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仓库的道道

说到仓库免不了提到保管员、保管账,不妨就从这里切入。

保管账的逻辑并不复杂:期初库存+本期增加-本期减少=期末库存。在经营规模小、品种少的状况下,许多企业不设保管员,也不需什么保管帐,业务主管用工作笔记辅助一下就能解决问题;当企业进入规模化生产经营阶段就要设置仓库,就得有保管员和保管账。老板们都明白这个道理,而且对保管员的人选都很重视。

现实的状况是:许多企业这个环节的硬件设施和人力成本都付出了,但效果却是一言难尽。问题出在哪里?我们先来看一下正规企业仓库管理的主要结构:

以一般原料库为例:

横向

“本期增加”栏目划分为:采购、外协加工入库、调入、其它入库等二级明细栏目;

“本期减少”栏目划分为:生产领用、外协加工出库、调出、销售、其它出库等二级明细栏目;

其中“生产领用”二级明细栏目还可以再细分为工作区间、考核项目等**明细栏目。

其他二级栏目也可以根据实际状况和管理需求进行细分。

不同的明细栏目对应不同的“会计科目”,不同的“会计科目”反应不同的业务内容,其背后的财务核算原理和逻辑这里暂不作讨论;另一方面,许多明细栏目是企业设定考核指标的重要数据采集源头,这些数据在发生的时候就要按预定的口径进行归集,以保证数据采集的准确性、完整性和唯一性。比如生产车间某类消耗物品属于限量管控范围,这些物品在领用时就要单独按管控要求进行归集,让相关考核数据的采集一次成型,避免过后在大量的数据当中再重新筛选,浪费资源还未必准确。

纵向

按类别、按品名、按规格等进行排序,保管账的排序与实物的排序相对应;存货架的标识与实物本身相对应;“期末库存”与实物相符;“期末库存”与相关“会计科目”余额相符。想查找某件物品先确认类别,再查找品名和规格等,实物查找与账面查找路径是一致的,材料编码也同样遵循这个逻辑。

仓库的出入库手续、检验程序、编码程序、盘点、等内容这里不再细述。

从上述“横向”与“纵向”当中我们可以看出,仓库不是孤立的“物资存放地”,它是企业整个管控体系的重要执行环节,是企业物流的“枢纽”,是财务核算体系的重要组成部分。我们经常说仓库要“账实相符”,是指相关财务账与保管账相符,保管账与实物相符。脱离开正规的财务账,仓库自拉自唱说“账实相符”没有任何意义。

从上述“横向”与“纵向”当中我们还可以看出,相关的划分与彼此的关联折射出的是追溯机制和问责机制在仓库环节的实际展现。我们可以通过这种专业的逻辑与方法审查仓库本身的管理状况;可以沿着“本期增加”栏目审查上游的来源状况;还可以沿着“本期减少”栏目审查下游的使用状况。计划、部门、业务内容、经办人、业务主管等等都可以追溯与问责,这些才是仓库管理的灵魂所在,抛开了这些,仓库只是一个没有边界的“货物暂存地”,门上的那把大锁只是摆设。试想,这种状态意味着什么?

我所了解的民企,财务系统能健康运行的寥寥无几,大都让“两套账”搞得不阴不阳、不伦不类。仓库管理更是故事多多:

有家企业2个月换了3任仓库保管,没有任何交接手续;

有家企业突然把保管员撤了,理由是人家穿了一件2000多元的名牌体恤衫,后来得知是假冒伪劣;

有家企业保管帐记得像模像样,老板很放心;老板不明白的是本公司没有正规财务账,保管员自己记账自己盘点,缺了多少库存自己在账面上减掉就可以了;

有家企业老板亲自记保管帐,实物全部直接进车间。老板整天起早贪黑,忙得焦头烂额,保管帐经常是积攒到一起集中登记。他记保管帐的目的是为了核实现金,现金账也是老板自己记。

......

在管理变革过程中,我们努力给仓库“找回灵魂”,因为这个环节不理顺,财务系统就不可能健康运行。原本是对企业有百利而无一害的一件好事,在实施当中却是阻力重重。有些人根本不懂系统建设,但对仓库的正规化管理却是异常敏感,因为这涉及到“财路”的问题。企业的财路变宽了,个别人的财路却被堵上了,其阻挠的手段可想而知。又是骂人、又是砸车、又是排挤、又是恐吓我们都遇到过。

最难解决的问题是老板本身就质疑管理变革推动者的动机。他们很习惯从权利和利益争夺的角度审视这个问题,似乎周围的人都不这么做,你为什么却偏偏要这么做。其实老板的这种质疑和想法很正常,换位思考一下我们或许也会这么做。许多抵制管理变革的人也瞅准了这个空子,造谣惑众拨弄是非,这很容易导致管理变革不能深入、长期的有效推进。我很注重严以律己,在管理变革当中从来不要特权,不计较个人报酬,但这些都无助于这个问题的解决,相反有时还让老板们更加质疑。看来凭借道德与经验来推进管理变革并不是最根本的办法。

我在粮管所的时候,所长可以不懂财务专业,可以不去插手保管帐的登记,照样可以把各项工作开展的有声有色,这完全得益于行业法规的健全和行业问责机制的健全。《粮食企业会计制度》执行下来,保管账的“横向”、“纵向”水到渠成,专业的人做好专业的事,不会做有人教,做不好有人问、有人管,不需要各自随意、各自创意。粮食亏库、涨库;麻袋、面袋盘盈盘亏全都知道,国家财产得到了很好的维护。

反观民营企业,即没有切实可行、深入细致的行业法规可依,又没有来自企业外部的有效监管机制,企业该怎么管完全取决于老板的个人见识和用人水平。一个大学生可以当保管员,一个半文盲也可以当保管员,没有职业标准可言,这样的环境下管好了是偶然,管不好是必然。

一支军队越是纪律严明实事求是,其战斗力就越强;一个企业也是这样,如果总是在游击队的水平徘徊,很难真正跨入工业化的门槛。

科学管理和企业效益息息相关,我在《节能降耗的道道》一文中曾提到过,车间主任凭以往的经验列示出千只鸡物耗为25元,当我们把这些物耗的计算口径放在保管帐的指标考核栏目中进行专业统计,每月拿出真实的物耗数据,后续的反应是层层限量、以旧换新等等,最终的结果是每千只鸡物耗不超过6元,这只是诸多改进当中的一盘小菜。

明白了这些道理,自然就知道什么样的人更适合做保管员,而并非一味的亲戚朋友老丈人,呵呵呵........

请参阅博文《节能降耗的道道》

http://blog.e-works.net.cn/306488/articles/581099.html

《工资的道道》

http://blog.e-works.net.cn/306488/articles/571824.html

《出成率的道道》

http://blog.e-works.net.cn/306488/articles/586671.html

发表于: 2013-11-10 07:46 阅读(753) 评论(0) 收藏 好文推荐

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--【匿名用户】:E-works热心网友
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管理者的光辉人性照亮了员工的光辉人性--【匿名用户】:E-works热心网友
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当时我一点都没回避,在第一时间召开全体员工大会,多数员工是在会议上知道这事的。后来没人提这事我就问员工,问谁谁说不知道。其实全体员工已经形成了默契,因为这事太恶劣了,是典型的丑闻。破案之后员工告诉我他们连夜排查,一开始就锁定了目标,等他自首,等了一天没动静几个小伙子急了。企业管理当中氛围很重要,人多不见得比人少难管,人多能形成一种“势”,只要风气正,这种“势”的力量很强大,可以让组织自我约束。这件事情就显示了这个问题。--真挚
几百个员工自觉维护集体荣誉和企业信誉,这是很难得的,现在只有十几个或者几十个员工的企业内部勾心斗角的事太多了,最难以理解的是只有几个人的公司也是如此--会飞的pc
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