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委托加工的道道

这里说的“委托加工”,是指企业因产能或工艺设备的不足,采取提供原料和主要材料,由受托方代垫部分辅助材料,按照其工艺要求加工货物并收取加工费的经营活动。比如将钢板加工成部件、将部分半成品电镀或者雕花等等。

委托加工业务的特点在于产品的所有权没有改变,但在一定的时间段其存放位置与加工过程离开了企业。这就意味着受托方必须有资质、有信誉;更重要的是企业本身要加强这方面的程序管控,实践证明主要的管理风险往往来自于企业本身。这里谈一下我们的一些主要做法以及在实践当中遇到的实际问题。

首先是权限设定,一般情况下委托加工业务由生产厂长直接负责,从计划、采点、工艺、质量、价格等全方位把关。也就是说不是什么人都可以擅自将原料以委托加工的名义拉出工厂,包括老板本人也必须按规矩来。在物流管控程序方面设有专门的 《委托加工业务出、入库单》 ,一式五联,存根、发货部门、财务部门、门卫、受托方各一联。其中制单、发货人、经办人都是根据实际业务谁经手谁签字;生产厂长则固定格式必须签字,既然让他负责,就得让他具备掌控信息和资源的条件,权与责是匹配的;受托方的签字手续按双方签订的加工合同确认并反馈。这些程序在企业的相关管理文件当中都要有明确的规定,以便更好的维护、改进、监督、传承。

财务方面则设置“委托加工业务”会计科目,专门归集、分类、细化、记录、存档委托加工业务的具体核算内容。每个受托工厂(或个人)都有单独的户头,逐笔记录每个批次的加工业务,包括发出和送回货物的时间、品名、规格、数量、单号等内容。每个批次必须进出对应,与加工合同单批核对,不能搞统收统支,要避免过多的压货,浪费资金还容易掩盖问题。加工费的结算凭《委托加工业务出、入库单》的相关联次支付,逐笔记录不能混淆。每到月末,财务部门都会出具本月的《委托加工业务明细表》,各个受托工厂(或个人)收了多少货、送回多少货、现存多少货、加工费结算情况、合同执行情况等内容一目了然。这份表格老板、总经理、生产厂长等相关人员和岗位都能看到,而且还要在相关的生产和总经理办公会上进行讨论和评议,哪家的信誉好、质量好、价格合理等等都要进行比对和筛选,并作出相应的部署。这个透明的过程本身就是科学管理的重要组成部分。

实际上这些财务信息并不仅仅是为了事后使用,在生产过程中只要记录及时,可以随时为委托加工业务提供必要的信息支持,尤其是在委托加工业务较多的企业,信息的及时性和准确性非常重要,许多企业都设置专人或部门来管理委托加工业务。还有的企业将《委托加工业务明细账》就放在这些部门,由统计员随时登记,全部信息与财务部门共享,财务部门用总账控制,每月清查核对。这样做的优点是高效实用、手续简化。当然,对于此类业务较少的企业就没有必要节外生枝了。

不管发出货物的是采购部门、还是仓库、还是车间;也不管接收货物的是仓库、是车间、还是销售部门,各个工作中心的投入产出都有类别划分、明细记录和流程走向,也就是说任何一个环节都可以往前或者往后追溯,形成一个封闭的、具备逻辑关系的整体循环。其中“委托加工出库”和“委托加工入库”是物流类别划分的重要栏目之一,只要发生了委托加工业务,就产生了委托加工业务单据,按照这些单据填报相关账目当中的相关栏目。

比如仓库保管账的增加栏目为:进口、国内采购、调入、委托加工入库、代存入库、盘盈、其他收入等;

减少栏目为:生产领用、销售、调出、委托加工出库、代存出库、盘亏、其他支出等。

其逻辑关系为:期初库存+本期增加-本期减少=期末库存

这些信息全部归集到财务核算系统,在系统当中进行整体逻辑的平衡与稽核。各个工作中心之间、工作中心与财务之间保持账账相符、账实相符。前面说的《委托加工业务明细账》就是通过这样的系统用专业的方法生成的,而不是靠记原始的流水账生成的。系统数据是可以验证的,比如委托加工业务明细账与总账是否相符?工厂的明细账与受托方的明细账是否相符?明细账与实物是否相符?如果出现差异就要随时查找核对,直到账实相符责任明确。

需要说明的是,在实际操作当中经常是实物可以走捷径,但账务不能走捷径。比如采购员直接将原料从供货商那里运到委托加工受托工厂那里,办手续的时候在受托工厂办理委托加工出库手续,回到公司补办原料采购入库手续。仓库保管账是平的,但“国内采购”和“委托加工出库”两个栏目均发生了业务,必须照实登记,否则财务核算系统的整体逻辑就不平衡,还得倒回头来追查。这样做的优点是实用高效、降低成本,避免机械的为执行程序而执行程序,用员工的话说就是“脱裤子放屁两道手续”。

在委托加工业务过程中出现这样或那样的账务问题或者是实物问题都是正常现象,它从另一个侧面说明系统监管是有效的,只要查明原因据实处理就可以;如果从来没有问题,全是“肉烂在锅里”那就麻烦大了。

这样的麻烦还真不少,最大的原因是“两套账”不知害了多少企业。从上述内容当中我们可以看出,财务系统与生产系统是相辅相成的,是一个问题的两个侧面,两者缺一不可。当把财务系统屏蔽或扭曲了,生产系统会怎样?

有家企业财务系统一塌糊涂,有若干委托加工业务却没有有效的《委托加工业务明细账》。原料凭借《出门证》就可以拉出工厂,《出门证》就堆在办公室的角落里;委托加工入库没有任何手续,让放在哪里就放在哪里。看起来是不是很混乱?其实在另一个层面一点都不混乱:开加工点得请谁的客、加工户们逢年过节得给谁送礼等等都很明白。许多加工点都是“自己人”的,加工业务只是摆设而已。老板天天泡银行拉关系争取贷款,不管贷了多少款企业总是没有钱。家里有个无底洞怎么能有钱?

还有一家企业干脆就没有财务账,老板在自己办公室里搞了几个记流水账的,所有的现金收支也是这帮人。企业在倒闭之前还坑了加工户一把:因流动资金短缺难以支付加工费,便大幅提高加工费标准,同时把加工部件运往各自指定的地点,然后企业突然关门,老板跑了。其实老板根本不明白陷阱是怎么形成的,更不明白自己是怎么掉进去的。

在管理变革当中委托加工业务是深水区,推动者必须具备足够的信心和技术准备,更关键的是老板们要搞明白这里面的利害关系,只有这样才能给推动者足够的支持。

    随着我们国家工业化的不断推进和提升,同时还应该提升的是人们对现代企业管理制度的学习和运用。愿财务制度越来越完善,更愿有效的、严格的社会监管越来越到位。企业管理也需要倒逼,这是对企业的爱护,是正向约束
发表于: 2014-01-26 09:04 阅读(505) 评论(0) 收藏 好文推荐

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