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出纳的道道

说到“出纳”大家并不陌生,在人才市场上招聘出纳的、应聘出纳的一大串。

因为这个岗位直接和钱打交道,传统观念一般都把他看做是“管钱的”、“内当家”之类。在许多民企,老板或老板娘兼出纳是常见现象,会计可以是“外人”,出纳一般都是“自己人”。这种习性与农业时代的生产与交换模式息息相关:农产品除了自给就是交换,看住“粮囤子”、看住“钱袋子”,就是看住了自己的财富,这样的角色怎能交给外人?

在进入工业时代的今天,将这种观念带入企业就远远落伍了。企业的目标是创造财富,这种财富是在分工、协作、系统、有效的互动过程中实现的,任何一个部门或岗位可能拖了企业的后退,但却唱不了实现目标的独角戏,如果有唱成独角戏的,那这个企业就出大问题了。

对于出纳岗位,我的理解它就是企业整体运作系统的一个重要窗口,支撑它的是科学、有效、透明、快捷的管控体系。出纳员既是这套体系的执行者,同时也是监督者。这里谈一下我们在实践当中的一些重要做法。

出纳员的案头或文件夹里都有一份“**体系目录”,标识出与出纳业务相关会计科目的子目与细目。比如:

管理费用——办公费、通讯费、差旅费、汽车费用、工资、招待费、福利费、折旧费、税金、董事会费用、其他......

制造费用——1车间、2车间、3车间

——办公费、通讯费、运输费、维修费、水电费、汽车费用、工资、福利费、折旧费、其他......

营业费用——公司总部、1号店、2号店、3号店

——办公费、通讯费、运输费、差旅费、汽车费用、广告费、宣传费、工资、招待费、福利费、水电费、折旧费、其他......

营业收入——公司总部、1号店、2号店、3号店

——出口、内销

——类别、规格、品名

银行存款——1开户行、2开户行、3开户行、......

——1户头、2户头......

——账号

库存现金......

应收账款......

应付账款......

......

这份目录不是出纳员自己制作的,而是主管会计根据财务核算体系制作的。财务核算体系与企业整体战略、组织结构、工作区间、责任机制、考核机制、分配机制等等经营要素相互匹配。该目录符合企业财务管理规定的要求,符合国家会计准则的统一原则,但在实务细节设计方面则充分体现企业的管理特色与风格,体现企业的行业特点与业务管控节点。

比如管理费用当中“董事会费用”的设置,就是为了界定清楚总经理的经营利润指标,在绩效考核时,“董事会费用”是财务报表利润总额的调增项目,这样以来既不影响经营活动的正常进行,又能准确反应出总经理负责制的有效性、真实性、合理性。再比如,对每个车间和卖店的投入产出都有符合管控需求的信息集成与反馈,财务部门不一定主导这些部门的指标设定和分配原则,但必须提供真实、完整、有效的相关基础信息,这是财务核算系统的重要功能。

目录的设置只是举手之劳,对于企业整体管控程序而言却是意义重大。它背后是顶层设计、是业务模式、是管理者的智慧;再先进的管理软件也只是工具而已,不能本末倒置。这份目录是动态的,随业务模式与管理需求的变化而变化,出纳员必须读懂它的含义,还必须明确相关工作区间的责任人,这样才能随势而动,与企业的整体管控战略合拍;才能正确审核原始单据,正确对号入座编制会计凭证。这是系统管控信息的重要采集源头。

另一方面,出纳员经手的所有收入、支出和库存现金余额全是相对透明的。在手工操作时期,一般定期汇总报表(三天或一周等),由主管会计负责审核凭证、清查现金,并向总经理汇报;在信息技术普及的今天,虽然管控原理没有改变,但在技术手段上已经是大大的现代化,相关授权岗位可以在系统界面上即时分享、查看上述信息,掌控现金使用状况与库存额度,包括银行业务同样如此。这样可以更有效、更快捷的编制资金使用计划,合理利用资源,提高监管质量,服务生产一线。

由此可见,企业现金管理的责任落实和风险控制取决于是否具备科学有效、健康透明的运行体系;是否依此选拔德才兼备的出纳员,而并非仅仅是出纳员兜里的那把钥匙。有家企业老板自己兼出纳,公章、支票、银行卡等等随身携带;只有外账会计,没有内帐会计;门口养了两只狼狗,车间全部按上摄像头;号称富二代,开始时到处吹牛逼,要挣大钱给同行们看看;不到一年关门大吉,到头来也不知道问题出在哪里,只能抱怨运气不好。这样的案例并非个别。

许多中小型企业出纳业务不满负荷,出纳员兼办公室主任、兼人事管理、兼销售部门收款员,甚至还兼生产环节的某个工序等等,这些做法很现实也很正常,企业越小兼职越多,不只是出纳岗位,所有岗位都是如此。除了岗位兼职,许多程序都可以简化甚至是合并,不然效率和成本怎么能具备竞争力?企业怎么能生存下去?但是,不管怎么兼职,不管怎么合并,企业整体管控的套路都要具备科学性、逻辑性、系统性,这与企业规模大小没有任何关系,大有大的做派,小有小的技巧,科学管理的原理都是一样的。上面说的这位老板,既没有整体管控的科学思路,又不履行出纳业务的职责要点,更不明白财务管理的基本原理,他就是为搂钱袋子而搂钱袋子,这样的钱袋子肯定搂不住,因为他自己把进钱的路给搅乱了,过程失控,员工看不到希望,病毒乘虚而入。这就叫聪明反被聪明误。

企业管理越正规,出纳岗位越普通,它着重体现的是责任意识和服务质量;企业管理越混乱,出纳岗位越吃香,因为它是现金大王。在企业管理变革当中我们也遇到过更换出纳员的问题,作为推动者为了避嫌我从来不提名人选,但要求必须具备专业能力,即使这样也被许多人解读成“安置自己人”,看来观念不同很多问题还真难伦理清楚。有的时候不是观念的问题,是利益的问题。

通过这方面的讨论,愿让更多的人透过这个窗口更好的理解科学管理的重要性和必要性,更好的理解出纳岗位的职责所在。

发表于: 2014-01-01 10:03 阅读(786) 评论(0) 收藏 好文推荐

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管理者的光辉人性照亮了员工的光辉人性--【匿名用户】:E-works热心网友
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当时我一点都没回避,在第一时间召开全体员工大会,多数员工是在会议上知道这事的。后来没人提这事我就问员工,问谁谁说不知道。其实全体员工已经形成了默契,因为这事太恶劣了,是典型的丑闻。破案之后员工告诉我他们连夜排查,一开始就锁定了目标,等他自首,等了一天没动静几个小伙子急了。企业管理当中氛围很重要,人多不见得比人少难管,人多能形成一种“势”,只要风气正,这种“势”的力量很强大,可以让组织自我约束。这件事情就显示了这个问题。--真挚
几百个员工自觉维护集体荣誉和企业信誉,这是很难得的,现在只有十几个或者几十个员工的企业内部勾心斗角的事太多了,最难以理解的是只有几个人的公司也是如此--会飞的pc
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