信息化博客-信息化菜鸟-sap进阶系列(24)：第一篇：财务总览之项目管理中的财务管理(3)

2.10.3 项目的物料管理

在项目结构这一节中，我们介绍了物料构件可以分配给网络中的活动。这种分配的含义是指这些部件或原材料是在项目的这个阶段所必须的，因此需要被保留或预定。根据项目以及物料的特征，这些物料将通过触发MRP 或者采购来获得。从图4 我们看到项目系统这个模块集成了销售，采购和生产等模块。而项目中的物料是这种集成的一种重要形式。

项目中的物料是项目管理中一个复杂的组成部分。比如有些物料是直接采购的，有些物料有BOM 和工艺路线，是企业内部制造的（如图4 中分别指向采购和生产的箭头）。再比如有些物料是纳入库存管理的，有些则完全不纳入库存管理体系。再比如有些库存是项目专用的，而有些是企业统筹计划的。再比如有些库存是有价值的，而有些是不含价值的（或者说只管理物流而不管理价值流），诸如此类。这些都体现了SAP 的高可配置性和灵活性。但是由于这个组成部分更多的涉及物流管理，因此本章中我们只选取一种常用的情景，从财务的角度来介绍项目中的物料这个功能。

图4 项目中的物料概览

我们的情景如图5 所示，在项目W-100 中，活动3100 分配给WBS 元素W-100.3。在这个活动中需要物料构件W-71600。W-71600 是一种公司内部制造的部件，它的BOM 包含三种原材料，分别是W-71610，W-71620 和W-71630。该项目物料的库存都是项目专用库存。项目专用库存（Project Stock）和统筹库存（Collective Stock）存在以下区别：<1>项目专用库存的物料需求计划（MRP）是分项目运行的，和统筹库存是分开的。<2>项目专用库存除了本项目，不能作其他使用。（当然可以由专门的操作先将项目专用库存转作普通库存。）

<3>项目专用库存的生产定单及其成本，采购定单及其承诺等物流过程都可以在项目信息系统中分项目反映。而统筹库存的物流过程是不分项目的，因此只有到最后库存被项目领用才会在项目信息系统中反映，在这之前的过程在项目中是无法反映的。<4>项目专用库存的估价和科目都可以和普通库存分开。此外，该项目的库存都是有价值的，即物流和价值流同步，物料移动会自动产生相应的财务凭证。

图5 项目中的物料流程

在本情景中，已经通过MRP 生成了物料构件W-71600 的生产定单以及三项原材料的采购定单。我们的介绍从采购定单开始，下文的每一步对应图5中的1~6各步：

1. 采购定单。针对项目W-100 的物料需求计划（MRP）为该项目的所有物料以项目专用库存的形式作出计划。MRP 的结果之一是对于W-71610，W-71620 和W-71630 三种原材料的采购申请。采购部门负责供应商选择并将申请转化成采购定单。图6 显示了项目信息系统中一种典型的报表，在报表的左侧是项目的结构。我们可以看到由于是项目专用库存，因此产定单也会在项目W-100 的结构中出现。报表的右侧是某个具体格式的传统报表。我们在左侧选择不同的对象，右侧的报表就会显示该对象的信息。

图6 物料相关财务报表-WBS元素

在本步骤，当我们看WBS 元素“W-100.3”的“实际/库存/承诺/计划”报表时，结果如下表所示：

表2 下达采购定单时WBS元素的报表

在WBS 元素“W-100.3”的计划成本中已经包含了物料构件W-71600 的成本。同时由于采购定单而产生的承诺（将来的成本）也显示在该报表中。值得注意的是该承诺记录在“存货”这个成本要素上。我们知道存货是一项资产，传统情况下不会出现在成本流中，但是由于在项目管理中，我们需要追踪包括项目专用库存在内的项目价值流，因此我们将存货建成统计成本要素来满足这一需求。

2. 采购定单收货。对于原材料W-71610，W-71620 和W-71630 的采购定单在本步骤收到货物。采购收货的动作增加了项目W-100 的项目专用库存，同时采购定单引起的承诺金额被减少。结果如下表所示：

表3 采购定单收货时WBS元素的报表

3. 生产领料。对于W-71600 的计划定单被生产部门转化成生产定单。如图5 所示该生产定单的目标成本包含3,000 元的作业成本和2,700 元的原材料W-71610，W-71620，W-71630 的成本。在图6 的报表中，物料构件W-71600 和生产定单都显示在WBS 元素“W-100.3”下，它们的金额在该WBS 元素的报表中被加总了。当该生产定单领取三种项目专用库存W-71610，W-71620 和W-71630 时，实际成本被计入该生产定单。这次我们在报表左侧选定生产定单，如图7。