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话说“单据”

这里所说的“单据”是指企业在内部管理过程中所使用的各种作业证明,比如《入库单》、《领料单》、《出门证》、《委外加工出入库单》、《计划通知单》、《产量统计单》、《质量抽检记录》等等。前些年,信息技术在企业管理当中的应用还不够广泛,这些单据多数不能由电脑直接生成,基本全是纸质,需从市场购入,或者根据企业自身业务需求专门订制。规模大一点的企业多数专门印制带有企业标头的各种专用单据,既降低购置成本,又便于内部管控。但实际情况往往跟设想的并不一样,甚至还会冒出许多异端。我经历过的一家民企,在“单据”环节就有很多故事。

这是一家制造业集团公司,单据由董事长办公室统一印制。院落一角有一处专门存放各种单据的大库房,房门一开,各种单据堆积如山,进门便可随意踩踏;有的崭新一垛几乎没有动过,据说是应付ISO质量认证专门印制了一大批专用单据和报表,后来ISO质量认证通过花钱搞定,证书挂到了董事长办公室墙上,而这些单据报表从此不再使用。库房的钥匙由办公室管理,但谁都可以使用,领用单据没有手续。有些常用单据干脆就直接堆在办公室里屋的墙角,领用者不必要钥匙,也不必往库房跑了。据说为争夺单据的印制权部门之间曾经干过仗,最终还是归办公室。

车间也有堆积如山的东西,比如院内的废品存放地堆积了足有几卡车阀门,阀门供货商经常请生产部门负责人吃饭,车间的阀门坏了供货商不但帮忙更换,还给相关人员送回扣;公司对生产部门只有产量要求,缺少科学严谨的成本考核机制,因为财务核算体系与生产过程严重脱节,于是,阀门总是“坏”,“坏”了一大堆。······单据堆积与阀门堆积的原因本质上是一样的,大家彼此彼此。

有一次晚间加班,我发现一辆大卡车拉着一卷进口钢材从侧门直径出厂,在门口连停都不停。后来落实了一下,有人提前将《出门证》送给了门卫,并打开侧门。这是委外加工业务,很频繁,量也很大,外协工厂有近百家。材料出厂凭一张《出门证》就可以通关,只要有生产部门负责人的签字即可。财务部门没有委外加工业务的任何明细资料,只是见了《加工费结算单》,带有董事长的签字便可照单付款。委外加工业务全部由生产部门“内控”,难怪生产部门负责人人缘极好,权威极大。

后来,我们在这家企业展开了管理变革,其中流程设计与清产核资是重头戏,准备阶段就经历了几个月的时间。各项往来账要逐项核对落实,企业的全部资产不管是厂内的还是厂外的都要进行确权和数量统计,这是一项非常艰苦的系统工程,一个环节出错可能后续的数据全部报废。还好,我们进行了前期的充分动员和培训,在人力、物力、技术等方面都进行了评估与准备,最终一次闯关成功,拿出了摸清家底的《资产负债表》。

在这个过程中,我们将“单据”问题搞的异常简单:仍由集团办公室统一印制,但将钥匙交给了原料库,所有空白单据全部集中到库房,单据的印制与其它材料的购置一样必须走入库程序。对于原有的单据库存我们只是进行了库位整理,并没有进行明细清点,因为在当时的整盘家底清查当中,这些单据的价值并非重心。但不是重心并不等于撒手不管,在新流程的设计当中,所有单据先由旧单据统一修改使用,旧单据满足不了的再进行印制。另一方面,公司制定了一个低于成本价的价格,各个部门领用时保管员照样点数开单,对于有单据号码的还要进行号码登记,并由相关人员签字。财务部门依此将这些费用摊派到各个部门,这样做的目的是保障单据的有效使用,避免浪费。在这个过程中如果收费过高对各个部门不公平,如果免费使用又会造成随意领用。

因为这些单据的价值前期已经全部进入费用,没有账面库存,所以,该项业务新的会计分录为:

借:(赤字)管理费用——集团公司——办公费(合计数字)

借:制造费用——A车间——办公费(实际领用金额)

借:制造费用——B车间——办公费(实际领用金额)

借:营业费用——A部门——办公费(实际领用金额)

······

这就意味着单据的使用可追溯,节约的资金全部回归企业整体利益,操作起来简便可行。

“单据”只是一种有形的管理工具,对它的管理重在其背后的无形管控流程与制度设计。我们之所以敢于在特定的环境下对单据管理进行简化过度,是因为我们在管控程序设计当中加上了多道制度约束的“锁”:比如,委外加工出入库的所有单据都有财务联,财务部门设有委外加工分户明细账,加工费的结算必须与加工业务逐笔对应,而不仅仅只是董事长的签字;每月加工户的库存都要与财务账核对,重点户还要进行现场核查,因为那是企业的流动资产。对于核查结果要有专人负责,每月呈报结果。这是管理原则,没有专业能力和责任心者不能胜任,业务量要与薪酬匹配。再比如,原料库的采购明细与《入库单》的财务联核对,原料库的出库明细与各个部门的领用明细核对,原料库的月末库存与财务账面核对,还要定期实物盘点。这样以来,出现问题就会及时发现,各个部门的投入产出也都能拿出明细数据,给实事求是科学决策提供了有效依据。这同样是管理原则,没有专业能力和责任心者不能胜任,业务量要与薪酬匹配。······

有了这些科学有效的制度保障和管控程序设计,“单据”就回归了它的工具属性,既不是摆设,也不是潜规则的帮凶,而是有效作业的真实凭据。

发表于: 2015-03-04 15:27 阅读(2032) 评论(0) 收藏 好文推荐

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