信息化中的企业物资编码管理实现方法

一、物资编码的意义

随着经济的发展，市场竞争的加剧，各企业为适应市场的需要，不断开发新的产品，使企业产品种类不断增多，从而使为满足这些产品生产所需的物资种类也不断增多。为了提高管理质量和管理效率，首先必须对这些物资分类编码，使之提供的资料一目了然，而且不会漏记物资。其具体意义表现在：

1)      编码无处不在，编码是企业信息化建设的基础

2)      有利于提供正确的物资资料

3)      有利于计算机管理

4)      有利于压缩物资的品种、规格

二、物资编码的原则

为了更好的管理物资编码，必须制定合理、科学的物资编码管理体系，物资编码原则应该遵循以下几个方面：

1)      简单性原则

2)      分类性原则

3)      扩展性原则

4)      完整性原则

5)      唯一性原则

6)      可用性原则

7)      兼容性原则

三、物资编码分类方法

目前对物资进行编码所采用的方法主要有以下四种：

1)      英文字母法：英文字母法是指将某项物资用特定的一个字母或一组字母来表示。

2)      数字法：指将某项物资用特定的一个数字或一组数字来表示的方法。数字法还可考虑以下几种编码方法。

ü         连续数字法，首先要求将所有物资进行分类，并按一定的规律先后排列，然后自1号起依顺序编排流水号，此方法优点是代号连贯，但未来新增类别时，不能在中间穿插，只能在后面添加。

ü         阶梯式数字法，首先要求将所有物资分成若干大类，其次再将各大类按其次级类别分成若干中类。

ü         区段数字法，是介于连续数字法与阶梯式数字法之间的一种表示方法。

ü         国际十进制分类法，是指将所有物资分为十大类，分别以0-9之间的数字代表；然后每大类再划分为十个中类，并分别再以0－9之间的数字代表，如此进别再以行下去。

3)      暗示法：是指根据物资的特性，采用特定的数字或符号使之能代表物资特性的方法，又可分为数字暗示和符号暗示法。

4)      混合法：是指将英文字母和数字结合起来使用的方法。

四、物资编码执行操作方法

凡没有物资编码的企业，若需进行编码，须遵循以下步骤操作，即可成功地为本企业所有物资编制出科学合理的编码。

1)      成立专职编码小组。编码小组成员由各部门（如开发部、技术部、质量部人组成编码、资材部等）抽出人员组成，并指定编码小组组长，其职责是负责整个编码工作。

2)      搜集现有物资的所有种类及规格型号，将搜集的物资种类进行整理分类，确定出大、中、小类；并预测未来可能出现的新类别，需留一定的空位以便未来穿插。

3)      确定大类、中类的位数及代号。

4)      确定小类的位数及编码方法。

5)      制定出科学合理的编码规则体系。

6)      重点对产品和自制件进行编码工作，由于其数量和种类多，变化快，使用范围广。

7)      对编码数据进行规范管理，制定出编码数据规范办法。

8)      制定物资编码管理办法，如：编码使用管理办法，新增物料编码的编码方法等。