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一、引言
    著名未来学家托夫勒最重要的预言:继农业革命和工业革命之后,世界将发生以互联网为标志的第三次革命浪潮,进入知识经济社会。如今,第三次浪潮已经成为或正在成为事实,深刻地改变了社会的信息结构和信息传递体制,信息载体正在从以报纸、书籍为核心的大众传媒向互联网为核心的网络传媒转变,生产要素也从资本向知识转变。
    社会基础的改变带来了竞争规则从以规模制胜到以效率制胜,从大鱼吃小鱼,向快鱼吃慢鱼的转变。对于管理者,应该适应社会的这种转变,借助高效的管理工具,结合自己优秀的管理才能,执行自己的管理思想,最大化创造管理效益。

二、管理者经常遇到的难题
    在企业中,中高层管理者经常会遇到以下的问题:


1、组织内部信息沟通的广度、深度、质量、效率存在不足;
2、有些工作,如果没有亲自督促,要么放任自流要么无人负责,致使完美无缺的策略,因为得不到良好的执行而流产;
3、事情和最初的目标背道而驰,却不知道是那个环节、哪个人身上出了纰漏;
4、一项工作,几个人签字的正常流程走下来,耗费很长时间,贻误商机;
5、组织部门资料管理混乱,重要文件常常不知所踪;
6、职员离职,带来重要资料遗失或泄露的隐患!
7、无法随时随地掌握组织的全面情况,出差数天工作即堆积如山。
8、不同的文件、不同的审批单据常常铺满办公桌,一不小心就弄丢了。

三、执行者经常遇到的难题
    在企业中,执行层经常会遇到以下的问题:

1、每天需要拿单找不同的领导签字,如果领导在办公室,并且没有其他人找领导,签字则很顺利,如果碰到领导办公室有人,还得等领导谈完才能进去,再者碰到领导出差,单据则需要等到领导出差回来才能签,中间浪费了大量的时间;
2、文职人员每天都要在多个系统中录入同样一份数据,不仅工作量大、还要承担数据录入错误的风险及压力。
3、领导每天要查看大量的报表,而这些报表的制作相当的复杂,通常专业人员也需要花费1-2小时才能制作出来,且还要面临着因数据错误而被领导数落的心理压力。

四、办公自动化(OA)

      计算机的出现,使我们身边的很多事情变的简单和规范。90年代初期WORD的出现,帮助人们从繁重的事物工作中解脱出来,但它仅仅是一种个人办公软件。90年代后期,随着对协同化办公与知识管理的需求日益强烈,组织级的办公管理软件以及实践组织家管理思想的管理工具应运而生。 
      办公自动化软件(简称OA)是结合先进的管理思想,从广泛的用户需求中抽象出通用模型,并利用群件技术和Web技术开发的软件产品,其主要作用是提高组织内部协作效率、信息效率,并帮助个人实现轻松办公、提高管理效率,它是管理者借以实践对群体管理的工具,是组织网络办公、协同办公的软件。
     如果把管理思想比做一部车,那么管理工具应该就是车轮子,是它使得管理思想转动起来并飞速前行。而办公自动化软件就是使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来,使组织重新注入灵活、效率和规范因子的管理工具。显然,优秀的管理工具是帮助管理者、组织在竞争中制胜的利器。

五、办公自动化(OA)的效益

    OA软件的目标是帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境。它主要实现了四个方面的功能:
a、建立内部通讯平台;
b、实现工作流转的自动化;
c、建立信息发布平台;
d、实现文件管理的自动化。
   通过以上四方面功能的实现,给企业带来了以下的好处:

1、提高企业管理整体水平;

2、规范工作流程、业务流程;

3、提高内部动作效率,节约企业成本;

4、流程不断改良;

5、系统扩展性强,具备很好的兼容性。

 

作者   李萍   汉和咨询顾问   您可以通过lithping@hanhe-tech.com与她联系。
 

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发表于: 2010-07-19 11:28 hanhe 阅读(1352) 评论(0) 收藏 好文推荐

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