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信息化管理的“胚胎”

K公司(未经企业同意就这样称呼吧)是一家民企,从事制造业,有自己的工厂,员工一百多人,销售收入不足2000万。老板很清楚自己的企业遇到了成长瓶颈——管理滞后。

应朋友之邀我给这家企业提供了管理技术支持,说实话本不想管这些闲事,这样的企业太多了,管理状况也大致雷同。后来在与老板的交流中,有几件事情改变了我的想法,决定尽我所能助他们一臂之力,也算是做一件善事吧。

老板夫妇创业20年,“玩”的地方自己从来不去,买了很多管理方面的书籍,尽管学历不高,也没在其它企业从事过管理工作,还是悟出了其中的许多道理。只是缺少专业水准,在应用当中总是不成体系难见成效,好在他们清楚自身的缺陷是什么,很坦诚。我去了他们的工厂,管理流程自然缺少规范,不足为怪;但同时也看到了他们闪光的一面:员工宿舍装有空调,所有的宿舍没人锁门,墙面非常干净,楼梯擦的挣亮,卫生间比宾馆的还干净,一点异味都没有。

怎么整合?上管理软件吗?现在不行,没有任何程序化、系统化管理的概念和基础,只有大豆腐帐,没有一张象样的报表,包括《资产负债表》和《损益表》都没有出具过,实在是不可思议。打印机共享都得请人操作。

怎么办?那就给他打造一个信息化管理的“胚胎”!也就是说,运用我们学习的世界级管理新观念,引入系统思考和系统化运作,在技术手段上先借助计算机和互联网做辅助工具,将企业整个管理流程的主线先勾画出来,待员工的工作习惯和组织方式、企业内部的信息传递方式、管理高层的决策依据等等都发生了本质的变化,信息化管理技术的深化应用将是一种必然。我不是任何软件厂商的托,信息化管理技术的有效运用是世界级管理的有机组成部分,也是任何企业健康成长、走向成功的必由之路和必然选择。

在管理流程的设计当中,我非常清楚仅仅利用计算机和互联网做辅助工具,在维度、速度、精度、力度、资源共享、信息安全等方面都远远不够,直接影响设计效果和管理水平,同时还多付出若干手工劳动。针对这个企业的目前状况做出这种选择也是一种尝试,管理工具可以随着管理基础的提升和企业规模的扩张而不断升级,但经营者的观念在创业之初,甚至是创业之前就应该跟上世界级管理的步伐,否则,弯路是肯定要走的。从这个意义上讲,管理变革进行的越早,风险越小,效果越好。我反复跟老板讲管理变革的意义和其它企业的痛苦经历,老板听的很认真,他说了一句:“是革命就肯定有反革命,我们不允许有反革命!”我们哈哈大笑。

下面是我给这家公司出具的第一个管理文件,是一份《物流管控程序》。对我来说这是举手之劳,而企业用“梦寐以求”来形容。因没有征得企业的同意,部分内容作了删节,但整体框架基本凸显。希望通过这样的交流,给信息化管理的专业工作者带来企业管理的第一手资料,也希望通过这样的践行进一步加深对世界级管理新观念的理解。柳中冈先生的《世界级管理28堂课》和《中小企业ERP指南》对我设计这份《程序》起到了非常重要的指导作用,对于组织实施也是同样必不可少,因为世界级管理即有科学性、又有实用性、还讲求简化。

《程序》的设计只是第一步,组织实施将面临极大的挑战,企业虽小,管理基础和专业人才相对欠缺,要在短时间之内实现这一目标并非易事。这个过程遇到的问题,与管理软件实施当中遇到的问题基本相同。

过程的故事将在其它博文中分享,呵呵呵,世界级管理的学习与践行无止境,其乐无穷,向前向前!

《程序》编制说明:这个《程序》是针对这家公司设计的,许多细节与其它公司未必相符,这不是核心内容。核心内容是建立起一种秩序,这种秩序必须准确、快捷、有效,是未来企业管理提升的基础,同时与信息化管理技术的流程设计路径不但不产生冲突,还形成铺垫,这对企业来说是非常有利的。

 

***有限公司物流管控程序

.总 则

1.      根据***的发展需求,在总经理的直接关照下特制定本程序。

  “最快、最好、最省”给客户提供最满意的产品和服务、给公司创造最佳经济效益和社会效益是本程序的最终目标。

2.  本程序与公司的业务流程和组织架构相匹配,随着公司业务的不断扩展和组织架构的不断变化,本程序也要相应地进行补充与调整,以保持其有效性、准确性和快捷性。在版本变更之前,相关部门与岗位必须严格遵守,不得随意改动。版本之间的衔接要完整、流畅,不得出现逻辑性错误和管控方面的疏漏。

3.  本程序的设计充分考虑了适用性、先进性、简捷性和系统性,是未来企业管理提升和信息化管理技术运用的基础,也是一套完整的内部管控循环。

.接单与物料清单

4.  销售部门确立订单号及简称,后续各部门的相关操作必须统一使用该订单号及简称,口径一致、不得改动。

5.      接单人员负责订单报价(包括标准生产工期),财务部门提供相关的产品、原料、费用等成本信息;生产部门提供相关的工艺信息。订单报价需先经生产部门负责人审核。

6.      -----------

.采购与存货

7.      工艺部门接单后根据图纸先计算主料用量,经与主料仓库沟通后填写缺料《请购单》,--------------。辅料的申购:待工艺部门列出《物料清单》后,将《物料清单》传给辅料仓库,辅料仓库保管员经与库存比对后填写缺料《请购单》,---------------------

8.      采购部门按《请购单》采购后办理入库手续。《入库单》一式三联,第一联仓库留存;第二联报财务部门;第三联给供货商用于货款结算。《入库单》中相关人员的签字要齐全。采购货款需由采购部门负责人、经办人、财务部门负责人、总经理签字后方可支付。

9.      财务部门月末将采购结算部分与仓库《库存平衡表》中的采购栏目进行比对,将未结算部分的《入库单》第二联抽出,转作下月继续比对,同时将未结算部分作暂估入账,次月初原分录冲回,以保持月末财务账面库存与仓库库存数字一致。

10.  存货划分主料库、辅料库、成品库和流动库(包括虚拟库)。其中主料库和成品库设在生产车间,实行厂库合一,只要组织合理、责任明确,同样可以收到很好的管控效果,同时还减少大量的无效搬运。

11.  存货明细首先要分类,---------------。每个类别的排列顺序以仓库的原始记录为模本,其它部门可以资源共享,但不要擅自改动。

12.  存货名称要统一,物料清单中的名称由设计部门确认,生产过程中的通用辅料由仓库确认,任何部门不准用简称或别名。

.领 料

13.  生产领料的《领料单》由车间安排专人填写,一般情况下按物料清单一次领全,补料需由生产部门负责人签字后方可领料。

14.  ---------------

15.  《领料单》须注明订单号,部分不易区分订单的原料可注明使用部门。车间要按订单号来管理和使用物料,并做好工序之间的跟踪。本程序只控制到车间,各工序之间由车间内部协作与管控。

16.  仓库的领料记录要设置订单、部门明细栏,注明订单号的全在订单明细栏归集,没有注明订单号的则在部门明细栏归集。月末汇总,编制《库存平衡表》。

17.  ----------

 

18.  退料用红字(负数)出库的方式增加库存。

五.委外加工

19.  ------------------

20.  ------------------

21.  有外购材料需直接搞委外加工的,可将材料直运委外加工厂,但材料的采购和委外加工要分别办理出、入库手续。

22.  -----------------

23.  财务部门设置委外加工明细账,按委外工厂设置户头,每月与仓库核对出、入库记录,与委外工厂核对月末库存。

.产成品

24.  -----------------

25.  《成品入库单》要注明订单号,产品也要按订单号集中存放,为每天的《生产计划完工情况日报表》提供依据,也为产品及时出库提供便利。

26.  财务部门的产成品明细账要先分类再按订单号设置户头,并按该口径归集生产成本。

.移 库

27.  物料(包括成品与原料等)如有移库(如设置展厅、仓库之间的调拨等),出库方要开具《出库单》,-----------------

28.  对于流动库或虚拟库的物料财务部门要另立户头,并明确责任人,不管存放形式如何都视同仓库进行管理。

.销 售

29.  ---------------

30.  接到《出货通知》,成品库保管员开具《成品出库单》,--------------------。《成品出库单》必须注明订单号。-----------------

31.  财务部门的产成品销售明细账要先分类再按订单号设置户头,并与其它相关业务和环节的口径一致,一一对应。产成品出货前,财务部门要进一步确认应收账款的回收方式和期限。

32.  ---------------

.存货盘点

33.  --------------

34.  ---------------

35.  所有的成品及原料出厂门卫都要检查相关单据。

.费用、成本项目的划分

36.  管理费用、销售费用、财务费用按费用项目设置明细;生产成本、制造费用、安装费用等先按订单号归集,分不清订单号的按车间归集,细目再按支出项目归集,月末订单号以外完工产品的成本、费用发生额都要按一定的方式分摊到相关的订单号,最终产品销售成本与产品销售收入一样先分类再按订单号设置明细,口径一直,一一对应。

37.  --------------

38.  --------------

39.  有些费用定额与划分方式将在执行当中进行补充与调整。

十一.相关报表的归集与传递                               

40.  每个月的完工产品,财务部门都要出具完整、准确的《订单成本明细表》,未完工产品仍在生产成本科目继续累积。《订单成本明细表》单独编制文件,先按类再按订单号排列,每月累加,年末存档。该文件每月给总经理、生产部门、销售部门传递一次,作为指导报价与评价生产的参考和依据。

41.  --------------

42.  生产部门每天将《生产计划完工情况日报表》传递给总经理、销售部门、财务部门。

43.  所有电脑储存的帐表每月各部门必须备份。其它需要的帐表将在执行中不断添加与调整

44.  该程序目前重点管控生产工厂,而且侧重于物流环节,部门内部的职能划分并不细致,以有利于该程序的初始运行。象销售管理、研发管理、生产管理、质量管理、绩效管理、售后管理等等相关的配套项目需要今后逐步推进。面对物流价值链的不断延伸和管理模式的不断提升,尤其是信息化管理技术的有效运用,需要建立系统化、科学化管理的新思维和新基础;愿我们大家通力合作、有效沟通,用科学的方法和领先的观念为***创造美好的未来!

45.  企管部负责对本程序的解释。

 

 

    感性趣的朋友请参阅本人其它两篇相关博文:

 

    《“心不在焉” 水到渠成》

        http://blog.e-works.net.cn/306488/articles/91171.html

 

       《“倒行逆施”   事半功倍》

        http://blog.e-works.net.cn/306488/articles/91653.html

           

 

发表于: 2010-07-12 10:18 真挚 阅读(4694) 评论(7) 收藏 好文推荐

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评论列表
# re: 信息化管理的“胚胎”
引用
2010-07-12 14:22 | 玉人 | 1楼
善事。
对您来讲,小菜一碟。呵呵

# re: 信息化管理的“胚胎”
引用
2010-07-12 19:51 | 真挚 | 2楼
谢谢玉人博友的鼓励!我会认认真真地做好每一件事情,为企业负责,也为自己负责。享受世界级管理的践行过程与享受世界杯的过程一样其乐无穷,尽管有时很苦闷。

# re: 信息化管理的“胚胎”
引用
2010-07-12 21:44 | 赵敏 | 3楼
胚胎隐含了发展的所有DNA,但是需要时间和外部环境去成长。
千里之行,始于足下。
百年之人,发于胚胎。 :)

# re: 信息化管理的“胚胎”
引用
2010-07-13 07:31 | 真挚 | 4楼
谢谢赵敏先生的评论!是这样,打造胚胎可以有时间表,胚胎的成长则需要精心呵护,还需要与外部环境有良好的互动。

# re: 信息化管理的“胚胎”
引用
2010-07-13 08:27 | 锅盖头 | 5楼
对于现阶段的 K公司 通过实施ERP等管理软件,将标准流程固化到工作中,可不可以? 

# re: 信息化管理的“胚胎”
引用
2010-07-13 10:28 | 真挚 | 6楼
可以,只是实施风险相对较高。主要原因是观念跟不上,管理秩序不在状态。

# re: 信息化管理的“胚胎”
引用
2010-07-13 17:46 | 传奇 | 7楼
感谢分享,您的博文已入选e-works社区简报(2010.07.13),查看地址:http://www.e-works.net.cn/ewkbbs/dispbbs.asp?boardid=220&id=84522


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新年快乐!--【匿名用户】:E-works热心网友 y
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理解万岁!--sally.yin
是的,排练的时候演员和员工都成了导演,七嘴八舌出注意怎么能更好玩、更热闹。员工们引以为豪,这是很难得的。--真挚
哈哈,台词不错,能想象出表演的场景一定很好玩!--sally.yin
不错的文章,值得分享!http://www.balilan.com http://blog.e-works.net.cn/626381/ 条码、质量追溯系统、仓库管理软件、移动物联、条码软件、RFID -- 白绿蓝信息科技--mydesoft
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最近谈“一把手”工程的博文真的很多呢~ 推荐:http://blog.e-works.net.cn/99997/articles/530154.html --sally.yin
我怎么没法发文章呢? www.cnczg.com镜博士滚压刀--ji7890
谢谢“南京学思”的鼓励!--真挚
写得真好!支持~--南京学思
不难寻,就看怎么发挥。正气是人心所向,不明白这个道理就带不出一支健康高效的员工队伍。--真挚
"你的勇气、你的正气、你的底气就是你这只队伍的文化趋向和精神支柱"。勇气和底气仗着人往高处走不到尽头的欲望倒是随处可见,正气可就难寻了。

--【匿名用户】:E-works热心网友
没有付出哪有收获--健康制造
是的,这种下潜靠瞎忽悠靠发号指令肯定没有收获。--真挚
深入基层也是一种下潜~--蔻色指尖
谢谢!这是专业工作者应尽的职责。只是有些人习惯混,而且混的很聪明。历史的脚步谁也挡不住,是歪的总要扭过来。--真挚
有大局观,有系统观。--赵敏
谢谢!相互学习,共同进步。--真挚
哎,真的很好--smardoing
谢谢chinaskynet博友的鼓励!--真挚
坚持一点应该坚持的东西。赞--chinaskynet
树正气,煞歪风。--真挚
和谐社会啊。。--【匿名用户】:E-works热心网友
传递正能量--普实
一切都会好起来的,坚强的四川人民--会飞的pc
逝者安息,生者坚强!--真挚
雅安人民坚强!--熊东旭
祈福--潘凛
是的,有善恶之分自然就简单。--真挚
老一辈的幸福其实很简单~--sally.yin
谢谢鼓励!正人先正己,否则带不出一支好队伍。
--真挚
管理者的光辉人性照亮了员工的光辉人性--【匿名用户】:E-works热心网友
不得不伸大拇指啊!--蔻色指尖
当时我一点都没回避,在第一时间召开全体员工大会,多数员工是在会议上知道这事的。后来没人提这事我就问员工,问谁谁说不知道。其实全体员工已经形成了默契,因为这事太恶劣了,是典型的丑闻。破案之后员工告诉我他们连夜排查,一开始就锁定了目标,等他自首,等了一天没动静几个小伙子急了。企业管理当中氛围很重要,人多不见得比人少难管,人多能形成一种“势”,只要风气正,这种“势”的力量很强大,可以让组织自我约束。这件事情就显示了这个问题。--真挚
几百个员工自觉维护集体荣誉和企业信誉,这是很难得的,现在只有十几个或者几十个员工的企业内部勾心斗角的事太多了,最难以理解的是只有几个人的公司也是如此--会飞的pc
呵呵,时间长了记不全,等我回家找找,如果找到了就发一篇博文。--真挚
想听听李老师写的三句半哦!哈哈!--蔻色指尖

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