以任务为中心的任务管理系统
本文标签: 任务管理系统,数字神经系统,全面流程管理 

21世纪,企业需要什么样的信息系统?

未来十年企业经营的变化要比过去五十年的还多,如果八十年代的主题是品质,九十年代是企业再造,那么公元两千年以后的关键就是速度。

——比尔.盖茨《未来时速》

进入21世纪,以新技术革命为先导的人类社会的又一次大变革正在形成和推进。这种变革在经济领域中的根本标志是,社会生产体制正在越过强调规模经济、大规模群体化即社会化大生产阶段,逐渐步入灵活的、体现消费者个性的生产阶段。灵活的、适应需求多样化的生产体制即将取代社会化大生产体制。因此,21世纪的企业正面临着以下的挑战:

n       基于知识和信息的服务型经济

n       客户需求的个性化

n       市场和竞争的全球化

n       电子商务大潮

n       产品生命周期缩短

n       频繁的并购和重组

n       吸引和留住优秀人才

n       可持续发展的要求

……

处于这样一个迅速变化时代,传统的管理方式——每隔1218个月作一次战略规划,按部就班地向下推行,总结评估,再制定下一轮战略,显然已经不够了。进入21世纪以来,许多昔日风光无限的大企业面对市场变化时表现出的反应迟钝,错失良机,以及随之出现的巨亏,就充分说明了这一点。这些企业的境遇说明,在21世纪,没有什么东西能够长期保持公司的竞争优势,品牌、规模、资金、实力、技术,都不行。

今天,许多企业经营者已经意识到,企业必须以客户为中心,根据市场环境和客户需求的变化及时调整策略,迅速组织各种资源,以快于竞争对手的速度推出创新的产品和服务,才能在激烈的竞争中立于不败之地。

然而,在许多企业中,“以客户为中心”的口号虽然喊了多年,却并没有取得预期的效果。原因就在于,现有的“以职能为中心”的管理模式,使得“以客户为中心”的经营理念无法落到实处。

当今以ERP为代表的企业管理软件,是基于“以职能为中心”的管理思想开发的。这些软件将企业各个部门的业务流程固化在功能菜单中,导致其僵化而不能适应变化。因为这些软件只实现了既定的某些业务功能,而不能对各种活动(任务)及它们之间的动态关系进行管理。但在企业管理中,任务恰恰应该是我们管理的中心,因为企业就是通过完成各种任务从而创造价值的。连企业管理的核心对象(任务)在软件中都不存在,目前的ERP软件满足不了21世纪企业的需求也就不足为奇了。由于其设计理念的陈旧和技术手段的落后,这些软件只实现了局部的、静态的业务管理功能,而不能对跨部门跨领域的业务流程进行全局的、动态的管理和调整。因此,目前的ERP软件只适合于大规模的生产制造,而不具备21世纪企业需要的快速应变能力。

以任务为中心的管理

任何企业存在的目的,都是为了满足客户的需求。而客户的需求,在企业中就体现为订单以及其产品和服务。对企业来说,客户的需求及订单就是任务,而产品和服务,只不过是企业满足客户需求的手段。产品和服务也是通过完成一个个任务来提供的。企业的任务就是企业为了满足客户需求而进行的一切活动。任务是企业存在的理由,任务是企业经营的出发点;任务贯穿于企业经营的整个过程;任务(结果)还是检验企业经营成果的目的地。企业的经营活动就是由一个个任务有机联系而形成的一个整体。因此,企业的本质即是任务,所有的任务就构成了企业的业务。而企业中的所有任务,都直接或间接地来源于客户。所以企业要以客户为中心,就必须以任务为中心。

以任务为中心,就是任务成为企业管理的中心。资源管理、组织管理、销售管理、采购管理、生产管理、产品管理、设备管理、质量管理等,都应以任务为中心。它们都来自于任务,是为完成任务而服务的。任务管理是纲,其它管理是目,纲举目张。正是任务,把所有这些管理连在了一起;也只有通过任务,这些管理才能有的放矢,形成一个有机的整体,从而创造价值。离开了任务,这些管理做得最好,也不会产生有意义的成果。以任务为中心,我们的努力就不会偏离目标和方向,就不会墨守成规,就不会做没有成果的事情,就不会浪费时间和资源,组织目标的实现就有了保障。

“以任务为中心”的管理,就是打破企业中各职能部门各自为政的局面,变分工和等级为合作,整个组织围绕为客户提供产品或服务的过程(任务),迅速组织各种资源以完成任务。部门之间的“边界”不再存在,各个部门的人员直接参与到任务中,紧密协同工作,不受固有组织结构的制约。每个人要始终对整个任务的最终产出负责,而不是只对自己的工作负责。员工的绩效也将以任务的最终结果来衡量,也就是客户满意度的大小成为评价员工业绩的唯一标准。

“以任务为中心”的管理,不但是21世纪对企业提出的必然要求,也是从企业本质出发得出的必然结果。

应该说,“以任务为中心”的管理思想并不是一个全新的东西,许多企业已经自觉或不自觉地在局部实行了。但由于缺少一个统一的任务管理平台,绝大部分企业对任务的管理还处于人工的、粗放的、零散的状态。而在企业中任务之间的关系越来越复杂的今天,只有对任务进行自动的、系统的、集中的管理,才能取得很好的成效。“以任务为中心”的管理,应该借助于先进的任务管理信息系统。

以任务为中心的企业架构

根据“以任务为中心”的管理思想,道仑公司提出了“以任务为中心”的企业架构,也就是道仑任务管理系统(TOMIS)的系统架构。

1 以任务为中心”的企业架构

说明:

l         企业使命,决定企业的战略,即企业的根本任务。

l         客户,是企业的出发点,决定企业的具体任务。企业应以客户为中心。

l         战略,战略的主要作用,就是通过控制和调节资源及资金的投入方向,从而引导和规范任务按预期的方向进行。战略形成目标,目标分解为任务。

l         任务,任务主要来源于客户需求。但也有部分任务来源于战略,例如战略性的研发任务。任务是企业管理的中心,联结所有要素的纽带。任务决定流程。

l         资源,决定企业的业务流程(怎么做,谁来做)。

l         产品和服务,任务的产出。

在“以任务为中心”的企业架构中,任务处于中心的位置。任务上承公司战略,下接客户需求,由资源提供支持,输出产品和服务。任务既可以由客户发起,也可以由管理层发起,还可以由一般员工发起。任务不管由谁发起,总是为了满足客户的需求,并处于公司战略的控制之下。

“以任务为中心”的企业架构是一个具备自适应能力的自组织系统。其任务可以根据公司战略和客户需求的变化不断调整,每一层级的任务都有一定程度的自主性,在其所处的特定层级上应对变化和处理问题,同时也能接受来自上层的指导,在某种意义上受上层的控制。自主性保证了部分(小的整体)是稳定的,能够在干扰下生存,而对上层整体的服从又确保了更大的整体的有效运转。

TOMIS是什么

TOMIS是道仑软件公司推出的“以任务为中心”的任务管理系统。它采用道仑公司独创的“面向任务开发”专利技术,用户通过自定义任务及流程就能实现各种业务应用。TOMIS体现了“以任务为中心”的管理思想,集任务、流程、管理和协作为一体,组织中的任何人,只要进入TOMIS系统,就能参与任何任务,获取任何信息,完成任何任务。

TOMIS系统里,“项目/任务”是一个很宽泛的概念,它可以是一个工程项目,也可以是一个销售订单的履行,也可以是一个发货任务,还可以是一次出差任务。总之,企业或个人的任何活动都可以作为一个项目/任务来进行管理。因此,在TOMIS上可以实现所有业务流程,实际上是企业的全面流程管理和执行系统。

TOMIS的设计理念

TOMIS系统是遵循“以任务为中心”的管理理念来进行设计的,具体体现在以下三个层面:

1.一切都是任务

任务是一切有目的的活动。

企业中一切有目的的活动,都可以作为任务来管理。

任务三要素:

l         目标(输出)

l         时间

l         资源

任务管理,就是为了达成任务的目标,对时间和资源进行的计划、组织、协调等行为。任务管理的目的,就是在有限的资源和时间内,以尽可能少的代价完成任务,达成目标。

把活动作为任务来管理,提供了以下三个好处:

1)可以利用系统的通知和提醒功能,使任务接收者及时知道他的任务,消除了因通知不及时造成的任务的延迟或耽搁。

2)用户进入系统就可以看到他的任务,点击任务就可以开始工作,而不必到菜单中去寻找他的工作,方便了他的工作,提高了工作效率。

3)任务可以作为流程的一部分,与其它任务建立有机联系,作为整体的一部分,避免了只见树木不见森林。

2.以任务为中心组织资源

战略决定任务,任务决定流程。

战略—>目标—>任务—>流程—>资源

企业的战略最终会形成一个个目标,而目标会分解为一个个具体的任务。不同的任务通过不同的流程完成,流程决定资源的分配和使用,同时受制于资源。

任务和流程,是一枚硬币的两面,二者分别是从结果和过程出发看的同一个东西——企业中有目的的活动。我们称“任务”时更偏重于活动的目的,而称“流程”时更偏重于活动的过程。任务是流程的灵魂,是流程的归宿,流程应该以任务为中心,为完成任务服务。

TOMIS系统中,流程属于任务,是任务的分解,是完成任务的手段。而任务又是流程的组成单元。二者互相包含,但任务的位置更高,任务决定流程。任务通过流程,使公司的战略能很快融入到业务流程中去,得到贯彻执行。

同时,TOMIS的流程分层管理结构,已经将各种决策权分解到流程中的每个任务上。每个人承担什么样的任务,就有什么样的(调配资源)权限。各级人员根据所承担的任务行使相应的决策权,而不是根据上级的授权。依据业务逻辑授予的决策权可以做到恰到好处,既不会超过业务所需要的,也不会不够,这可以极大消除集权与分权的矛盾。TOMIS系统提供的大量决策信息和完善的任务监管功能使分权成为可能。但在分权的同时,集权的优势并没有丢失,管理者可以随时掌握底层的业务信息并进行控制。管理的每一层级在与整体保持一致性的同时,又具有一定的自主性。企业在管理上就实现了集中与分散的统一,原则性与灵活性的统一,稳定与变革的统一。

3.以人为中心组织任务

人是活动的主体,也是企业价值的创造者,人脑是负熵之源。一个企业,一个供人使用的系统,如果不考虑或忽略人的作用,是注定要失败的。

任务作为一个可管理的对象,为每个人提供了发挥他的主动性和创造性的机会,以更好地完成任务。

TOMIS系统将每个人的任务推送到他的任务列表中,只要他登录系统,就可以看到它的任务,点击任何任务,就可以打开任务进行工作。如下图所示:

2 我的任务

任务不同的状态用不同的颜色表示,红色是超期提醒。

另外,系统还提供“任务日历”功能,以日历的形式列出任务。

3 我的任务日历

点击日历中的任务,就可以打开任务进行工作。

也可以直接在某个日期上点击来产生各种新任务。

此外,还可以查看我分配的任务以及下属任务。

任务的设计

道法自然

TOMIS将企业看成是一个活的有机体,并模拟生物体的细胞来设计任务。任务与细胞有很多相似之处。首先,它们都带有一定的信息,并需要信息的传递;其次,它们都可以分解/分裂为更小的单元,或组成更大的单元;最后,它们都可与其它单元形成一定的关系。因此,从某种意义上说,TOMIS系统具有与生物体类似的自适应能力,能在过程中不断演化来适应环境的变化。

包装

我们知道,活动的内容是千差万别的,大的如一个工程项目,小的如给客户发货。怎么能统一通过“任务”这个对象来管理呢?换句话说,如何为“任务”这个对象建模呢?

简单讲,我们采取的方法是:包装。就是把任务当作一个容器,一个“壳”,里面可以放入不同的活动。而活动本身的内容,是可以独立开发的。这样就实现了将所有的活动当作任务来管理。这与采用集装箱来运输不同的货物是一样的道理。

任务的定义

任务的定义

任务定义界面如下:

4 任务&流程定义

流程的定义

TOMIS系统中,流程属于任务,业务流程是在任务中定义的。但流程又是由任务组成的,因此“任务”是一个自包含的对象。

在“任务流程”活页夹中定义任务的流程。

在流程定义里添加或删除子任务,指定子任务执行的顺序,占用的相对时长,产生的方式,还可以指定决策表达式,以实现任务流程的分支或跳转。

任务的管理

不同类型的任务,任务管理的内容是不一样的。下面以一个通用型的任务为例进行说明。

5 任务管理例子

1.     任务主信息。包括任务描述、开始结束时间、任务状态、任务完成情况等信息。这里可以开始或结束任务。

2.     任务流程。任务流程是由一个个子任务组成的,在这里对任务流程进行管理。可以增加新的子任务,修改子任务的内容,删除不需要的子任务,也可以产生和取消子任务,或进入子任务进行管理。

3.     任务输出。任务需要的成果,例如产品、设计方案等。任务输出一般来自于任务的来源,例如销售订单的产品,也可来自于父任务。可以对输出进行增加、修改、删除等操作,也可以针对某个输出产生提供它的子任务,或输入已完成数量。

4.     任务输入。完成任务需要的原材料等。任务输入一般来根据任务的输出计算得到,例如产品BOM。可以对输入进行增加、修改、删除等操作,也可以针对某个输入产生提供它的子任务。

5.        使用人员。任务使用的人力资源,一个任务可能要用到多个人力资源。可以分配和释放人员。如果该任务需要排程,会自动检查人员的时间冲突,并可进行调整。

6.        使用设备。任务使用的机器设备,一个任务可能要用到多个设备。可以分配和释放设备。会自动检查设备的时间冲突,并可进行调整。

7.          任务费用。对任务产生的各种费用进行管理,可以输入材料费、人工费、设备使用费、其它费用等,并实时反映该任务的毛利。另外,还可以将子孙任务的费用包括进来,这样就能对整个任务(项目)的资金和费用进行控制。如下图所示:

6 任务费用

8.        标注。任何相关人员都可以对该任务添加标注,如注意事项、建议、注释、提醒等。

TOMIS对企业的价值

1.       任务管理与实际作业紧密结合。TOMIS不是一个浮在表面,与实际作业脱离,只提供一些任务列表或漂亮图表的任务管理系统,而是一个将现有的任务管理、工作流、ERP功能融为一体的全面流程管理系统。TOMIS可以把任务管理、工作流、客户管理、销售管理、采购管理、产品管理、物料管理、库存管理、资源管理等各种业务流程有机地结合在一起,形成一个统一的系统。

2.       实现“以任务为中心”的管理。战略决定任务,任务决定流程。以任务为中心的管理,使流程和资源可以很好地配合任务,以实现企业的目标。公司的战略、客户的需求能很快反映并融入到任务的业务流程中去。企业可以以任务为中心组织各种资源,紧密协同工作,而不受固有组织结构的制约。整个组织形同神经系统,企业的运作效率和速度将得到空前提高

3.       用户掌控业务流程。各种业务流程可由用户根据业务需求自行定义和调整,真正做到了随需应变,快速反应。企业信息系统的建设也就摆脱了对IT厂商的依赖,完全由用户主导。

4.       全面流程管理。TOMIS上可以实现所有的业务流程,不再需要单独开发另外的应用系统,彻底消除了信息孤岛。

5.       方便绩效考核。TOMIS将员工所有的工作任务纳入了管理范围,每个任务的完成情况都记录在系统里,既方便了员工的绩效考核,又提供了绩效改进的依据。

TOMIS的软件体系结构

下图是TOMIS系统的体系结构

7  TOMIS软件体系结构

TOMIS软件体系是一个三层结构:用户接口(UI)层,业务逻辑层,数据服务层。

用户接口层,支持WEB浏览器等各种客户端设备。

业务逻辑层采用道仑公司独创的“面向任务开发”专利技术,无需编程,通过定义任务流程实现各种业务逻辑,通过WEB服务访问数据。

数据服务层,以WEB服务的形式提供对数据库的访问,提供了方便的数据访问和共享渠道,消除信息孤岛。

以上三层相互独立,各层的变化均不会影响到其它的层次,这使得各层都可以单独改变。

TOMIS业务逻辑层完全面向WEB服务,是真正基于SOA架构的系统。

任务管理提升企业的核心竞争力

企业的核心竞争力,在本质上,就是通过组织流程来协调各种不同活动,高效整合资源,快速响应市场和客户的能力。核心竞争力是企业的系统能力,而不是单一能力。

在当今的企业中,IT能力已经成为企业的核心竞争能力之一,同时,也成为阻碍对手进入的门槛。企业的竞争,已经演化为不同业务流程和不同IT能力的竞争。战略能执行到什么程度,及最终能否实现,都需要IT系统的基础支撑。

基于ROAD平台的任务管理系统,同时也是一个全面流程管理平台。基于ROAD平台的IT架构如下:

8 基于ROAD平台的IT架构

ROAD平台具有的优势:

1.         ROAD作为企业统一的应用平台,大大简化了IT基础架构,以很低的成本帮助企业实现高质量变的信息化。在ROAD平台上可以实现所有的业务流程,并能无缝结合为一个有机的整体,企业不再需要开发单独的应用系统,彻底消除了信息孤岛。

2.         基于ROAD平台使企业能很容易地实现“以任务为中心”的全面流程管理。

3.         随需应变。僵化的流程会直接导致企业无法快速适应当前市场和经营环境的变化。基于ROAD平台能快速开发和调整业务流程,使企业具备了21世纪需要的快速反应能力。

4.         ROAD为企业所有员工提供了统一的门户,员工再也无需登录和使用多个不同的系统。大大降低了员工的学习和培训成本,并且提高了工作效率。

5.         ROAD面向SOA的体系结构,使企业可以轻松跨越组织内外的各种边界,使得跨企业的供应链集成易于实现。

基于ROAD的任务管理系统,就是提升企业的核心竞争力的IT系统。它将企业所有的业务流程和资源整合成了一个高效的运作体系,大大提高了企业运作的速度和资源利用的效率,降低了管理成本,使企业在激烈的市场竞争中取得领先优势。

道仑任务管理系统,不但是企业全体员工共同工作的平台,还是企业文化和制度的载体,它体现了先进的企业文化和生产力,能增强企业全体员工对企业的认同感和凝聚力,它承载了企业的核心竞争力,是企业驶向蓝海的航空母舰。



发表于: 2013-05-15 09:50 阅读(8342) 评论(0) 收藏 好文推荐

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