、名词和量词,少用不用形容词和副词。这是总的要求。

其次具体到每一个流程图如何做到用语准确而精炼,需要结合具体工作来把握。那我们还是从一般流程图的描述先后分别给予说明。

流程图名称确定是第一步,如果名称不具体不单一,往往埋下设计隐患。如这样的流程图名称“返修产品责任人跟踪确定流程图”就让人不容易把握主题。是返修品的跟踪维修呢?还是责任人的确定呢?还是造成返修的不良品质原因追踪呢?这个流程图名称至少可以分解为三个流程图:返修产品不良责任确定流程图、返修产品维修责任人确定流程图、返修产品维修跟踪流程图。

流程图的起点,我们规定用“准备”符号,即六边形框图,通常用四字、六字、八字,最多不超过十六字为宜,高度概括本流程图要达到的目标或要求。它往往由授权岗位提出。如返修产品维修流程活动要达到的目标就是“快速返修、挽回影响、满足顾客要求”或只要前面八个字亦可。

流程图的“进程”是活动的主体,是指导工作的路线图,一个流程活动如何起承转接要在其中得到体现。“进程”使用的是长方形框图,设计时不能改变框图的大小,以保持图形的整齐划一,更主要的用语规范,不能在其中写“议论文”,只能填写工作活动,不能附加工作要求(必要时在流程图说明文件中体现)。“进程”框内最好使用四字、六字、八字为宜,除非是填写的图表名,否则不宜在进程框中超过十个字。同样,以动词或动作为主。如“安排维修”、“更换部件”、“填写回单”、“修复交货”、“返品检验”等等。不要在进程中重复使用流程图名称中的主题,如“年度目标计划拟订流程图”,其“进程”只需要填写“主持拟订”、“起草方案”、“组织讨论”即可,而不必把“年度目标计划”几年字都加上,更不必把主持岗位都加上,如“发展规划科科长主持年度目标计划的草拟工作”,就属于画蛇添足、叠床架屋了,因为流程图名称或主题已经标明了责任岗位、指出或限定了活动的内容(工作对象)。

流程图的“结束符号”我们规定使用椭圆框图。其语言往往与起点“准备”框图中的语言基本一致,在内容上首尾呼应,它表达的内容是流程活动运行达到的目的。如返修产品维修流程活动运行达到的目的就是“快速返修、挽回了影响、满足了顾客要求”,把将来进行时态转换成完成时态就可以了。这是最简洁的做法,用另外的语言表达也不是不可以,只要做到首尾呼应即可。

如何使流程图语言简单明了,需要具备对该项工作的娴熟了解,同时还要掌握流程图制作技术和制作要求,当然还需要对祖国语言文字有一定的选择判断能力。熟能生巧,多多练习,动动脑筋,你画的流程图就会越来越美观、用词越来越简洁。

发表于: 2010-10-19 16:10 张国祥老师 阅读(806) 评论(0) 收藏 好文推荐

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